Darmowa umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych
Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych reguluje wzajemne zobowiązania pracodawcy i pracownika związane z uczestnictwem pracownika w szkoleniach, kursach lub studiach finansowanych przez pracodawcę. Na podstawie art. 103¹–103⁶ Kodeksu pracy pracodawca może zobowiązać pracownika do przepracowania określonego czasu po ukończeniu kształcenia, a pracownik — do zwrotu poniesionych kosztów, jeśli odejdzie przed upływem tego terminu. Nasz szablon chroni interesy obu stron i uwzględnia wszystkie obligatoryjne elementy umowy szkoleniowej.
Nazwa szkolenia / kierunek studiów: Studia podyplomowe MBA – Zarządzanie Projektami IT
Instytucja szkoląca: Szkoła Główna Handlowa w Warszawie (SGH)
Okres trwania: od 1 października 2026 r. do 30 czerwca 2028 r.
Cel i opis: Podniesienie kwalifikacji w zakresie zarządzania projektami IT i zespołami programistycznymi, uzyskanie dyplomu MBA.
Podnoszenie kwalifikacji jest prowadzone za zgodą Pracodawcy, który jednocześnie udziela Pracownikowi wsparcia określonego w art. 103¹ § 1 KP i postanowieniach niniejszej Umowy.
• Urlop szkoleniowy płatny (art. 103² § 1 KP): w wymiarze 21 dni;
• Zwolnienie od pracy na czas uczestnictwa w zajęciach, w przypadku gdy odbywają się one w godzinach pracy, za wynagrodzeniem (art. 103¹ § 2 pkt 1 KP);
• Urlop szkoleniowy bezpłatny: do 5 dni w roku na naukę własną (art. 103¹ § 2 pkt 2 KP);
• Pracodawca pokrywa opłaty i inne koszty wskazane w § 3 niniejszej Umowy.
• Czesne / opłaty za szkolenie: 28 000,00 PLN
• Materiały / podręczniki: 3000,00 PLN
• Koszty dojazdu i zakwaterowania: 4500,00 PLN
• Zwolnienie z części dnia pracy (2 h) w dniu zjazdów weekendowych na czas dojazdu; dostęp do platformy e-learningowej firmy.
Wartość świadczeń finansowych stanowi przychód pracownika zwolniony od podatku dochodowego w zakresie i na zasadach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT, jeżeli szkolenie pozostaje w związku z wykonywaną pracą.
Przypadki obowiązku zwrotu kosztów:
Pracownik jest zobowiązany do zwrotu kosztów w przypadku:
1) rezygnacji ze studiów bez uzasadnionych przyczyn
2) rozwiązania umowy o pracę z winy Pracownika (art. 52 KP) w trakcie lub po ukończeniu studiów
3) rozwiązania umowy o pracę przez Pracownika za wypowiedzeniem w okresie lojalnościowym
4) niezaliczenia roku akademickiego z powodu niewystarczającego zaangażowania
Zwrot kosztów jest proporcjonalny: po pierwszym roku zatrudnienia po zakończeniu nauki pracownik zwraca 75% kosztów; po drugim roku — 50%; po trzecim — 25% (art. 103⁵ § 2 KP w zw. z § 5 KP). Całość kosztów jest należna, jeżeli stosunek pracy ustał przed zakończeniem nauki.
Wyjątki od obowiązku zwrotu: Obowiązek zwrotu nie dotyczy sytuacji, gdy rozwiązanie umowy nastąpiło z przyczyn leżących po stronie Pracodawcy, w tym likwidacji stanowiska pracy, upadłości lub ciężkiego naruszenia obowiązków wobec Pracownika.
Dodatkowe zobowiązania: Pracownik zobowiązuje się do przedstawienia Pracodawcy dyplomu ukończenia studiów w terminie 60 dni od ich zakończenia oraz do dzielenia się nabytą wiedzą z zespołem poprzez przeprowadzenie min. 2 prezentacji wewnętrznych w roku.
(b) Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 77 § 1 KC w zw. z art. 300 KP).
(c) W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu pracy i Kodeksu cywilnego.
