Darmowy szablon informacji o warunkach zatrudnienia
Informacja o warunkach zatrudnienia to dokument obowiązkowy, który pracodawca musi przekazać każdemu pracownikowi w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy — niezależnie od tego, czy zawarto odrębną umowę o pracę. Nowelizacja Kodeksu pracy z 2023 roku, implementująca unijną dyrektywę 2019/1152, rozszerzyła zakres wymaganych informacji o nowe elementy dotyczące organizacji pracy, szkoleń i ubezpieczeń społecznych. Nasz szablon uwzględnia wszystkie aktualne wymogi prawne i pozwala przygotować kompletny dokument w kilka minut.
| NAZWA PRACODAWCY | ABC Logistics Sp. z o.o. |
| NIP | 5261234567 |
| REGON / KRS | 0000789012 (KRS) |
| ADRES SIEDZIBY | ul. Fabryczna 12/3, 00-446 Warszawa |
| REPREZENTOWANY PRZEZ | Marek Wiśniewski – Prezes Zarządu |
| IMIĘ I NAZWISKO | Anna Kowalska |
| PESEL | 85030512345 |
| NR DOWODU OSOBISTEGO | CBA 654321 |
| STANOWISKO PRACY | Specjalista ds. logistyki |
| MIEJSCE WYKONYWANIA PRACY | Siedziba firmy, ul. Fabryczna 12, 00-446 Warszawa oraz teren magazynów przy ul. Przemysłowej 8, Warszawa |
| DOBOWA NORMA CZASU PRACY | 8 godzin (art. 129 § 1 KP) |
| TYGODNIOWA NORMA CZASU PRACY | 40 godzin przeciętnie w 5-dniowym tygodniu pracy (art. 129 § 1 KP) |
| PRACA W GODZINACH NADLICZBOWYCH | Praca w godzinach nadliczbowych dopuszczalna wyłącznie na pisemne polecenie bezpośredniego przełożonego. Limit: 150 godzin rocznie. Rekompensata: dodatek pieniężny lub czas wolny na wniosek pracownika. |
| PRZERWY W PRACY | Przerwa 15 minut przy dobowym wymiarze co najmniej 6 godzin (art. 134 KP), wliczana do czasu pracy. |
| PORA NOCNA | 22:00–6:00 (art. 1517 KP) |
| WYNAGRODZENIE ZASADNICZE BRUTTO | 8 500 PLN miesięcznie |
| DODATKOWE SKŁADNIKI WYNAGRODZENIA | Premia regulaminowa do 15% wynagrodzenia zasadniczego; dodatek funkcyjny 400 PLN miesięcznie |
| TERMIN I FORMA WYPŁATY | Do 10 dnia miesiąca następnego za miesiąc przepracowany, przelewem bankowym (art. 86 KP). |
| WYMIAR URLOPU | Pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 dni (do 10 lat stażu) lub 26 dni (powyżej 10 lat stażu), zgodnie z art. 154 KP. |
| DODATKOWE USTALENIA | Plan urlopów ustalany jest do 31 grudnia poprzedniego roku kalendarzowego w porozumieniu z pracownikami. Urlop zaległy należy wykorzystać do 30 września następnego roku. Urlop na żądanie: 4 dni w roku. |
| URLOP NA ŻĄDANIE | 4 dni rocznie, na żądanie pracownika (art. 167² KP). |
| PRZY STAŻU PRACY PONIŻEJ 6 MIESIĘCY | 2 tygodnie |
| PRZY STAŻU PRACY CO NAJMNIEJ 6 MIESIĘCY | 1 miesiąc |
| PRZY STAŻU PRACY CO NAJMNIEJ 3 LATA | 3 miesiące |
| UWAGA | Za staż pracy u pracodawcy liczy się łączny okres zatrudnienia u tego pracodawcy. Zakaz wypowiedzenia podczas usprawiedliwionej nieobecności – art. 41 KP. |
| UKŁAD ZBIOROWY PRACY | Nie dotyczy — pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy. |
| REGULAMIN PRACY | Regulamin Pracy obowiązujący u Pracodawcy, dostępny do wglądu w dziale kadr. |
| REGULAMIN WYNAGRADZANIA | Regulamin Wynagradzania obowiązujący u Pracodawcy, dostępny do wglądu w dziale kadr. |
| ZASADY SZKOLEŃ | Szkolenia stanowiskowe BHP, szkolenia z obsługi systemów WMS i TMS, kursy językowe (język angielski) dofinansowane do 50% kosztów. |
| ZAKŁADOWY FUNDUSZ ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH | Dofinansowanie wypoczynku (wczasy pod gruszą), zapomogi losowe, świadczenia świąteczne, dofinansowanie zajęć sportowych (karta Multisport). |
| USPRAWIEDLIWIANIE NIEOBECNOŚCI | Zgodnie z Rozporządzeniem MPiPS z dnia 15 maja 1996 r. Pracownik zawiadamia pracodawcę o przyczynie nieobecności niezwłocznie, nie później niż w 2. dniu nieobecności, telefonicznie lub drogą e-mail na adres kadry@abclogistics.pl. Zaświadczenie lekarskie (e-ZLA) jest automatycznie przekazywane do pracodawcy przez ZUS. |
| DODATKOWE INFORMACJE | Pracownikowi przysługuje prywatna opieka medyczna w ramach pakietu Medicover (pakiet Standard) oraz ubezpieczenie grupowe na życie (PZU). Pracodawca zapewnia miejsce parkingowe na terenie firmy. |
Czym jest informacja o warunkach zatrudnienia?
