Modelo gratuito de Recibo de Caja — Colombia
Un recibo de caja redactado conforme al derecho colombiano para empresas, comercios, profesionales y administradores que necesitan soporte interno de los pagos recibidos. Documento de control contable interno —no sustituye la factura electrónica DIAN—, con importe en letras, forma de pago y concepto detallado. PDF profesional listo para firma y archivo.
Factura electrónica DIAN: FE-2026/04287
Fecha de la factura: 15 de marzo de 2026
Valor de la factura: 2.850.000 COP
Condición: pago único, saldo cero
Pago completo. Se cierra cartera del cliente para esta operación. Sin saldo pendiente al cierre de la fecha.
· Este documento es un recibo de caja interno entre las partes y NO sustituye a la factura electrónica exigida por la DIAN para responsables del IVA y comerciantes.
· Para efectos fiscales (deducción, acreditamiento de IVA, costos y gastos) debe expedirse adicionalmente la factura electrónica con CUFE, conforme al Art. 616-1 ET y la Resolución DIAN 000042 de 2020.
· Este recibo es prueba documental válida en el plano civil y mercantil del cumplimiento de la obligación, conforme al Art. 1641 del Código Civil.
· Conserve este documento por al menos 5 años conforme al Art. 632 ET (deber de conservar documentos soporte).
· Se recomienda emitirlo en duplicado: una copia para el receptor y otra para el pagador.
¿Qué es un recibo de caja?
El recibo de caja es el documento interno colombiano mediante el cual el receptor de un pago —empresa, comerciante o profesional— deja constancia escrita de haber recibido un importe del pagador, indicando el concepto, la fecha, la forma de pago y la referencia al documento que generó la obligación (factura electrónica, contrato, cuota de un préstamo, alquiler, abono parcial, etc.). En el régimen jurídico colombiano se sustenta en los artículos 1626 y siguientes del Código Civil sobre el pago como modo de extinguir las obligaciones, y en el Art. 1641 CC sobre la carta de pago. Sirve como prueba documental del pago recibido y como soporte interno del registro contable.
A diferencia de la factura electrónica obligatoria conforme a la Resolución DIAN 000042 de 2020 —que es el soporte fiscal de costos, deducciones e impuestos descontables del adquirente—, el recibo de caja es estrictamente un comprobante interno entre las partes. No requiere transmisión a la DIAN, no requiere CUFE ni código QR, y no se inscribe en el RADIAN. Se utiliza típicamente en Colombia para: (i) acreditar el pago de cuotas de un préstamo o crédito; (ii) soportar el cobro de un alquiler o canon de arrendamiento; (iii) documentar abonos parciales antes de la emisión de factura; (iv) registrar el cobro de servicios prestados antes de la facturación electrónica formal; (v) llevar el arqueo diario de caja en establecimientos comerciales colombianos.
Su utilidad práctica reside en que organiza la información del pago de manera clara, facilita la conciliación bancaria, permite al pagador conservar prueba escrita del cumplimiento de su obligación y al receptor llevar el control interno de los ingresos. El Art. 1654 del Código Civil colombiano establece una presunción legal: si el receptor entrega recibo de la última cuota sin reservar derechos sobre las anteriores, se presumen pagadas también las anteriores. Por eso, la redacción del concepto debe ser precisa para identificar exactamente qué obligación se está extinguiendo y reservar, cuando corresponda, los derechos sobre cuotas o cobros pendientes en territorio colombiano.
Qué incluye este modelo
El recibo de caja de Doxuno reúne todos los elementos exigidos por la práctica contable colombiana y por las normas civiles del pago, generando un documento limpio y profesional listo para firma e impresión.
Identificación del Receptor
Razón social o nombre, NIT o cédula y domicilio en Colombia
Identificación del Pagador
Quién entrega el dinero — persona natural o jurídica
Numeración correlativa
Número de recibo para control interno y arqueo de caja
Fecha del pago
Crítica para fijar la extinción de la obligación (Art. 1626 CC)
Importe en cifras y letras
Doble redacción para evitar adulteración del documento
Forma de pago
Efectivo, transferencia, cheque, tarjeta, PSE — con detalles
Concepto detallado del pago
Qué obligación se extingue y referencia al soporte (factura, contrato)
Referencia a factura o contrato
Trazabilidad con el documento que generó la obligación
Observaciones internas
Reserva de derechos, anotaciones del cajero, etc.