(d) Umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla Pracownika niż przepisy Kodeksu pracy dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych (art. 103⁶ KP).
Czym jest umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych?
Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych (zwana potocznie "umową szkoleniową") to porozumienie między pracodawcą a pracownikiem, w którym pracodawca zobowiązuje się pokryć koszty kształcenia pracownika (szkolenia, kursy, studia), a pracownik — do pozostania w zatrudnieniu przez określony czas po zakończeniu nauki. Jest to umowa dobrowolna — pracodawca nie ma obowiązku finansowania kształcenia pracowników (z wyjątkiem szkoleń BHP i obowiązkowych dla danego stanowiska), ale jeśli decyduje się na to, może zawrzeć umowę zabezpieczającą zwrot poniesionych nakładów.
Przepisy art. 103¹–103⁶ Kodeksu pracy precyzyjnie regulują wzajemne prawa i obowiązki stron. Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikowi odbywającemu kształcenie: urlop szkoleniowy (6 dni przy egzaminach eksternistycznych i maturalnych, 21 dni przy egzaminie dyplomowym na ostatnim roku studiów wyższych) oraz zwolnienia od pracy na czas zajęć dydaktycznych, jeśli nie pokrywają się z godzinami pracy. Ponadto pracodawca może, ale nie musi, pokryć koszty kształcenia (czesne, podręczniki, zakwaterowanie, dojazd).
Kluczowym elementem umowy szkoleniowej jest klauzula zwrotu kosztów. Pracodawca może zastrzec, że pracownik zwróci koszty kształcenia, jeśli rozwiąże umowę o pracę lub zostanie zwolniony z winy pracownika w ciągu 3 lat od zakończenia kształcenia (art. 103⁴ KP). Zwrot jest proporcjonalny — pracownik, który przepracował połowę okresu zobowiązania, zwraca tylko połowę kosztów. Bez zawartej umowy szkoleniowej pracodawca może domagać się jedynie zwrotu kosztów urlopu szkoleniowego udzielonego pracownikowi.
Co zawiera ten szablon
Nasz szablon umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych obejmuje wszystkie elementy wymagane przez art. 103¹–103⁶ KP i zabezpiecza interesy obu stron:
Dane stron umowy
Pełne dane pracodawcy (nazwa, adres, NIP, osoba reprezentująca) i pracownika (imię i nazwisko, stanowisko, dział) — niezbędne do identyfikacji stron i powiązania umowy szkoleniowej z istniejącym stosunkiem pracy.
Opis formy kształcenia
Rodzaj, zakres i cel kształcenia: nazwa szkolenia/kursu/studiów, instytucja prowadząca, kierunek lub program, planowany czas trwania i forma (stacjonarne, zaoczne, e-learning).
Koszty pokrywane przez pracodawcę
Enumeratywne wyliczenie kosztów, które pracodawca zobowiązuje się pokryć: czesne, opłaty egzaminacyjne, podręczniki i materiały dydaktyczne, koszty dojazdu, zakwaterowania — z maksymalnymi kwotami lub zasadami rozliczenia.
Urlop szkoleniowy
Informacja o przysługującym urlopie szkoleniowym: 6 dni (egzaminy eksternistyczne i maturalne) lub 21 dni (egzamin dyplomowy na ostatnim roku studiów) zgodnie z art. 103² KP — płatny urlop, wliczany do stażu pracy.
Zwolnienia od pracy
Zasady udzielania zwolnień od pracy na czas zajęć szkoleniowych, które pokrywają się z godzinami pracy pracownika — ze wskazaniem, czy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia za ten czas.
Okres zobowiązania do zatrudnienia
Czas, przez który pracownik zobowiązuje się pozostać w zatrudnieniu po zakończeniu kształcenia — maksymalnie 3 lata zgodnie z art. 103⁴ KP. Precyzyjne daty lub długość okresu zobowiązania.
Klauzula zwrotu kosztów — zasady proporcjonalności
Szczegółowe zasady zwrotu kosztów kształcenia w razie rozwiązania umowy przez pracownika lub z jego winy: kwota maksymalna do zwrotu, tabela proporcjonalnego zmniejszenia i procedura rozliczenia.
