Darmowy szablon umowy o pracę
Umowa o pracę to podstawa każdego stosunku pracy w Polsce — musi być zawarta na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy. Regulowana art. 22 i 29 Kodeksu pracy, nakłada na obie strony szereg wzajemnych praw i obowiązków: pracownik wykonuje pracę pod kierownictwem pracodawcy, w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, a pracodawca wypłaca wynagrodzenie i zapewnia warunki BHP. Nasz szablon uwzględnia wszystkie obowiązkowe elementy po nowelizacji KP z 2023 roku.
Miejsce wykonywania pracy: Siedziba firmy, ul. Marszałkowska 10, Warszawa oraz praca zdalna
Wymiar czasu pracy: pełny etat — 8 godzin na dobę, przeciętnie 40 godzin w 5-dniowym tygodniu pracy (art. 129 § 1 KP)
Rodzaj umowy: umowa o pracę na czas nieokreślony
Data nawiązania stosunku pracy: 1 kwietnia 2026 r.
• Wynagrodzenie zasadnicze: 10 000,00 PLN brutto miesięcznie;
• Premia kwartalna uznaniowa do 20% wynagrodzenia zasadniczego;
• Dodatek za pracę zdalną: 300 PLN/mies.;
Wynagrodzenie jest wypłacane do dnia 10 miesiąca następnego za miesiąc przepracowany, przelewem bankowym (art. 86 § 1 KP). Wynagrodzenie minimalne jest gwarantowane przepisami ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę — pracodawca zapewnia wynagrodzenie nie niższe niż minimum ustawowe (art. 7 ustawy o minimum).
Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna wyłącznie na polecenie przełożonego. Wynagrodzenie za nadgodziny zgodnie z art. 151¹ KP: 50% za dni robocze, 100% za niedziele i święta.
Pracownikowi przysługuje dobowy odpoczynek min. 11 godzin (art. 132 § 1 KP) i tygodniowy odpoczynek min. 35 godzin (art. 133 § 1 KP). Przerwa 15-minutowa wliczana do czasu pracy przy dobowym wymiarze co najmniej 6 godzin (art. 134 KP).
Urlopu udziela pracodawca na wniosek pracownika, zgodnie z planem urlopów lub w terminie uzgodnionym (art. 163 i 164 KP). Pracownikowi przysługują 4 dni urlopu na żądanie (art. 167² KP). Urlop zaległy powinien być udzielony do 30 września następnego roku (art. 168 KP).
Pracownik zobowiązuje się do nieprowadzenia działalności konkurencyjnej wobec Pracodawcy w branży IT oraz do nieświadczenia pracy na rzecz podmiotów konkurencyjnych w okresie trwania stosunku pracy.
Naruszenie zakazu konkurencji w trakcie stosunku pracy stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i może stanowić podstawę rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (art. 52 § 1 pkt 1 KP) oraz dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych (art. 471 KC w zw. z art. 300 KP).
• Zapewnienia Pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 207 § 2 KP);
• Skierowania Pracownika na wstępne badania lekarskie przed dopuszczeniem do pracy (art. 229 § 1 KP);
• Przeprowadzenia szkolenia BHP przed dopuszczeniem do pracy oraz szkoleń okresowych (art. 237³ KP);
• Zapewnienia Pracownikowi środków ochrony indywidualnej (art. 2376 KP).
Pracownik jest zobowiązany do stosowania środków ochrony indywidualnej, przestrzegania przepisów BHP i niezwłocznego informowania pracodawcy o wypadkach, zagrożeniach i niebezpiecznych sytuacjach (art. 211 KP).
(b) Pracodawca poinformuje Pracownika o warunkach zatrudnienia w terminie 7 dni od nawiązania stosunku pracy (art. 29¹ § 1 KP).
(c) Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej — aneksu podpisanego przez obie Strony (art. 29 § 4 KP).
(d) W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu pracy oraz przepisy wykonawcze.
Czym jest umowa o pracę?