Informacja o warunkach zatrudnienia (zwana również informacją z art. 29² KP) to pisemny dokument, który pracodawca jest zobowiązany przekazać pracownikowi niezależnie od treści zawartej umowy o pracę. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z art. 29 § 3 Kodeksu pracy i dotyczy wszystkich pracowników objętych polskim prawem pracy, bez wyjątku. Dokument ten pełni funkcję informacyjną — ma zapewnić, że pracownik zna swoje podstawowe prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy.
Termin przekazania informacji wynosi 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Jest to termin bezwzględny — jego niedotrzymanie stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny do 30 000 zł (art. 281 KP). Informacja może być przekazana w formie papierowej lub elektronicznej, przy czym forma elektroniczna jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy pracownik ma dostęp do odpowiednich narzędzi i może zapisać dokument na trwałym nośniku.
Nowelizacja Kodeksu pracy z kwietnia 2023 roku znacząco rozszerzyła zakres obowiązkowych informacji. Pracodawca musi teraz wskazać m.in.: dobową i tygodniową normę czasu pracy, przysługujące przerwy w pracy, zasady pracy w godzinach nadliczbowych, wymiar przysługującego urlopu wypoczynkowego, długość okresu wypowiedzenia, wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia, a także informacje o instytucji ubezpieczenia społecznego, do której pracodawca odprowadza składki na ubezpieczenia pracownika.
Co zawiera ten szablon
Nasz szablon informacji o warunkach zatrudnienia obejmuje wszystkie elementy wymagane przez znowelizowany art. 29 § 3 KP i dyrektywę UE 2019/1152:
Dane identyfikacyjne stron
Pełne dane pracodawcy (nazwa, adres, NIP) oraz pracownika (imię, nazwisko, stanowisko), umożliwiające jednoznaczną identyfikację stosunku pracy.
Miejsce i czas pracy
Określenie dobowej i tygodniowej normy czasu pracy zgodnie z art. 129 KP, systemu czasu pracy, godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz dni pracy.
Wynagrodzenie i składniki płacy
Wskazanie wynagrodzenia zasadniczego, dodatków, premii i innych składników wynagrodzenia, terminu i formy wypłaty zgodnie z art. 85 KP.
Wymiar urlopu wypoczynkowego
Informacja o przysługującym wymiarze urlopu (20 lub 26 dni według art. 154 KP) oraz zasadach jego udzielania.
Okres wypowiedzenia
Wskazanie długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę zgodnie z art. 36 KP, uzależnionego od stażu pracy u danego pracodawcy.
Praca w godzinach nadliczbowych
Informacje o zasadach zlecania i rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych, w tym o limitach rocznych (150 h art. 151² KP) i formach rekompensaty.
Przerwy w pracy
Wskazanie przysługujących przerw w pracy: przerwa co najmniej 15-minutowa przy dobowym wymiarze pracy powyżej 6 godzin (art. 134 KP) i inne.
Szkolenia pracownicze
Informacja o prawie do szkoleń finansowanych przez pracodawcę, jeśli pracodawca takie zapewnia, zgodnie z wymogami dyrektywy UE 2019/1152.
Instytucja ubezpieczenia społecznego
Wskazanie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) jako instytucji, do której pracodawca odprowadza składki emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe.
Układ zbiorowy i regulaminy
Informacja o obowiązującym układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy i regulaminie wynagradzania, jeśli są stosowane u pracodawcy.
Możliwość delegowania za granicę
W przypadku pracy za granicą — informacje o kraju delegowania, czasie trwania, walucie wynagrodzenia i świadczeniach dodatkowych wymagane przez dyrektywę.
Podpisy i potwierdzenie odbioru
Sekcja z podpisem pracodawcy lub upoważnionej osoby oraz potwierdzeniem odbioru przez pracownika z datą, co stanowi dowód spełnienia obowiązku informacyjnego.
Jak stworzyć informację o warunkach zatrudnienia
Przygotowanie kompletnej informacji o warunkach zatrudnienia wymaga zebrania danych o konkretnym stosunku pracy. Poniżej opisujemy poszczególne etapy:
- 1
Zgromadź podstawowe dane pracownika i pracodawcy
Przygotuj dane identyfikacyjne obu stron: pełną nazwę i adres pracodawcy, numer NIP, a także imię, nazwisko i adres zamieszkania pracownika. Sprawdź, jakie stanowisko zajmuje pracownik i od kiedy obowiązuje stosunek pracy. Masz 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy na przekazanie informacji — nie zwlekaj z jej przygotowaniem.