Wyjątki od obowiązku zwrotu
Sytuacje, w których pracownik jest zwolniony z obowiązku zwrotu kosztów: rozwiązanie umowy przez pracodawcę z przyczyn niedotyczących pracownika, rozwiązanie umowy przez pracownika z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę (art. 103⁵ KP).
Obowiązki pracownika w trakcie kształcenia
Zobowiązanie pracownika do aktywnego uczestnictwa w zajęciach, informowania pracodawcy o postępach i wynikach, zaliczania kolejnych etapów i niezwłocznego informowania o rezygnacji lub przerwaniu kształcenia.
Konsekwencje przerwania nauki
Zasady postępowania w razie nieukończenia kształcenia z winy lub bez winy pracownika — wpływ na obowiązek zwrotu poniesionych kosztów i dalsze zobowiązania stron.
Zmiana warunków kształcenia
Procedura postępowania w razie zmiany programu, instytucji lub formy kształcenia — gdy zmiana wymaga aneksu do umowy i kiedy pracodawca może odmówić pokrycia zmienionych kosztów.
Rozwiązanie umowy szkoleniowej
Okoliczności, w których umowa szkoleniowa może być rozwiązana przez strony przed ukończeniem kształcenia, i skutki prawne takiego rozwiązania dla wzajemnych rozliczeń.
Jak stworzyć umowę o podnoszenie kwalifikacji zawodowych
Przygotowanie umowy szkoleniowej wymaga precyzyjnego określenia kosztów i warunków zwrotu. Oto kolejne kroki:
- 1
Ustal formę kształcenia i zakres finansowania
Określ dokładnie, jaka forma kształcenia jest objęta umową: szkolenie, kurs zawodowy, studia podyplomowe czy studia wyższe. Zdecyduj, które koszty pracodawca pokrywa — mogą to być: czesne, opłaty egzaminacyjne, podręczniki, zakwaterowanie, dojazd. Pamiętaj, że pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu szkoleniowego (6 lub 21 dni) i zwolnienia od pracy na czas zajęć — niezależnie od tego, czy zawarto umowę szkoleniową.
- 2
Określ okres zobowiązania do zatrudnienia
Ustal, jak długo pracownik ma być zobowiązany do pozostania w zatrudnieniu po ukończeniu kształcenia. Maksymalny okres to 3 lata od dnia zakończenia nauki — przekroczenie tego limitu jest nieważne z mocy prawa. Im droższe kształcenie, tym dłuższy okres zobowiązania warto zastrzec, jednak zachowaj rozsądne proporcje — zbyt restrykcyjny zapis może być kwestionowany przez sąd jako sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem prawa.
- 3
Skonstruuj klauzulę zwrotu z tabelą proporcjonalności
Precyzyjnie określ, jak liczy się kwota zwrotu w zależności od czasu przepracowanego po ukończeniu kształcenia. Powszechną praktyką jest zwrot proporcjonalny: np. jeśli pracownik odejdzie w pierwszym roku po szkoleniu, zwraca 100%; w drugim roku — 66%; w trzecim — 33%. Klauzula musi określać: maksymalną kwotę zwrotu (równą poniesionym kosztom), zasadę proporcjonalności i termin zwrotu (np. 30 dni od rozwiązania umowy).
- 4
Wskaż wyjątki od obowiązku zwrotu
Art. 103⁵ KP enumeratywnie wymienia sytuacje, w których pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu kosztów kształcenia: gdy pracodawca wypowiedział umowę o pracę bez winy pracownika, gdy pracownik rozwiązał umowę bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę (art. 55 § 1¹ KP), gdy nastąpiło rozwiązanie umowy o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika. Wpisanie tych wyjątków jest obowiązkiem ustawowym — ich pominięcie może powodować nieważność klauzuli zwrotu.