Umowa o pracę to podstawowy instrument prawny regulujący stosunek pracy w Polsce. Zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca — do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Cechy charakterystyczne stosunku pracy — podporządkowanie, osobiste świadczenie pracy, ryzyko pracodawcy — odróżniają go od umów cywilnoprawnych (zlecenia, o dzieło), co ma kluczowe znaczenie dla zakresu ochrony pracowniczej.
Art. 25 KP wyróżnia trzy rodzaje umów o pracę: na czas nieokreślony (najbardziej stabilna forma — pracodawca musi uzasadnić wypowiedzenie), na czas określony (limitowana liczbą i łącznym czasem trwania — max 33 miesiące / 3 umowy, art. 25¹ KP) i na okres próbny (max 3 miesiące — zależnie od planowanej umowy docelowej, po nowelizacji 2023). Pracownik objęty umową o pracę korzysta z pełni uprawnień wynikających z prawa pracy: prawa do urlopu wypoczynkowego (20 lub 26 dni), wynagrodzenia chorobowego, ochrony przed nieuzasadnionym wypowiedzeniem, uprawnień rodzicielskich i ochrony BHP.
Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu gwarantuje, że wynagrodzenie pracownika nie może być niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego corocznie przez Radę Ministrów. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4666 zł brutto miesięcznie (a od 1 lipca 2025 r. ulegnie podwyższeniu). Pracodawca jest zobowiązany do terminowego i prawidłowego obliczania oraz wypłacania wynagrodzenia (art. 85 KP), odprowadzania składek ZUS (na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne) oraz zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Co zawiera ten szablon
Nasz szablon umowy o pracę obejmuje wszystkie elementy wymagane przez art. 29 KP i uwzględnia zmiany wprowadzone nowelizacją z 2023 roku:
Dane stron stosunku pracy
Pełne dane pracodawcy (nazwa firmy lub imię i nazwisko, adres, NIP) i pracownika (imię i nazwisko, adres zamieszkania, PESEL) — wymagane przez art. 29 § 1 pkt 1 KP dla jednoznacznej identyfikacji stron.
Rodzaj i typ umowy
Wskazanie rodzaju umowy: na czas nieokreślony, na czas określony (z datą końcową) lub na okres próbny — co determinuje zasady wypowiedzenia, ochrony i limitów trwania.
Stanowisko i rodzaj pracy
Precyzyjne określenie stanowiska pracy lub rodzaju wykonywanej pracy zgodnie z art. 29 § 1 pkt 2 KP. Musi być na tyle konkretne, aby pozwalało na ocenę, czy pracownik wykonuje powierzone mu zadania.
Miejsce i wymiar czasu pracy
Wskazanie miejsca (lub miejsc) świadczenia pracy i wymiaru czasu pracy (pełny etat = 1/1, pół etatu = 1/2 itd.) z odniesieniem do systemu czasu pracy stosowanego u pracodawcy.
Wynagrodzenie zasadnicze i składniki
Kwota wynagrodzenia zasadniczego (min. 4666 zł brutto w 2025 r.) oraz inne składniki: premie regulaminowe lub uznaniowe, dodatki za nadgodziny, dodatek nocny, nagrody — zgodnie z art. 29 § 1 pkt 4 KP.
Termin i forma wypłaty wynagrodzenia
Dzień miesiąca, do którego wynagrodzenie jest wypłacane (nie rzadziej niż raz w miesiącu, art. 85 KP) i forma płatności — przelew bankowy lub gotówka. Wynagrodzenie nie może być wypłacane po terminie.
Data zawarcia i data rozpoczęcia pracy
Data zawarcia umowy i data, od której pracownik ma wykonywać pracę — te daty mogą być różne. Umowa musi być zawarta na piśmie przed dopuszczeniem pracownika do pracy (art. 29 § 2 KP).
Limit umów na czas określony (art. 25¹ KP)
W przypadku umów terminowych — wskazanie daty końcowej i informacja o stosowanym limicie: maksymalnie 3 umowy na czas określony lub łącznie 33 miesiące, po przekroczeniu których umowa przekształca się z mocy prawa w umowę na czas nieokreślony.
Urlop wypoczynkowy
Informacja o wymiarze przysługującego urlopu: 20 dni (dla pracowników z ogólnym stażem pracy poniżej 10 lat) lub 26 dni (powyżej 10 lat) — art. 154 KP. Urlop jest płatny i coroczny.
