Darmowy kwestionariusz osobowy pracownika
Kwestionariusz osobowy to podstawowy formularz, który pracodawca wręcza kandydatowi do pracy lub pracownikowi w celu zebrania danych niezbędnych do nawiązania i realizacji stosunku pracy. Zakres pytań jest ściśle ograniczony przez art. 22¹ Kodeksu pracy i przepisy RODO — pracodawca nie może żądać informacji wykraczających poza katalog ustawowy. Nasz szablon jest zgodny z aktualnymi wymogami prawnymi i chroni zarówno pracodawcę, jak i pracownika przed naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.
| IMIĘ (IMIONA) | Jan Andrzej |
| NAZWISKO | Kowalski |
| IMIĘ OJCA | Stanisław |
| IMIĘ MATKI | Maria |
| DATA URODZENIA | 1 stycznia 1990 r. |
| PESEL | 90010112345 |
| OBYWATELSTWO | polskie |
| NR DOWODU OSOBISTEGO | ABC 123456 |
| ADRES ZAMELDOWANIA | ul. Kwiatowa 5/3, 02-500 Warszawa |
| ADRES DO KORESPONDENCJI | Taki sam jak adres zameldowania |
| TELEFON KONTAKTOWY | +48 601 234 567 |
| ADRES E-MAIL | jan.kowalski@email.pl |
| NAZWA UCZELNI / SZKOŁY | Politechnika Warszawska |
| KIERUNEK / SPECJALNOŚĆ | Informatyka, specjalność: inżynieria oprogramowania |
| ROK UKOŃCZENIA | 2014 |
| TYTUŁ / STOPIEŃ NAUKOWY | magister inżynier |
| PRACODAWCA 1 | ABC Software Sp. z o.o. |
| STANOWISKO | Starszy programista |
| OKRES ZATRUDNIENIA | 01.2019–03.2026 |
| PRACODAWCA 2 | XYZ Consulting S.A. |
| STANOWISKO | Programista |
| OKRES ZATRUDNIENIA | 06.2015–12.2018 |
| DZIECI (IMIĘ, DATA UR.) — ART. 188 KP | Anna Kowalska, ur. 15.03.2018 Tomasz Kowalski, ur. 22.07.2020 |
| STOSUNEK DO SŁUŻBY WOJSKOWEJ | Rezerwa |
| NUMER RACHUNKU BANKOWEGO | PL 61 1090 1014 0000 0712 1981 2874 |
| OSOBA DO KONTAKTU W RAZIE WYPADKU | Maria Kowalska, tel. +48 602 345 678, żona |
Administratorem danych osobowych jest Jan Andrzej. Dane osobowe przetwarzane są w celu zawarcia i realizacji umowy o pracę (art. 221 KP), na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (obowiązek prawny) oraz art. 6 ust. 1 lit. b) RODO (wykonanie umowy). Podanie danych wymaganych przez Kodeks pracy jest obowiązkowe; podanie pozostałych danych jest dobrowolne. Dane będą przechowywane przez okres 10 lat od ustania stosunku pracy (art. 94 pkt 9b KP w zw. z Rozp. MRPiPS z dnia 10.12.2018 r.). Pracownikowi przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia oraz wniesienia skargi do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Oświadczenie pracownika: Oświadczam, że dane podane w niniejszym kwestionariuszu są zgodne z prawdą. Jestem świadomy/świadoma odpowiedzialności karnej za podanie nieprawdziwych informacji (art. 233 KK).
Czym jest kwestionariusz osobowy pracownika?
Kwestionariusz osobowy pracownika (lub kandydata do pracy) to standardowy formularz zbierający dane osobowe niezbędne do zatrudnienia. Jego treść jest regulowana art. 22¹ Kodeksu pracy, który wskazuje, jakie informacje pracodawca może — a jakich nie może — pozyskiwać od osoby ubiegającej się o pracę lub już zatrudnionego pracownika. Dokument ten stanowi podstawę do prawidłowego zgłoszenia pracownika do ZUS, naliczenia wynagrodzenia, prowadzenia akt osobowych i wywiązania się z pozostałych obowiązków pracodawcy.
RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679) nakłada na pracodawcę jako administratora danych obowiązek przetwarzania danych osobowych pracowników wyłącznie na podstawie odpowiedniej przesłanki prawnej. Dla danych zbieranych na etapie rekrutacji podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do zawarcia umowy) i art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na administratorze). Pracodawca musi jednocześnie przekazać kandydatowi lub pracownikowi klauzulę informacyjną wymaganą przez art. 13 RODO.
Kwestionariusz osobowy pracownika różni się od kwestionariusza kandydata do pracy zakresem zbieranych informacji. Od kandydata pracodawca może żądać jedynie danych wymienionych w art. 22¹ § 1 KP (m.in. imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia). Po nawiązaniu stosunku pracy zakres danych poszerza się o informacje niezbędne do realizacji uprawnień wynikających ze stosunku pracy, takich jak numer PESEL, adres zamieszkania, dane do ubezpieczenia społecznego czy numer rachunku bankowego.
