Kostenlose Arbeitszeiterfassung Vorlage
Die systematische Erfassung der Arbeitszeit ist nach der BAG-Entscheidung vom September 2022 fuer alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtend. Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage fuer eine rechtssichere Arbeitszeiterfassung — sofort als PDF herunterladen.
| NAME | Franziska Weber |
| PERSONALNUMMER | PW-2025-0087 |
| ABTEILUNG | Engineering — Backend |
| BESCHÄFTIGUNGSART | Vollzeit |
| WÖCHENTLICHE ARBEITSZEIT (SOLL) | 40 Stunden |
| TÄGLICHE ARBEITSZEIT (SOLL) | 8 Stunden |
| FIRMA | Pixelwerk Softwareentwicklung GmbH |
| ANSCHRIFT | Rosenthaler Straße 40, 10178 Berlin |
| VORGESETZTE/R | Jan Hoffmann (Team Lead Backend) |
| MONAT | Januar |
| JAHR | 2025 |
| Datum | Beginn | Ende | Pause (Min.) | Netto-Arbeitszeit | Überstunden | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Do 02.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Fr 03.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Mo 06.01. | 08:30 | 18:00 | 30 | 9,0 | 1,0 | Deployment Release 4.2 |
| Di 07.01. | 09:00 | 17:00 | 30 | 7,5 | -0,5 | Arzttermin |
| Mi 08.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Do 09.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Fr 10.01. | 09:00 | 19:00 | 60 | 9,0 | 1,0 | Incident-Behebung |
| Mo 13.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Di 14.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Mi 15.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Do 16.01. | 08:30 | 18:30 | 30 | 9,5 | 1,5 | Sprint Planning + Pair Programming |
| Fr 17.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Mo 20.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Di 21.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Mi 22.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Do 23.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Fr 24.01. | — | — | — | 0,0 | -8,0 | Urlaub |
| Mo 27.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Di 28.01. | 09:00 | 18:30 | 30 | 9,0 | 1,0 | Kundenworkshop |
| Mi 29.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Do 30.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | |
| Fr 31.01. | 09:00 | 17:30 | 30 | 8,0 | 0,0 | Monatsabschluss |
| GESAMT-SOLLSTUNDEN | 176,0 Stunden |
| GESAMT-ISTSTUNDEN | 173,0 Stunden |
| ÜBERSTUNDEN (PLUS) | 5,5 Stunden |
| MINUSSTUNDEN | 8,5 Stunden |
Am 24.01.2025 ein Tag genehmigter Erholungsurlaub. Überstunden entstanden durch Release 4.2 (06.01.), Incident-Behebung (10.01.) und Sprint Planning (16.01.). Arzttermin am 07.01. wurde durch flexible Arbeitszeit innerhalb der folgenden Woche ausgeglichen. Alle Ruhezeiten gem. § 5 ArbZG eingehalten; keine Arbeitszeit über 10 Stunden.
Nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (Rs. C-55/18 — „CCOO“) und dessen Umsetzung durch das Bundesarbeitsgericht (Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21) sind alle Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit aller Arbeitnehmer einzuführen. Die Pflicht gilt unabhängig von Branche oder Betriebsgröße und wird aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet.
Die werktägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Arbeit an Sonn- und Feiertagen ist grundsätzlich untersagt (§ 9 ArbZG) und nur in gesetzlich geregelten Ausnahmen zulässig.
Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis neun Stunden ist eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Pausen dürfen in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten zerlegt werden. Zwischen Arbeitsende und erneutem Arbeitsbeginn ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden einzuhalten (§ 5 ArbZG).
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit sowie die an Sonn- und Feiertagen geleistete Arbeitszeit aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die Aufzeichnungen sind der zuständigen Aufsichtsbehörde (Gewerbeaufsicht) auf Verlangen vorzulegen. Verstöße stellen Ordnungswidrigkeiten dar (§ 22 ArbZG, Bußgeld bis zu 30.000 EUR).
Bei geringfügig Beschäftigten (Minijob) sowie in Branchen nach § 2a SchwarzArbG (u. a. Baugewerbe, Gastronomie, Logistik, Reinigung, Fleischwirtschaft) müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Verstöße können mit Bußgeldern bis zu 30.000 EUR geahndet werden.
Die wesentlichen Bedingungen des Arbeitsverhältnisses — insbesondere die vereinbarte Arbeitszeit und Ruhepausen — sind vom Arbeitgeber schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Seit der Novelle vom 1. August 2022 drohen bei Verstoß Bußgelder bis zu 2.000 EUR je Einzelfall.
Auch bei Vereinbarung von Vertrauensarbeitszeit bleibt die Aufzeichnungspflicht bestehen. Der Arbeitgeber kann die Erfassung an den Arbeitnehmer delegieren, bleibt aber für die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten verantwortlich (BAG 1 ABR 22/21). Eine „nicht erfasste“ Arbeitszeit gibt es rechtlich nicht.
Die Verarbeitung der Arbeitszeitdaten erfolgt zur Erfüllung des Arbeitsvertrags sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c DSGVO). Arbeitszeitdaten dürfen ausschließlich zweckgebunden genutzt werden. Eine Weitergabe an Dritte ist ohne ausdrückliche Rechtsgrundlage unzulässig. Der Arbeitnehmer hat Auskunfts- und Korrekturrechte gemäß Art. 15, 16 DSGVO.
Mit ihrer Unterschrift bestätigen Arbeitnehmer/in und Arbeitgeber, dass die oben angegebenen Arbeitszeiten vollständig und korrekt erfasst wurden. Korrekturen sind nachvollziehbar zu kennzeichnen; das Überschreiben ohne Kennzeichnung ist unzulässig.