Obowiązki pracownika i pracodawcy
Podstawowe obowiązki pracownika (art. 100 KP: staranne i sumienne wykonywanie pracy, przestrzeganie regulaminów i przepisów BHP, zachowanie tajemnicy) i pracodawcy (art. 94 KP: zapewnienie BHP, terminowa wypłata wynagrodzenia, wydanie świadectwa pracy).
Odesłanie do regulaminów i układów
Odwołanie do regulaminu pracy, regulaminu wynagradzania (jeśli obowiązuje — przy zatrudnieniu ≥ 50 pracowników art. 77² KP nakazuje jego wprowadzenie), układu zbiorowego pracy i zakładowych aktów prawnych.
Podpisy stron
Rubryki na podpisy obu stron z datą — pracownik powinien podpisać umowę w tym samym dniu, co pracodawca (lub przed dopuszczeniem do pracy). Należy sporządzić dwa egzemplarze — po jednym dla każdej strony.
Jak stworzyć umowę o pracę
Przygotowanie prawidłowej umowy o pracę wymaga uwzględnienia zarówno wymagań ustawowych, jak i indywidualnych warunków zatrudnienia. Oto kolejne kroki:
- 1
Wybierz rodzaj umowy odpowiedni do sytuacji
Zdecyduj, jaki rodzaj umowy chcesz zawrzeć: na czas nieokreślony (najbardziej stabilna — pracodawca musi uzasadnić wypowiedzenie, ale pracownik ma najszerszą ochronę), na czas określony (limit 3 umów / 33 miesięcy z art. 25¹ KP — przekroczenie przekształca umowę w bezterminową z mocy prawa) lub na okres próbny (przed właściwą umową). Pamiętaj, że nadużywanie umów terminowych zamiast bezterminowych jest naruszeniem prawa pracy i może być kwestionowane przez PIP.
- 2
Określ stanowisko, miejsce i warunki pracy
Wpisz dokładne stanowisko lub rodzaj pracy — musi być na tyle precyzyjne, aby pracownik i pracodawca wiedzieli, jakie zadania wchodzą w zakres obowiązków. Wskaż miejsce świadczenia pracy: adres firmy, możliwość pracy zdalnej (hybrydowej) lub teren. Określ system czasu pracy (podstawowy, równoważny, zadaniowy) i obowiązujący rozkład godzin. Jeśli praca jest hybrydowa, opisz zasady podziału między pracą stacjonarną a zdalną.
- 3
Ustal wynagrodzenie zgodnie z aktualnymi minimami
Wynagrodzenie zasadnicze musi być co najmniej równe minimalnemu wynagrodzeniu za pracę (2025: 4666 zł brutto/miesiąc przy pełnym etacie). Przy niepełnym etacie minimalne wynagrodzenie jest proporcjonalne. Jeśli pracownik będzie otrzymywał premię, dodatki lub inne składniki wynagrodzenia, wymień je i opisz zasady ich przyznawania. Wskaż dzień miesiąca, do którego wynagrodzenie jest wypłacane — zgodnie z regulaminem wynagradzania lub ustaleniami stron.
- 4
Zbierz niezbędne dokumenty od pracownika
Przed zawarciem umowy pracownik powinien wypełnić kwestionariusz osobowy, dostarczyć dokumenty potwierdzające wykształcenie i kwalifikacje, przedstawić świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy (do ustalenia wymiaru urlopu i okresu wypowiedzenia) oraz dane do ubezpieczenia zdrowotnego. Pamiętaj, że możesz żądać wyłącznie danych wymienionych w art. 22¹ KP. Skieruj pracownika na badania wstępne przed dopuszczeniem do pracy (art. 229 KP).
- 5
Podpisz umowę, zgłoś pracownika do ZUS i przekaż informację o warunkach
Zawrzyj umowę na piśmie, sporządzając dwa egzemplarze — jeden dla pracodawcy, jeden dla pracownika. W terminie 7 dni od dopuszczenia do pracy przekaż pracownikowi pisemną informację o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 KP — szczegółowe dane o systemie czasu pracy, urlopie, wynagrodzeniu itp., odrębna od umowy). Zgłoś pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od nawiązania stosunku pracy (formularz ZUS ZUA). Złóż w odpowiednim terminie zgłoszenie PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe), jeśli zatrudniasz co najmniej 1 pracownika.
