Kostenlose Abmahnung Arbeitnehmer Vorlage
Eine Abmahnung ist ein wichtiges arbeitsrechtliches Instrument, mit dem der Arbeitgeber einen Arbeitnehmer auf eine Pflichtverletzung hinweist und ihn zur kuenftigen Vertragserfuellung auffordert. Nutzen Sie unsere kostenlose Vorlage fuer eine rechtssichere Abmahnung nach deutschem Arbeitsrecht — sofort als PDF herunterladen.
1. Abmahnung · Personalnummer: P-2021-0471
hiermit sprechen wir Ihnen für den nachstehend im Einzelnen geschilderten Sachverhalt eine Abmahnung aus. Wir weisen Sie darauf hin, dass wir ein Wiederauftreten des nachfolgend beschriebenen oder eines vergleichbaren Fehlverhaltens nicht hinnehmen werden.
| ARBEITNEHMER/IN | Max Mustermann |
| POSITION | Sachbearbeiter im Vertriebsinnendienst |
| ABTEILUNG | Vertrieb Region Mitte |
| EINTRITTSDATUM | 1. Mai 2021 |
| PERSONALNUMMER | P-2021-0471 |
Sie haben am 10. März 2025 gegen 09:00 Uhr in Betriebsstätte Frankfurt am Main, Industriestraße 45 folgenden Pflichtverstoß begangen:
Sie sind am Montag, 10. März 2025, unentschuldigt nicht zur Arbeit erschienen. Trotz mehrfacher telefonischer Kontaktversuche Ihres Vorgesetzten, Herrn Schneider, unter Ihrer bei uns hinterlegten Rufnummer (um 09:15 Uhr, 10:05 Uhr und 11:30 Uhr) waren Sie nicht erreichbar. Eine Krankmeldung oder sonstige Mitteilung zu Ihrer Abwesenheit ist weder an diesem Tag noch am darauffolgenden Arbeitstag eingegangen.
Zeug/innen: Herr Martin Schneider (Teamleiter Vertrieb), Frau Julia Weber (Assistenz Geschäftsleitung)
Durch Ihr Verhalten haben Sie gegen folgende Pflicht aus Ihrem Arbeitsverhältnis verstoßen:
Verstoß gegen die arbeitsvertragliche Arbeitspflicht (§ 611a Abs. 1 BGB) in Verbindung mit der unverzüglichen Krankmeldepflicht nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG. Die Mitteilung einer Arbeitsunfähigkeit hat spätestens zu Arbeitsbeginn zu erfolgen.
Vertragliche/gesetzliche Grundlage: § 3 Ihres Arbeitsvertrags vom 15. April 2021 (Arbeitspflicht); § 8 Abs. 2 (Meldepflicht bei Verhinderung); § 5 Abs. 1 EFZG
Wir rügen Ihr Verhalten ausdrücklich. Wir fordern Sie hiermit auf, Ihre Abwesenheit wegen Krankheit oder aus sonstigen Gründen künftig unverzüglich, spätestens jedoch zu Arbeitsbeginn (08:30 Uhr), telefonisch oder per E-Mail an Ihren direkten Vorgesetzten zu melden und eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung spätestens am dritten Kalendertag vorzulegen (§ 5 Abs. 1 Satz 2 EFZG). Die gesetzte Frist lautet: Diese Pflicht gilt ab sofort und dauerhaft fort.
Wir weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass im Falle einer Wiederholung des beschriebenen oder eines vergleichbaren Pflichtverstoßes mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen zu rechnen ist, insbesondere mit einer ordentlichen oder außerordentlichen Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Diese Abmahnung gilt zugleich als Warnung im Sinne des Ultima-Ratio-Prinzips (vgl. BAG, Urt. v. 10.06.2010 – 2 AZR 541/09) und als vorhergehende Abmahnung im Sinne des § 314 Abs. 2 BGB analog.
Sie haben das Recht, zu den vorstehend gegen Sie erhobenen Vorwürfen schriftlich Stellung zu nehmen. Ihre Stellungnahme wird zu Ihrer Personalakte genommen. Wir erwarten Ihre Äußerung bis zum 29. März 2025. Sie sind zu einer Stellungnahme nicht verpflichtet; von einer Nichtstellungnahme wird kein für Sie nachteiliger Schluss gezogen.
Diese Abmahnung wird zu Ihrer Personalakte genommen. Nach § 83 Abs. 1 BetrVG sowie § 26 Abs. 6 BDSG in Verbindung mit Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht, jederzeit Einsicht in Ihre vollständige Personalakte zu nehmen und eine Kopie zu verlangen. Sie sind ferner berechtigt, eine Gegendarstellung einzureichen, die zur Personalakte genommen wird.
