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MietrechtDeutschland
Kostenlose Nebenkostenabrechnung Vorlage
Eine Nebenkostenabrechnung legt die tatsächlichen Betriebskosten eines Mietverhältnisses offen. Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage nach § 556 BGB — sofort als PDF herunterladen.
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NEBENKOSTENABRECHNUNG
Abrechnungszeitraum: 1. Januar 2024 – 31. Dezember 2024
VERMIETER
| NAME / FIRMA | Hausverwaltung Bergmann GmbH |
| ADRESSE | Maximilianstraße 35, 80539 München |
| TELEFON | +49 89 234567 |
| abrechnung@bergmann-hv.de |
MIETER
| NAME | Herr Michael Braun |
| ADRESSE | Leopoldstraße 42, 3. OG rechts, 80802 München |
| MIETOBJEKT | Leopoldstraße 42, 3. OG rechts, 80802 München |
ABRECHNUNGSDATEN
| ABRECHNUNGSZEITRAUM | 1. Januar 2024 – 31. Dezember 2024 |
| DATUM DER ABRECHNUNG | 15. März 2025 |
| GESAMTFLÄCHE DES GEBÄUDES | 450 m² |
| WOHNFLÄCHE IHRE WOHNUNG | 75 m² |
| VERTEILUNGSSCHLÜSSEL | Wohnfläche (m²) |
Rechtsgrundlage: § 556 BGB (Betriebskostenabrechnung), § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV — Katalog der 17 umlagefähigen Positionen), § 556a BGB (Umlageschlüssel), §§ 7 und 9 Heizkostenverordnung (HeizkostenV — verbrauchsabhängige Abrechnung). Die Abrechnung erfolgt jährlich und muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).
Betriebskosten gemäß § 2 BetrKV
| Position | Gesamtkosten (EUR) | Ihr Anteil (EUR) |
|---|---|---|
| 1. Grundsteuer | 1.800,00 EUR | 300,00 EUR |
| 2. Wasserversorgung | 1.620,00 EUR | 270,00 EUR |
| 3. Entwässerung (Abwasser) | 1.080,00 EUR | 180,00 EUR |
| 4. Aufzug | 900,00 EUR | 150,00 EUR |
| 5. Straßenreinigung / Müllabfuhr | 720,00 EUR | 120,00 EUR |
| 6. Gebäudereinigung / Ungezieferbekämpfung | 840,00 EUR | 140,00 EUR |
| 7. Gartenpflege | 600,00 EUR | 100,00 EUR |
| 8. Allgemeinbeleuchtung | 360,00 EUR | 60,00 EUR |
| 9. Schornsteinreinigung | 180,00 EUR | 30,00 EUR |
| 10. Sach- und Haftpflichtversicherung | 1.200,00 EUR | 200,00 EUR |
| 11. Hauswart | 1.500,00 EUR | 250,00 EUR |
| 12. Gemeinschaftsantenne / Breitbandkabel | 540,00 EUR | 90,00 EUR |
HEIZ- UND WARMWASSERKOSTEN (HEIZKOSTENV)
| VERTEILUNG | 70 % nach Verbrauch / 30 % nach Fläche (§ 7 HeizkostenV) |
| GESAMTKOSTEN HEIZUNG/WARMWASSER | 4.200,00 EUR |
| IHR ANTEIL | 800,00 EUR |
Abrechnungsergebnis
ZUSAMMENFASSUNG
| GESAMTKOSTEN IHR ANTEIL | 2.690,00 EUR |
| GELEISTETE VORAUSZAHLUNGEN | 2.530,00 EUR |
| NACHZAHLUNG | 160,00 EUR |
Es ergibt sich eine Nachzahlung in Höhe von 160,00 EUR. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 30. April 2025 auf das Konto IBAN DE89 7001 0080 0012 3456 78.
Rechtliche Hinweise
1.
ABRECHNUNGSFRIST (§ 556 ABS. 3 S. 2 BGB)
Die jährliche Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zugehen. Eine verspätete Abrechnung führt zum Verlust des Nachforderungsrechts des Vermieters, es sei denn, die Verspätung ist nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB).