Aspekty prawne w Polsce
Umowa o pracę to najważniejszy dokument regulujący stosunek pracy — jej treść i forma muszą spełniać liczne wymogi ustawowe. Poniżej omawiamy kluczowe kwestie:
Niniejszy szablon ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku skomplikowanych sytuacji lub wątpliwości co do obowiązujących przepisów skonsultuj się z radcą prawnym lub adwokatem.
Zweryfikowano przez prawników. Treść tej strony i klauzule szablonu zostały sprawdzone przez prawników praktykujących w Polsce pod kątem poprawności i solidności prawnej w typowych sytuacjach.
Definicja stosunku pracy — art. 22 KP i reklasyfikacja
Art. 22 § 1 KP definiuje stosunek pracy przez cechy: wykonywanie pracy pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Art. 22 § 1¹ KP expressis verbis stanowi, że zatrudnienie w warunkach stosunku pracy jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej umowy. Oznacza to, że jeśli umowa zlecenia lub o dzieło wykazuje cechy stosunku pracy (podporządkowanie, osobiste świadczenie, stałe wynagrodzenie, ściśle określone godziny i miejsce), sąd pracy lub PIP może reklasyfikować ją jako umowę o pracę — ze wszystkimi konsekwencjami: zaległymi składkami ZUS, urlopem, nadgodzinami i innymi roszczeniami pracowniczymi.
Limit umów terminowych — art. 25¹ KP
Art. 25¹ KP wprowadza ograniczenia w zawieraniu umów na czas określony: łączny okres zatrudnienia na podstawie umów terminowych (między tymi samymi stronami) nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba takich umów — 3. Przekroczenie choćby jednego z tych limitów powoduje, że z mocy prawa umowa przekształca się w umowę na czas nieokreślony (od dnia zawarcia tej, która przekracza limit). Wyjątki od limitu dotyczą m.in. umów zawartych w celu zastępstwa nieobecnego pracownika, umów z pracownikami sezonowymi i umów na czas wykonywania określonej pracy.
Obowiązek informacyjny z art. 29 § 3 KP — odrębny dokument
Nowelizacja KP z 2023 r. nałożyła na pracodawcę obowiązek przekazania pracownikowi w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy szczegółowej informacji o warunkach zatrudnienia (informacja z art. 29 § 3 KP) — jest to dokument odrębny od umowy o pracę. Informacja musi zawierać: dobową i tygodniową normę czasu pracy, przysługujące przerwy, zasady pracy w nadgodzinach, wymiar urlopu, długość okresu wypowiedzenia, wynagrodzenie i jego składniki, instytucję ubezpieczenia społecznego. Brak tego dokumentu stanowi wykroczenie z art. 281 KP zagrożone grzywną.
Urlop wypoczynkowy, minimalne wynagrodzenie i składki ZUS
Pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 dni (przy ogólnym stażu pracy poniżej 10 lat) lub 26 dni (przy stażu 10 lat i więcej), zgodnie z art. 154 KP. Starz pracy obejmuje okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (i niektóre inne). Pracodawca jest zobowiązany do odprowadzania składek ZUS: emerytalnej (19,52% — po połowie pracodawca i pracownik), rentowej (8% — 6,5% pracodawca, 1,5% pracownik), chorobowej (2,45% — tylko pracownik), wypadkowej (stopa zależna od branży i wypadkowości) i zdrowotnej (9% — pracownik, ale nieodliczalna od podatku). Pracodawca rozlicza się z ZUS do 15. dnia następnego miesiąca.
Najczęściej zadawane pytania
Gotowy, aby zatrudnić pracownika zgodnie z polskim prawem pracy?
Wypełnij formularz i pobierz profesjonalny, prawnie solidny dokument w kilka minut. Darmowy, bez rejestracji dla wersji podstawowej.
Free · Instant PDF · No account required