Co zawiera ten szablon
Nasz kwestionariusz osobowy obejmuje wszystkie dane, które pracodawca może pozyskać zgodnie z art. 22¹ KP i RODO, z wyraźnym zaznaczeniem pól obowiązkowych i dobrowolnych:
Dane identyfikacyjne
Imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, numer PESEL — dane niezbędne do identyfikacji pracownika i wywiązania się z obowiązków wobec ZUS i US.
Adres zamieszkania i korespondencji
Adres stałego zamieszkania oraz adres do korespondencji (jeśli inny), niezbędny do doręczania pism i dokumentów pracowniczych, w tym świadectwa pracy.
Dane kontaktowe
Numer telefonu i adres e-mail pracownika, zbierane jako dane kontaktowe — podanie tych danych jest dobrowolne, ale ułatwia komunikację pracodawcy z pracownikiem.
Wykształcenie i kwalifikacje
Informacje o poziomie wykształcenia (tytuł naukowy, kierunek, nazwa uczelni), posiadanych certyfikatach i kwalifikacjach zawodowych — dane pozwalające zweryfikować spełnienie wymogów stanowiska.
Przebieg zatrudnienia
Historia zatrudnienia: nazwy poprzednich pracodawców, zajmowane stanowiska, okresy zatrudnienia — dane niezbędne do ustalenia stażu pracy i wymiaru urlopu wypoczynkowego.
Numer rachunku bankowego
Numer konta bankowego do wypłaty wynagrodzenia — zbierany po nawiązaniu stosunku pracy, niezbędny do realizacji obowiązku terminowej wypłaty wynagrodzenia (art. 85 KP).
Dane do ubezpieczenia społecznego
Informacje niezbędne do zgłoszenia pracownika do ZUS: dane członków rodziny zgłaszanych do ubezpieczenia zdrowotnego, stopień niepełnosprawności (jeśli dotyczy), informacja o innych tytułach ubezpieczenia.
Dane podatkowe
Numer NIP, urząd skarbowy właściwy dla pracownika, informacja o korzystaniu z ulg podatkowych (np. ulga dla młodych do 26 lat) niezbędne do prawidłowego naliczenia i rozliczenia podatku PIT.
Uprawnienia do urlopu
Informacja o poprzednim zatrudnieniu w roku kalendarzowym (do ustalenia wymiaru urlopu za dany rok) oraz o urlopie wykorzystanym u poprzedniego pracodawcy.
Osoba do kontaktu w nagłych przypadkach
Imię, nazwisko i numer telefonu osoby wskazanej przez pracownika do kontaktu w sytuacjach nagłych — dane zbierane wyłącznie za zgodą pracownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Klauzula RODO i zgody
Sekcja z pouczeniem o prawach pracownika jako osoby, której dane dotyczą (art. 13 RODO): prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i wniesienia skargi do UODO.
Podpis i data
Własnoręczny podpis pracownika/kandydata potwierdzający prawdziwość i kompletność podanych danych oraz znajomość klauzuli informacyjnej RODO — z datą wypełnienia kwestionariusza.
Jak stworzyć kwestionariusz osobowy pracownika
Przygotowanie prawidłowego kwestionariusza osobowego wymaga uwzględnienia zarówno przepisów Kodeksu pracy, jak i RODO. Oto kolejne kroki:
- 1
Określ, czy formularz dotyczy kandydata czy pracownika
Zakres danych, które można zebrać, różni się na etapie rekrutacji i po nawiązaniu stosunku pracy. Od kandydata żąda się jedynie danych z art. 22¹ § 1 KP — nie wolno pytać o PESEL, numer rachunku bankowego ani dane rodziny. Te informacje zbiera się dopiero po podpisaniu umowy o pracę. Nasz szablon zawiera dwa warianty: formularz dla kandydata i formularz dla nowo zatrudnionego pracownika.
- 2
Uzupełnij dane pracodawcy jako administratora danych
Wstaw pełne dane pracodawcy: nazwę firmy, adres, NIP i dane kontaktowe. Jako administrator danych osobowych, pracodawca musi wskazać w klauzuli informacyjnej RODO swoje dane kontaktowe, cel i podstawę przetwarzania danych, okres ich przechowywania oraz prawa przysługujące pracownikowi. Brak klauzuli informacyjnej naraża pracodawcę na odpowiedzialność administracyjną przed Urzędem Ochrony Danych Osobowych.
- 3
Zweryfikuj, których danych nie możesz żądać
Pracodawca NIE może żądać od kandydata lub pracownika: informacji o wyznaniu religijnym, poglądach politycznych, przynależności do organizacji związkowych, danych o ciąży (poza wyjątkami wynikającymi z przepisów szczególnych), informacji o karalności (poza stanowiskami, gdzie przepisy wyraźnie to dopuszczają) oraz danych genetycznych. Zebranie takich danych bez podstawy prawnej narusza RODO i KP — grozi grzywną i odpowiedzialnością administracyjną.