- 5
Podpisz umowę przed rozpoczęciem kształcenia
Umowa szkoleniowa powinna być podpisana przed rozpoczęciem przez pracownika kształcenia — zawarcie jej po fakcie jest wprawdzie możliwe, ale może rodzić wątpliwości co do ważności klauzuli zwrotu kosztów już poniesionych. Sporządź dwa egzemplarze — po jednym dla każdej ze stron. Przechowuj umowę w aktach osobowych pracownika. Jeśli kształcenie trwa kilka lat i koszty są ponoszone etapami, rozważ sporządzenie aneksów lub oddzielnych rozliczeń dla każdego semestru/roku.
Aspekty prawne w Polsce
Umowa o podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest ściśle regulowana przez Kodeks pracy — poniżej omawiamy najważniejsze kwestie prawne:
Niniejszy szablon ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku skomplikowanych sytuacji lub wątpliwości co do obowiązujących przepisów skonsultuj się z radcą prawnym lub adwokatem.
Zweryfikowano przez prawników. Treść tej strony i klauzule szablonu zostały sprawdzone przez prawników praktykujących w Polsce pod kątem poprawności i solidności prawnej w typowych sytuacjach.
Art. 103¹–103⁶ KP — obowiązkowe świadczenia pracodawcy
Niezależnie od tego, czy pracodawca zawrze umowę szkoleniową czy nie, jest zobowiązany zapewnić pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje: urlop szkoleniowy (6 dni przy egzaminach eksternistycznych, egzaminie maturalnym lub na studiach wyższych, 21 dni na ostatnim roku studiów wyższych przy egzaminie dyplomowym) oraz zwolnienia od pracy na czas zajęć szkoleniowych pokrywających się z godzinami pracy — z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Te uprawnienia przysługują pracownikowi z mocy prawa i nie mogą być wyłączone umową.
Klauzula zwrotu kosztów — max 3 lata i proporcjonalność
Art. 103⁴ KP zezwala pracodawcy na zastrzeżenie obowiązku zwrotu kosztów kształcenia przez pracownika, który rozwiąże umowę lub zostanie zwolniony z własnej winy w ciągu maksymalnie 3 lat od zakończenia kształcenia. Obowiązek zwrotu jest proporcjonalny do czasu przepracowanego po zakończeniu nauki. Zwrot może dotyczyć wyłącznie kosztów faktycznie poniesionych przez pracodawcę — nie można zastrzec kary umownej przewyższającej rzeczywiste nakłady. Klauzula zobowiązująca pracownika do przepracowania więcej niż 3 lata jest z mocy prawa nieważna.
Sytuacje zwalniające z obowiązku zwrotu
Art. 103⁵ KP expressis verbis wskazuje, że pracownik nie jest zobowiązany do zwrotu kosztów kształcenia, gdy: (1) pracodawca wypowiedział mu umowę o pracę z przyczyn niedotyczących pracownika (np. likwidacja stanowiska), (2) pracownik rozwiązał umowę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy (art. 55 § 1¹ KP — ciężkie naruszenie obowiązków pracodawcy), (3) pracodawca rozwiązał umowę z winy pracodawcy. Klauzula zwrotu w umowie musi te wyjątki respektować — postanowienia umowne mniej korzystne dla pracownika są nieważne (art. 18 § 1 KP).
Bez umowy szkoleniowej — ograniczone roszczenia pracodawcy
Jeśli pracodawca finansuje kształcenie pracownika bez zawarcia pisemnej umowy szkoleniowej, jego roszczenia zwrotne są bardzo ograniczone. Bez umowy pracodawca może domagać się jedynie zwrotu kosztów urlopu szkoleniowego (wynagrodzenia za czas urlopu szkoleniowego), jeśli pracownik odejdzie w nieuzasadnionym trybie lub zostanie zwolniony dyscyplinarnie. Kosztów czesnego, podręczników ani innych wydatków pracodawca nie może dochodzić bez pisemnej umowy szkoleniowej. Dlatego forma pisemna umowy jest kluczowa dla ochrony inwestycji w szkolenie pracownika.
Najczęściej zadawane pytania
Gotowy, aby sfinansować szkolenie pracownika i zabezpieczyć swoje interesy?
Wypełnij formularz i pobierz profesjonalny, prawnie solidny dokument w kilka minut. Darmowy, bez rejestracji dla wersji podstawowej.
Free · Instant PDF · No account required