Was ist eine Arbeitszeiterfassung?
Eine Arbeitszeiterfassung ist eine systematische Dokumentation der taeglichen Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers — einschliesslich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie der Pausen. Sie dient der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), dem Nachweis von Ueberstunden und dem Schutz der Arbeitnehmer vor ueberlanger Arbeitszeit.
Mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) steht fest: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer einzufuehren. Das BAG stuetzt sich dabei auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in Verbindung mit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeitrichtlinie (Rs. C-55/18 „CCOO"). Die genaue gesetzliche Ausgestaltung durch den Gesetzgeber steht noch aus.
Bereits vor diesem Beschluss bestand nach § 16 Abs. 2 ArbZG die Pflicht, Arbeitszeiten zu dokumentieren, die ueber die werktaegliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehen. Bei Minijobbern verlangt § 17 MiLoG die vollstaendige Aufzeichnung der Arbeitszeit. Die BAG-Entscheidung erweitert diese Pflicht nun auf alle Arbeitnehmer.
Was diese Vorlage enthaelt
Unsere Vorlage fuer die Arbeitszeiterfassung deckt alle gesetzlichen Anforderungen ab.
Tageserfassung
Felder fuer Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Gesamtarbeitszeit fuer jeden Tag des Erfassungszeitraums.
Pausenzeiten
Dokumentation der Ruhepausen gemaess § 4 ArbZG — mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden.
Ueberstundenerfassung
Automatische Berechnung von Ueberstunden auf Basis der vereinbarten Soll-Arbeitszeit und der tatsaechlich geleisteten Arbeitszeit.
Wochen- und Monatsueberblick
Zusammenfassung der woechentlichen und monatlichen Arbeitszeiten mit Soll-Ist-Vergleich und kumuliertem Ueberstundenkonto.
Abwesenheiten
Erfassung von Urlaub, Krankheit, Feiertagen und sonstigen Abwesenheitsgruenden fuer eine lueckenlose Dokumentation.
Mitarbeiterdaten
Felder fuer Name, Abteilung, Personalnummer und vereinbarte Soll-Arbeitszeit des Arbeitnehmers.
Unterschriftenfelder
Felder fuer die Unterschrift des Arbeitnehmers und des Vorgesetzten zur Bestaetigung der Richtigkeit.
Bemerkungsfeld
Feld fuer besondere Hinweise wie Dienstreisen, Rufbereitschaft oder Bereitschaftsdienst.
So erstellen Sie eine Arbeitszeiterfassung
In fuenf Schritten zu Ihrer professionellen Arbeitszeiterfassung.
- 1
Mitarbeiterdaten eingeben
Tragen Sie Name, Abteilung, Personalnummer und die vereinbarte woechentliche Soll-Arbeitszeit des Arbeitnehmers ein.
- 2
Erfassungszeitraum waehlen
Waehlen Sie den Zeitraum der Erfassung — woechentlich oder monatlich — und das entsprechende Startdatum.
- 3
Arbeitszeiten eintragen
Geben Sie fuer jeden Arbeitstag Beginn, Ende und Pausenzeiten ein. Die Nettoarbeitszeit wird automatisch berechnet.
- 4
Abwesenheiten erfassen
Tragen Sie Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheiten ein, damit der Soll-Ist-Vergleich korrekt berechnet wird.
- 5
Pruefen und herunterladen
Ueberpruefen Sie alle Eintraege in der Live-Vorschau und laden Sie den Stundenzettel als PDF herunter. Lassen Sie ihn von Arbeitnehmer und Vorgesetztem unterzeichnen.
Rechtliche Hinweise
Bei der Arbeitszeiterfassung sind mehrere rechtliche Aspekte zu beachten.
Diese Vorlage dient ausschliesslich zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Fuer eine auf Ihre Situation zugeschnittene Beratung wenden Sie sich an einen Fachanwalt fuer Arbeitsrecht.
Geprueft fuer deutsches Arbeitsrecht
BAG-Beschluss zur Arbeitszeiterfassung
Der Beschluss des BAG vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) stellt klar, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der gesamten Arbeitszeit einzufuehren. Die Pflicht gilt unmittelbar und ist nicht an eine weitere gesetzliche Umsetzung geknuepft. Wie das System im Detail ausgestaltet sein muss, laesst das BAG offen.
Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Das ArbZG begrenzt die werktaegliche Arbeitszeit auf grundsaetzlich acht Stunden (§ 3 ArbZG), verlaengerbar auf zehn Stunden bei Ausgleich. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG muessen Arbeitgeber Arbeitszeiten ueber acht Stunden aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren. Bei Verstoessen drohen Bussgelder bis zu 30.000 Euro (§ 22 ArbZG).
Mindestlohngesetz (MiLoG)
Fuer geringfuegig Beschaeftigte (§ 17 Abs. 1 MiLoG) und Arbeitnehmer in bestimmten Wirtschaftsbranchen (§ 2a SchwarzArbG) besteht eine umfassende Aufzeichnungspflicht. Beginn, Ende und Dauer der taeglichen Arbeitszeit muessen spaetestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufgezeichnet werden.
Datenschutz bei der Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO und des § 26 BDSG. Die Verarbeitung ist zur Durchfuehrung des Arbeitsverhaeltnisses erforderlich und damit zulaessig. Der Arbeitgeber muss jedoch die Grundsaetze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung beachten und die Beschaeftigten ueber die Datenverarbeitung informieren.
Haeufig gestellte Fragen
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