2.
EINWENDUNGSFRIST (§ 556 ABS. 3 S. 5 BGB)
Einwendungen gegen diese Abrechnung müssen innerhalb von 12 Monaten nach Zugang schriftlich geltend gemacht werden. Nach Ablauf dieser Frist sind Einwendungen ausgeschlossen, sofern der Mieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat.
3.
UMLAGESCHLÜSSEL (§ 556A BGB)
Die Betriebskosten werden — soweit nicht vertraglich anders vereinbart — nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt. Messbare Kosten (Wasser, Heizung, Warmwasser) sind verbrauchsabhängig abzurechnen, soweit eine Erfassung der Verbräuche technisch möglich und wirtschaftlich zumutbar ist (§ 556a Abs. 1 S. 2 BGB).
4.
HEIZKOSTENABRECHNUNG (§ 7 HEIZKOSTENV)
Die Kosten für Heizung und zentrale Warmwasserversorgung sind zu mindestens 50 % und höchstens 70 % nach Verbrauch zu verteilen; der Rest entfällt auf die Wohnfläche oder den umbauten Raum. Seit 01.12.2022 müssen Mieter in Gebäuden mit zentraler Heizung gemäß § 6a HeizkostenV monatlich bzw. unterjährig über ihren Verbrauch informiert werden (Abrechnungs- und Verbrauchsinformationen).
5.
BETRIEBSKOSTENKATALOG (§ 2 BETRKV)
Umlagefähig sind ausschließlich die in § 2 BetrKV abschließend aufgeführten 17 Positionen: (1) laufende öffentliche Lasten (Grundsteuer), (2) Wasserversorgung, (3) Entwässerung, (4) zentrale Heizungsanlage, (5) zentrale Warmwasserversorgung, (6) verbundene Heizung/Warmwasser, (7) Aufzug, (8) Straßenreinigung und Müllbeseitigung, (9) Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, (10) Gartenpflege, (11) Beleuchtung, (12) Schornsteinreinigung, (13) Sach- und Haftpflichtversicherungen, (14) Hauswart, (15) Gemeinschaftsantenne/Breitbandkabel, (16) Einrichtungen für Wäschepflege, (17) sonstige Betriebskosten (nur wenn im Mietvertrag konkret benannt). Nicht umlagefähig sind insbesondere Instandhaltungs-, Reparatur- und Verwaltungskosten.
6.
BELEGEINSICHTSRECHT (BGH VIII ZR 78/05)
Der Mieter hat das Recht, in die Originalbelege der Abrechnung Einsicht zu nehmen. Die Einsicht erfolgt grundsätzlich in den Geschäftsräumen des Vermieters. Auf Wunsch können auch Kopien gegen angemessene Kostenerstattung angefertigt werden. Bis zur Belegeinsicht besteht ein Leistungsverweigerungsrecht bezüglich der Nachforderung (BGH VIII ZR 78/05).
7.
CO₂-KOSTENAUFTEILUNG (AB 01.01.2023, § 5 CO2KOSTAUFG)
Bei Wohngebäuden mit fossilen Brennstoffen (Gas, Öl) werden die CO₂-Kosten nach einem Stufenmodell zwischen Mieter und Vermieter aufgeteilt. Maßgeblich ist die energetische Qualität des Gebäudes: Je schlechter der energetische Zustand, desto höher der Vermieteranteil (bis zu 95 %). Bei Gewerbeimmobilien gilt grundsätzlich 50:50.
Bei Fragen zu einzelnen Positionen dieser Abrechnung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Ein Termin zur Belegeinsicht kann nach Terminabsprache in unseren Geschäftsräumen vereinbart werden.
MIT FREUNDLICHEN GRÜSSEN
Dr. Stefan Bergmann
Geschäftsführung Hausverwaltung
Datum: ____________________
Verfügbar als druckfertiges PDF oder als bearbeitbares Microsoft Word (.docx).
Was ist eine Nebenkostenabrechnung?