- 2
Określ warunki czasu pracy i wynagrodzenia
Wskaż system czasu pracy (podstawowy, równoważny, zadaniowy itp.), dobową i tygodniową normę czasu pracy, dni robocze i godziny pracy. Podaj wynagrodzenie zasadnicze i wszystkie dodatkowe składniki płacy. Pamiętaj, że wynagrodzenie nie może być niższe od aktualnego minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie Ustawy o minimalnym wynagrodzeniu.
- 3
Uzupełnij informacje o urlopie i wypowiedzeniu
Określ wymiar urlopu wypoczynkowego: 20 dni dla pracowników z mniej niż 10-letnim stażem pracy lub 26 dni dla pozostałych (art. 154 KP). Wskaż długość okresu wypowiedzenia zgodnie z art. 36 KP: 2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące w zależności od stażu. Jeśli pracownik korzysta z urlopu na żądanie (art. 167¹ KP), zaznacz tę informację.
- 4
Dodaj informacje o ubezpieczeniu i regulaminach
Podaj pełną nazwę instytucji ubezpieczenia społecznego — w Polsce jest to Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Wskaż, czy u pracodawcy obowiązuje układ zbiorowy pracy, regulamin pracy lub regulamin wynagradzania — pracownik powinien wiedzieć, gdzie może zapoznać się z tymi dokumentami. Jeśli pracodawca finansuje szkolenia, opisz tę możliwość.
- 5
Przekaż dokument pracownikowi i uzyskaj potwierdzenie odbioru
Wydrukuj dokument w dwóch egzemplarzach lub przekaż w formie elektronicznej, jeśli pracownik ma dostęp do urządzenia pozwalającego zapisać plik. Poproś pracownika o podpisanie potwierdzenia odbioru z datą — zachowaj jeden egzemplarz w aktach osobowych pracownika (część B). Przechowuj dokumentację przez cały okres zatrudnienia i 10 lat po jego ustaniu.
Aspekty prawne w Polsce
Obowiązek informacyjny z art. 29² KP ma charakter bezwzględny i dotyczy każdego pracodawcy, niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników. Poniżej omawiamy kluczowe kwestie prawne:
Niniejszy szablon ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku skomplikowanych sytuacji lub wątpliwości co do obowiązujących przepisów skonsultuj się z radcą prawnym lub adwokatem.
Zweryfikowano przez prawników. Treść tej strony i klauzule szablonu zostały sprawdzone przez prawników praktykujących w Polsce pod kątem poprawności i solidności prawnej w typowych sytuacjach.
Nowelizacja KP 2023 — nowe obowiązki pracodawcy
Ustawa z 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy — Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw implementowała do polskiego prawa dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady 2019/1152 z 20 czerwca 2019 r. Nowelizacja weszła w życie 26 kwietnia 2023 r. i znacząco rozszerzyła zakres informacji przekazywanych pracownikom. Pracodawcy musieli dostosować swoje dotychczasowe wzory informacji do nowych wymogów najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od wejścia w życie przepisów. Nowe przepisy dotyczą zarówno nowych pracowników, jak i pracowników już zatrudnionych — ci ostatni mogli żądać aktualizacji informacji.
Termin i forma przekazania informacji
Zgodnie z art. 29 § 3 KP pracodawca jest obowiązany poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia do pracy. Informacja może być przekazana w formie papierowej lub — za zgodą pracownika — w formie elektronicznej, pod warunkiem że pracownik ma dostęp do narzędzi elektronicznych w ramach pracy i może zapisać dokument. Forma elektroniczna nie zwalnia z obowiązku uzyskania potwierdzenia odbioru. Informacja o warunkach zatrudnienia jest dokumentem odrębnym od umowy o pracę — fakt przekazania umowy nie spełnia obowiązku informacyjnego.
Sankcje za niedopełnienie obowiązku
Nieprzekazanie informacji o warunkach zatrudnienia w terminie lub przekazanie informacji niepełnej stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika w rozumieniu art. 281 KP. Za takie naruszenie Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć karę grzywny w wysokości od 1 000 do 30 000 zł. Inspektor pracy ma prawo nakazać pracodawcy natychmiastowe uzupełnienie lub przekazanie brakującej informacji. W przypadku rażącego naruszenia obowiązku, powtarzającego się lub dotyczącego wielu pracowników, organ może skierować wniosek o ukaranie do sądu.
Aktualizacja informacji w trakcie zatrudnienia
Pracodawca ma obowiązek aktualizować informację o warunkach zatrudnienia niezwłocznie — nie później niż w dniu wejścia w życie zmiany — gdy zmienią się warunki zatrudnienia objęte informacją. Dotyczy to m.in. zmian wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy, stanowiska pracy czy długości okresu wypowiedzenia. Pracownik może w każdym czasie żądać udzielenia mu na piśmie informacji o zmienionych warunkach zatrudnienia. Warto przechowywać wszystkie wersje informacji w aktach osobowych pracownika jako dowód spełnienia obowiązków ustawowych.
Najczęściej zadawane pytania
Gotowy, aby spełnić obowiązek informacyjny wobec pracownika?
Wypełnij formularz i pobierz profesjonalny, prawnie solidny dokument w kilka minut. Darmowy, bez rejestracji dla wersji podstawowej.
Free · Instant PDF · No account required