Datos de contacto
Teléfono y correo del receptor para verificaciones
Lugar de expedición
Ciudad colombiana donde se firma el recibo
Firmas del Receptor y del Pagador
Reconocimiento del pago recibido y del pago efectuado
Cómo crear su recibo de caja
No se requieren conocimientos contables previos. El generador de Doxuno le permite producir un recibo de caja profesional en pocos minutos, listo para firma, archivo o anexo a la conciliación bancaria.
- 1
Identifique al Receptor (quien recibe el pago)
Indique la razón social o el nombre de la persona que recibe el dinero, número de cédula de ciudadanía si es persona natural o NIT con dígito de verificación si es persona jurídica colombiana, domicilio principal, teléfono y correo electrónico de contacto. Esta es la entidad que reconoce haber recibido el importe y que asume la trazabilidad contable del ingreso. Para empresas con caja organizada, conviene indicar también el departamento o sucursal correspondiente.
- 2
Identifique al Pagador (quien entrega el dinero)
Consigne el nombre completo de la persona o entidad que efectúa el pago: nombres y apellidos y cédula de ciudadanía si es persona natural; razón social y NIT si es persona jurídica colombiana. Agregue su domicilio principal cuando sea relevante para la trazabilidad —por ejemplo, en pagos por servicios entre empresas o en abonos a un crédito—. La identificación correcta del Pagador es indispensable para que el recibo cumpla su función probatoria conforme al Art. 1626 del Código Civil colombiano.
- 3
Indique número, fecha y monto
Asigne un número correlativo al recibo (RC-2026/001, RC-04-2026/032, etc.) siguiendo la numeración interna del Receptor; los empresarios colombianos suelen mantener una serie continua por año o por sucursal. Indique la fecha del pago, fundamental para fijar el momento de extinción de la obligación. El monto se consigna en pesos colombianos (COP) tanto en cifras como en letras —"un millón quinientos mil pesos colombianos m/cte"—; la doble redacción dificulta la adulteración del documento y es una práctica contable consolidada en Colombia.
- 4
Detalle el concepto y la forma de pago
Describa con precisión el concepto del pago: pago de cuota No. 5 del crédito CR-2025/0042, abono parcial sobre la factura electrónica FE-2026/0185, canon de arrendamiento del local de Carrera 13 # 100-25, Bogotá D.C., correspondiente a abril de 2026, etc. La precisión del concepto es crítica conforme al Art. 1654 del Código Civil colombiano —que presume pagadas las cuotas anteriores cuando el recibo de la última no reserva derechos—. Indique la forma de pago (efectivo, transferencia electrónica bancaria, cheque, tarjeta débito o crédito, PSE) con los detalles relevantes (banco emisor, número de cheque, código de transacción, etc.).
- 5
Agregue observaciones, lugar y descargue
Incluya observaciones cuando sean necesarias: "queda pendiente saldo de COP 350.000", "se reservan derechos sobre cuotas anteriores", "pago recibido bajo protesta sin renunciar a reclamación de intereses moratorios del Art. 884 CCom", etc. Indique la ciudad colombiana donde se expide el recibo (Bogotá D.C., Medellín, Cali, Barranquilla, Bucaramanga, Cartagena, etc.) para precisar la jurisdicción aplicable. Su recibo se generará como PDF profesional, listo para firma del Receptor y del Pagador y para archivo conforme al deber de conservación de 10 años del Art. 28 del Código de Comercio colombiano.
Consideraciones jurídicas en Colombia
El recibo de caja es válido en todo el territorio colombiano como soporte interno de pagos. Antes de utilizarlo conviene tener clara su diferencia con la factura electrónica DIAN, su valor probatorio y los plazos de conservación contable.
Este modelo se proporciona únicamente con fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico ni tributario. El recibo de caja no sustituye la factura electrónica obligatoria para responsables del IVA conforme a la Resolución DIAN 000042 de 2020. Para empresas con sistemas contables formales o auditorías tributarias, consulte con un contador público inscrito ante la Junta Central de Contadores de Colombia.