Diese Abmahnung erfüllt die vom Bundesarbeitsgericht in ständiger Rechtsprechung (grundlegend BAG, Urt. v. 18.11.1986 – 7 AZR 674/84; ausgestaltet BAG, Urt. v. 30.05.1996 – 2 AZR 376/99) entwickelten vier Funktionen: (1) Dokumentationsfunktion – objektive Fixierung des Sachverhalts; (2) Hinweis-/Rügefunktion – Benennung der verletzten Pflicht; (3) Ermahnungsfunktion – Aufforderung zu vertragsgerechtem Verhalten; (4) Warnfunktion – unmissverständliche Ankündigung arbeitsrechtlicher Konsequenzen im Wiederholungsfall. Sie ist damit zugleich notwendige Vorstufe einer etwaigen künftigen verhaltensbedingten Kündigung (§ 1 Abs. 2 KSchG / § 626 BGB).
Wir bitten Sie, den Empfang dieses Schreibens durch Unterschrift auf der beiliegenden Zweitausfertigung zu bestätigen. Die Empfangsbestätigung stellt kein Anerkenntnis des Sachverhalts dar, sondern dokumentiert lediglich den Zugang der Abmahnung.
Was ist eine Abmahnung im Arbeitsrecht?
Eine Abmahnung ist eine formelle Ruege des Arbeitgebers gegenueber dem Arbeitnehmer wegen einer konkreten Pflichtverletzung aus dem Arbeitsverhaeltnis. Sie erfuellt eine Warn- und Hinweisfunktion: Der Arbeitnehmer wird auf sein Fehlverhalten aufmerksam gemacht und aufgefordert, dieses kuenftig zu unterlassen. Gleichzeitig wird fuer den Wiederholungsfall mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen — bis hin zur Kuendigung — gedroht.
Nach staendiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist die Abmahnung in der Regel Voraussetzung fuer eine verhaltensbedingte Kuendigung (§ 1 Abs. 2 KSchG). Sie dient dem Verhaeltnismaessigkeitsgrundsatz: Bevor das Arbeitsverhaeltnis beendet wird, muss dem Arbeitnehmer die Moeglichkeit zur Verhaltensaenderung gegeben werden. Eine Kuendigung ohne vorherige Abmahnung ist nur bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen zulaessig.
Eine wirksame Abmahnung muss drei Elemente enthalten: die konkrete Beschreibung des beanstandeten Verhaltens (Dokumentationsfunktion), den Hinweis auf die verletzte Vertragspflicht (Ruegefunktion) und die Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen im Wiederholungsfall (Warnfunktion). Fehlt eines dieser Elemente, kann die Abmahnung unwirksam sein.
Was diese Vorlage enthaelt
Unsere Abmahnungsvorlage deckt alle wesentlichen Bestandteile einer wirksamen arbeitsrechtlichen Abmahnung ab.
Angaben zum Arbeitgeber
Vollstaendige Angaben zum Unternehmen — Firmenname, Anschrift und vertretungsberechtigte Person.
Angaben zum Arbeitnehmer
Name, Anschrift, Personalnummer und Abteilung des abgemahnten Arbeitnehmers.
Konkrete Pflichtverletzung
Detaillierte Beschreibung des beanstandeten Verhaltens mit Datum, Uhrzeit und Umstaenden — entscheidend fuer die Wirksamkeit der Abmahnung.
Verletzte Vertragspflicht
Klarer Hinweis, welche arbeitsvertragliche oder gesetzliche Pflicht durch das Verhalten verletzt wurde.
Aufforderung zur Vertragserfuellung
Ausdrueckliche Aufforderung an den Arbeitnehmer, das beanstandete Verhalten kuenftig zu unterlassen und die vertraglichen Pflichten ordnungsgemaess zu erfuellen.
Androhung von Konsequenzen
Warnung, dass im Wiederholungsfall mit weiteren arbeitsrechtlichen Massnahmen bis hin zur Kuendigung des Arbeitsverhaeltnisses gerechnet werden muss.
Empfangsbestaetigung
Feld fuer die Unterschrift des Arbeitnehmers als Nachweis fuer den Zugang der Abmahnung — wichtig fuer die Beweisfuehrung.
Fristsetzung
Optionale Frist, innerhalb derer der Arbeitnehmer Stellung nehmen kann, sowie Frist zur Verhaltensaenderung.