- 4
Wydrukuj formularz i wręcz pracownikowi
Kwestionariusz osobowy wypełnia samodzielnie kandydat lub pracownik — nie pracodawca w jego imieniu. Wręcz pracownikowi pusty formularz z instrukcją wypełnienia. Zapewnij możliwość spokojnego wypełnienia dokumentu. Po zwrocie sprawdź kompletność danych i poproś o uzupełnienie brakujących pozycji. Pracownik potwierdza własnoręcznym podpisem prawdziwość podanych informacji.
- 5
Przechowaj kwestionariusz w aktach osobowych
Wypełniony kwestionariusz osobowy przechowuj w części A akt osobowych pracownika (dokumenty związane z ubieganiem się o pracę) lub w części B (dokumenty dotyczące nawiązanego stosunku pracy). Akta osobowe prowadź przez cały okres zatrudnienia, a po jego zakończeniu przez 10 lub 50 lat zależnie od daty zatrudnienia pracownika. Pamiętaj o zapewnieniu odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych osobowych — ograniczony dostęp, zamknięte szafy lub szyfrowanie w przypadku wersji elektronicznej.
Aspekty prawne w Polsce
Zbieranie danych osobowych kandydatów i pracowników to obszar szczególnie regulowany — zarówno przez Kodeks pracy, jak i RODO. Poniżej omawiamy najważniejsze kwestie:
Niniejszy szablon ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku skomplikowanych sytuacji lub wątpliwości co do obowiązujących przepisów skonsultuj się z radcą prawnym lub adwokatem.
Zweryfikowano przez prawników. Treść tej strony i klauzule szablonu zostały sprawdzone przez prawników praktykujących w Polsce pod kątem poprawności i solidności prawnej w typowych sytuacjach.
Katalog danych z art. 22¹ KP — co wolno zbierać
Art. 22¹ KP tworzy zamknięty katalog danych, których pracodawca może żądać od kandydata do pracy: imię i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia — ale tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Od pracownika pracodawca może dodatkowo żądać podania: adresu zamieszkania, numeru PESEL, danych innych osób do zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, a także informacji niezbędnych do ustalenia uprawnień pracowniczych i zaliczek PIT. Zbiór tych danych wyczerpuje katalog danych, które pracodawca może pozyskiwać bez dodatkowej podstawy prawnej.
RODO a przetwarzanie danych kandydatów i pracowników
RODO nie wyłącza stosowania Kodeksu pracy — oba akty prawne obowiązują równocześnie i wzajemnie się uzupełniają. Podstawą przetwarzania danych kandydata podczas rekrutacji jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy) i lit. c (obowiązek prawny). Przetwarzanie danych ponad ustawowy katalog z art. 22¹ KP wymaga wyraźnej, dobrowolnej zgody kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) — z zaznaczeniem, że odmowa zgody nie może powodować negatywnych konsekwencji rekrutacyjnych. Pracodawca musi przekazać klauzulę informacyjną z art. 13 RODO najpóźniej przy zbieraniu danych.
Dane zakazane — czego NIE można pytać
Polskie prawo zabrania pracodawcy pozyskiwania od kandydatów i pracowników danych dotyczących: wyznania religijnego i przekonań światopoglądowych, przynależności do partii politycznych lub organizacji związkowych (chyba że jest to uzasadnione charakterem stanowiska), stanu cywilnego i planów rodzinnych, ciąży (z wyjątkiem stanowisk, na których prawo zabrania zatrudnienia kobiet w ciąży), karalności (z wyjątkiem stanowisk, gdzie przepisy szczególne to dopuszczają, np. praca z dziećmi), orientacji seksualnej i danych genetycznych. Zebranie takich danych narusza art. 22¹ KP i RODO — może skutkować sankcją UODO do 20 mln EUR lub 4% rocznego obrotu.
Przechowywanie akt osobowych i bezpieczeństwo danych
Pracodawca jest zobowiązany przechowywać akta osobowe pracowników przez okres zatrudnienia i po jego ustaniu: 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu (dla pracowników zgłoszonych do ZUS po 31 grudnia 2018 r.) lub 50 lat (dla pracowników zgłoszonych wcześniej). Pracodawca musi zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych: ograniczony dostęp, zabezpieczenie pomieszczeń, szyfrowanie nośników elektronicznych. Naruszenie bezpieczeństwa danych należy zgłosić do UODO w ciągu 72 godzin od wykrycia (art. 33 RODO).
Najczęściej zadawane pytania
Gotowy, aby zebrać dane pracownika zgodnie z prawem?
Wypełnij formularz i pobierz profesjonalny, prawnie solidny dokument w kilka minut. Darmowy, bez rejestracji dla wersji podstawowej.
Free · Instant PDF · No account required