Revisado por profesionales del derecho. El contenido de esta página y el modelo han sido revisados conforme al Código Civil colombiano (Arts. 1626 y siguientes), al Código de Comercio y al Estatuto Tributario, garantizando solidez jurídica para empresas y profesionales colombianos.
Recibo de caja vs. factura electrónica obligatoria
En Colombia, conforme al Art. 616-1 del Estatuto Tributario y a la Resolución DIAN 000042 de 2020, los responsables del IVA y comerciantes inscritos en el régimen ordinario deben emitir factura electrónica con CUFE, código QR y validación previa de la DIAN. El recibo de caja no sustituye la factura electrónica para fines fiscales: no permite al pagador descontar IVA, no acredita costos deducibles ante la DIAN colombiana y no se inscribe en el RADIAN. Su uso es interno —arqueo de caja, conciliación bancaria, soporte de tesorería— y complementa, pero no reemplaza, la factura electrónica. Para personas naturales no responsables del IVA conforme al Art. 437 ET, la cuenta de cobro es el documento alternativo a la factura; el recibo de caja se utiliza adicionalmente como acuse de recibo del pago efectuado contra esa cuenta de cobro.
Valor probatorio del recibo y carta de pago
Conforme al Art. 1641 del Código Civil colombiano, "el deudor que paga tiene derecho a exigir un recibo, y pagado el cumplimiento total, a la cancelación del documento de la obligación". El recibo de caja constituye prueba escrita del pago efectuado por el deudor y del recibo por el acreedor, oponible en juicio civil bajo las reglas del Código General del Proceso (Ley 1564 de 2012). El Art. 1654 establece una presunción importante: cuando el acreedor entrega recibo de la última cuota sin reservar derechos sobre las anteriores, se presumen pagadas también las anteriores. Esta presunción admite prueba en contrario, pero coloca la carga probatoria en el acreedor colombiano, por lo que la redacción precisa del concepto y la mención expresa de saldos pendientes son fundamentales para preservar los derechos del Receptor.
Conservación documental y arqueo de caja
En Colombia, el deber de conservación documental contable se rige por el Art. 28 del Código de Comercio (Decreto 410 de 1971), que exige conservar los libros, comprobantes y soportes durante 10 años contados desde el 1° de enero del año siguiente. El Art. 632 del Estatuto Tributario reduce este plazo a 5 años para los soportes fiscales. Como el recibo de caja es soporte contable interno, debe conservarse al menos por el mayor de los dos plazos, generalmente 10 años, junto con el comprobante de movimiento bancario, la factura electrónica relacionada y la conciliación bancaria del período. Las empresas colombianas que aplican NIIF para PYMES (Decreto 2706 de 2012) o NIIF Plenas (Decreto 2784 de 2012) deben integrar el recibo de caja al sistema contable como evidencia de la transacción de tesorería conforme al Plan Único de Cuentas (PUC) aplicable.
Formas de pago y trazabilidad bancaria
En Colombia, las formas habituales de pago documentadas en un recibo de caja son: (i) efectivo, sujeto al límite de bancarización del Art. 771-5 del Estatuto Tributario —los pagos en efectivo superiores a 100 UVT no son aceptados como costo deducible—; (ii) transferencia electrónica bancaria (PSE — Pagos Seguros en Línea, administrado por ACH Colombia) entre cuentas de bancos colombianos; (iii) cheque a la orden, sujeto a las normas del título tercero del Código de Comercio (Art. 712 y siguientes); (iv) tarjeta débito o crédito a través de redes de adquirencia (Credibanco, Redeban, Master); (v) PSE como subset de la transferencia electrónica bancaria con identificación específica del adquirente. La trazabilidad bancaria es indispensable para soportar el pago ante una eventual auditoría de la DIAN colombiana o ante la justicia civil; los pagos en efectivo de cuantía elevada generan presunciones de evasión y deben evitarse.
Preguntas frecuentes
¿Listo para documentar el pago recibido?
Complete los datos en pocos minutos y obtenga un recibo de caja profesional, válido como soporte interno de tesorería en Colombia. Gratuito, sin necesidad de crear cuenta para descargar el PDF.
Gratis · PDF instantáneo · Sin cuenta requerida