So erstellen Sie eine Abmahnung
In fuenf Schritten zu einer rechtssicheren Abmahnung.
- 1
Sachverhalt dokumentieren
Halten Sie die Pflichtverletzung so genau wie moeglich fest: Datum, Uhrzeit, Ort, beteiligte Personen und den genauen Hergang. Je konkreter die Beschreibung, desto wirksamer die Abmahnung.
- 2
Parteien eintragen
Geben Sie die vollstaendigen Daten des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers ein — einschliesslich Personalnummer und Abteilung.
- 3
Pflichtverletzung und Rechtsgrundlage angeben
Benennen Sie die konkrete vertragliche oder gesetzliche Pflicht, die verletzt wurde. Verweisen Sie auf den relevanten Paragraphen des Arbeitsvertrags oder auf gesetzliche Vorschriften.
- 4
Konsequenzen formulieren
Formulieren Sie eine klare Warnung fuer den Wiederholungsfall. Die Androhung muss ernst gemeint und verhaeltnismaessig sein.
- 5
Pruefen und herunterladen
Ueberpruefen Sie alle Angaben in der Live-Vorschau, laden Sie das Dokument als PDF herunter und lassen Sie den Zugang durch Unterschrift oder Zustellnachweis dokumentieren.
Rechtliche Hinweise
Bei der Erstellung einer Abmahnung sind mehrere arbeitsrechtliche Aspekte zu beachten.
Diese Vorlage dient ausschliesslich zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Fuer eine auf Ihre Situation zugeschnittene Beratung wenden Sie sich an einen Fachanwalt fuer Arbeitsrecht.
Geprueft fuer deutsches Arbeitsrecht
Voraussetzung fuer verhaltensbedingte Kuendigung
Nach staendiger BAG-Rechtsprechung ist die Abmahnung grundsaetzlich Voraussetzung fuer eine wirksame verhaltensbedingte Kuendigung (§ 1 Abs. 2 KSchG). Nur bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen, bei denen der Arbeitnehmer nicht mit einer Duldung rechnen konnte, ist eine Kuendigung ohne vorherige Abmahnung zulaessig. Das BAG prueft im Kuendigungsschutzprozess regelmaessig, ob eine einschlaegige Abmahnung vorlag.
Formvorschriften und Wirksamkeit
Eine Abmahnung bedarf keiner besonderen Form — sie kann muendlich oder schriftlich erfolgen. Aus Beweigruenden ist die Schriftform dringend zu empfehlen. Inhaltlich muss die Abmahnung das beanstandete Verhalten konkret beschreiben, die verletzte Pflicht benennen und fuer den Wiederholungsfall Konsequenzen androhen. Fehlende Konkretisierung kann zur Unwirksamkeit fuehren.
Verhaeltnismaessigkeit
Die Abmahnung muss verhaeltnismaessig sein. Eine Abmahnung wegen Bagatellen kann als unverhaeltnismaessig angesehen werden. Umgekehrt kann bei schweren Pflichtverletzungen (z. B. Diebstahl, koerperliche Gewalt) eine Kuendigung auch ohne vorherige Abmahnung gerechtfertigt sein. Die Schwere des Verstosses bestimmt die angemessene Reaktion.
Personalakte und Entfernungsanspruch
Die Abmahnung wird in der Personalakte des Arbeitnehmers aufbewahrt. Der Arbeitnehmer hat gemaess § 83 BetrVG ein Einsichtsrecht in seine Personalakte. Bei einer unberechtigten Abmahnung kann der Arbeitnehmer die Entfernung aus der Personalakte verlangen (BAG-Rechtsprechung). Nach Ablauf eines angemessenen Zeitraums ohne erneuten Verstoss kann die Abmahnung ihre Wirkung verlieren.
Betriebsrat
Der Betriebsrat ist bei der Erteilung einer Abmahnung nicht zwingend zu beteiligen. Allerdings kann sich der Arbeitnehmer beim Betriebsrat beschweren (§ 85 BetrVG), wenn er die Abmahnung fuer ungerechtfertigt haelt. Bei einer spaeteren Kuendigung ist der Betriebsrat gemaess § 102 BetrVG anzuhoeren.
Haeufig gestellte Fragen
Jetzt Abmahnung erstellen
Erstellen Sie eine rechtssichere Abmahnung fuer Arbeitnehmer. Formular ausfuellen, Vorschau pruefen und sofort als PDF herunterladen.
Kostenlos · Sofort PDF · Kein Konto erforderlich