Eine Nebenkostenabrechnung (Betriebskostenabrechnung) ist die jährliche Abrechnung des Vermieters über die tatsächlich angefallenen Betriebskosten eines Mietobjekts. Sie stellt die Vorauszahlungen des Mieters den tatsächlichen Kosten gegenüber und ergibt eine Nachzahlung oder ein Guthaben.
Die Rechtsgrundlage bildet § 556 BGB in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Die Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Verspätete Nachforderungen können nicht mehr geltend gemacht werden.
Die Abrechnung muss formellen Anforderungen genügen: Sie muss die Gesamtkosten auflisten, den Verteilerschlüssel angeben, den Anteil des Mieters berechnen und die geleisteten Vorauszahlungen abziehen. Der Mieter hat ein Einsichtsrecht in die Belege (§ 556 Abs. 3 BGB).
Was diese Vorlage enthält
Unsere Vorlage erfüllt alle Anforderungen einer formell korrekten Nebenkostenabrechnung.
Abrechnungszeitraum
Angabe des Abrechnungsjahres — in der Regel 12 Monate.
Gesamtkosten je Position
Auflistung aller Betriebskostenpositionen mit den Gesamtkosten des Gebaeudes.
Verteilerschlüssel
Angabe des Umlageschlüssels je Position — Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch.
Mieteranteil
Berechnung des auf den Mieter entfallenden Kostenanteils.
Vorauszahlungen
Gegenuberstellung der geleisteten Vorauszahlungen.
Ergebnis
Nachzahlung oder Guthaben des Mieters.
Zahlungsfrist
Frist für die Nachzahlung oder Erstattung des Guthabens.
Einsichtsrecht
Hinweis auf das Recht des Mieters, die Belege einzusehen.
So erstellen Sie eine Nebenkostenabrechnung
In fünf Schritten zu Ihrer Nebenkostenabrechnung.
- 1
Abrechnungszeitraum
Geben Sie den Abrechnungszeitraum ein — in der Regel das Kalenderjahr.
- 2
Kostenpositionen
Tragen Sie die Gesamtkosten für jede Betriebskostenart ein.
- 3
Verteilerschlüssel
Wählen Sie den Umlageschlüssel je Position — Flaeche, Personen oder Verbrauch.
- 4
Vorauszahlungen
Geben Sie die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen ein.
- 5
Prüfen und herunterladen
Überprüfen Sie alle Berechnungen, laden Sie die Abrechnung als PDF herunter und senden Sie sie an den Mieter.
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Dokumente, auf die Sie sich verlassen können
Jede Vorlage entsteht originär für ihr Land, stützt sich auf die einschlägigen Vorschriften und wird von einer zugelassenen Anwältin oder einem zugelassenen Anwalt vor Ort geprüft – und bei jeder Gesetzesänderung aktualisiert.
Geprüft von Christian Neubauer · DeutschlandRechtliche Hinweise
Die Nebenkostenabrechnung unterliegt strengen gesetzlichen Anforderungen.
Diese Vorlage dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar.
Abrechnungsfrist (§ 556 Abs. 3 BGB)
Die Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zugehen. Verspätete Nachforderungen können nicht mehr geltend gemacht werden — Guthaben des Mieters sind jedoch auch nach Fristablauf auszuzahlen.
Formelle Anforderungen
Die Abrechnung muss enthalten: Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten je Position, Verteilerschlüssel, Mieteranteil und Abzug der Vorauszahlungen. Fehlt ein Element, ist die Abrechnung formell unwirksam.
Umlagefähige Kosten (BetrKV)
Die Betriebskostenverordnung definiert 17 umlagefähige Kostenarten: Grundsteuer, Wasser/Abwasser, Heizung, Warmwasser, Aufzug, Strassenreinigung, Muellabfuhr, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Versicherungen u.a. Verwaltungs- und Instandhaltungskosten sind nicht umlagefähig.
Einwendungsfrist des Mieters
Der Mieter muss Einwendungen gegen die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Zugang erheben (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Nach Ablauf dieser Frist sind Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Häufig gestellte Fragen
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