Gratis sjabloon Werkgeversverklaring
Een professionele werkgeversverklaring conform de Nederlandse vereisten van hypotheekverstrekkers, verhuurders en andere institutionele partijen. Bevestig dienstverband, salaris en contract conform Boek 7 BW en download direct als PDF.
Geboortedatum: 5 september 1985
Functie: Senior Manager
In dienst per: 1 september 2018
Bruto maandsalaris: EUR 6200
Vakantiegeld: 8% per jaar
Vaste toeslagen: Auto van de zaak (EUR 450/maand bijtelling)
Wat is een werkgeversverklaring?
Een werkgeversverklaring is een schriftelijke verklaring van een werkgever aan een derde partij — doorgaans een bank, hypotheekverstrekker, verhuurder of overheidsinstantie — waarin de werkgever de arbeidsrechtelijke positie van een werknemer bevestigt: het bestaan van het dienstverband, de aard van het contract (bepaalde of onbepaalde tijd), de startdatum, de functie, de proeftijdstatus en het salaris. De werkgeversverklaring is een informatiedocument; de inhoud is een door de werkgever afgelegd getuigenverklaring over de feiten van de arbeidsovereenkomst. De werkgever bevestigt met zijn handtekening de juistheid van de verstrekte informatie en aanvaardt daarmee de verantwoordelijkheid voor de gevolgen van onjuiste verklaringen.
De werkgeversverklaring is verplicht bij vrijwel elke hypotheekaanvraag in Nederland. Hypotheekverstrekkers — banken, verzekeraars en gespecialiseerde hypotheekaanbieders — vragen de werkgeversverklaring op grond van de Wet op het financieel toezicht (Wft) en de normen van de Hypotheekcode (NHG) om de financiële draagkracht van de aanvrager te toetsen. Naast de hypotheekaanvraag wordt de werkgeversverklaring ook gevraagd bij het afsluiten van een huurovereenkomst voor woonruimte (verhuurders willen zekerheid over de financiële situatie van de huurder), bij visumaanvragen en inschrijvingen bij overheidsinstanties, en bij aanvragen voor sociale voorzieningen.
De inhoud van de werkgeversverklaring is gestandaardiseerd door de hypotheeksector via het model van de Stichting Waarborgfonds Eigen Woningen (WEW, beheerder van de NHG). Het WEW-model bevat verplichte velden: naam en adres van de werkgever, naam en BSN van de werknemer, dienstverbandgegevens (start datum, aard van het contract), bruto jaarsalaris inclusief vakantietoeslag en eventuele toeslagen, de verklaring over de proeftijdstatus, en de handtekening van een bevoegde vertegenwoordiger van de werkgever. Hypotheekverstrekkers hanteren doorgaans een geldigheidsperiode van drie maanden voor de werkgeversverklaring; vraag altijd op welk model en welke geldigheidsperiode de verstrekker hanteert.
Wat staat er in dit sjabloon
De werkgeversverklaring van Doxuno dekt alle informatie die hypotheekverstrekkers, verhuurders en overheidsinstanties verplicht stellen.
Gegevens werkgever
Naam, adres, KvK-nummer en contactgegevens van het bedrijf dat de verklaring afgeeft.
Gegevens werknemer
Naam, geboortedatum en burgerservicenummer (BSN) van de werknemer over wie de verklaring gaat.
Dienstverbandgegevens
Startdatum van het dienstverband, de aard van het contract (bepaalde of onbepaalde tijd) en de contractduur.
Functie en afdeling
De functietitel van de werknemer en de afdeling of vestiging waar hij of zij werkzaam is.
Contracturen per week
Het overeengekomen aantal arbeidsuren per week conform de arbeidsovereenkomst.
Bruto maandsalaris en jaarsalaris
Het bruto maandsalaris, de vakantietoeslag (8%) en het bruto jaarsalaris inclusief alle emolumenten.
Toeslagen en variabele beloning
Eventuele overwerkvergoeding, ploegentoeslag, bonussen of winstdelingsregelingen.
Proeftijdstatus
Bevestiging of de werknemer zich (nog) in de proeftijd bevindt.
Intentie tot verlenging
Bij tijdelijke contracten: de intentie van de werkgever het contract te verlengen na afloop.
Ontslagbescherming en bijzondere regelingen
Relevante informatie over eventuele ontslagbescherming of bijzondere arbeidsrechtelijke regelingen.
Datum en handtekening werkgever
Datum van afgifte en handtekening van een bevoegde vertegenwoordiger van de werkgever.
Contactpersoon voor verificatie
Naam en contactgegevens van de HR-functionaris of leidinggevende die de verklaring kan bevestigen.
Hoe stelt u een werkgeversverklaring op
Met het Doxuno-sjabloon stelt u in enkele stappen een volledige, actuele werkgeversverklaring op conform de eisen van hypotheekverstrekkers en andere instanties.
- 1
Vul de gegevens van werkgever en werknemer in
Noteer de volledige bedrijfsnaam, het handelsadres, het KvK-nummer en het correspondentieadres van de werkgever. Vul de naam, geboortedatum en het burgerservicenummer (BSN) van de werknemer in. Het BSN is verplicht voor hypotheekverstrekkers die de gegevens verifiëren via de Basisregistratie Personen (BRP). Controleer de spellings van de naam van de werknemer zorgvuldig — afwijkingen kunnen leiden tot vertraging bij de hypotheekbehandeling.
- 2
Voer de dienstverbandgegevens in
Vermeld de exacte startdatum van het dienstverband, de aard van het contract (arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, bepaalde tijd met einddatum, oproepcontract, nulurencontract) en het overeengekomen aantal uren per week. Vermeld bij een tijdelijk contract de einddatum en voeg indien van toepassing een intentie-tot-verlenging toe. Geef aan of de werknemer zich nog in de proeftijd bevindt (art. 7:652 BW: maximaal twee maanden bij contracten langer dan 6 maanden).
- 3
Specificeer het salaris volledig en correct
Vermeld het bruto maandsalaris exclusief vakantietoeslag, de vakantietoeslag (doorgaans 8% van het bruto jaarsalaris conform art. 7:634 BW), het bruto jaarsalaris inclusief vakantietoeslag en eventuele structurele toeslagen (ploegentoeslag, onregelmatigheidstoeslag). Variabele beloningscomponenten (bonus, winstdeling) dienen afzonderlijk te worden vermeld met vermelding of en hoe ze worden meegerekend. Hypotheekverstrekkers hanteren voor variabele beloningen doorgaans een gemiddelde over drie jaar.
- 4
Voeg intentie tot verlenging toe bij tijdelijke contracten
Als de werknemer een tijdelijk contract heeft, is de intentie van de werkgever om het contract te verlengen een belangrijk element voor hypotheekverstrekkers. Leg vast of de werkgever de intentie heeft het contract te verlengen na afloop, en zo ja, voor hoe lang. Let op: een intentie is geen toezegging en de werkgever is juridisch niet gebonden. Sommige hypotheekverstrekkers accepteren tijdelijke contracten alleen als er een aanbod voor een vaste aanstelling is; controleer de eisen van de betreffende verstrekker.
- 5
Laat een bevoegde vertegenwoordiger tekenen en download
De werkgeversverklaring dient te worden ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger van de werkgever: een HR-directeur, de directeur of een door de directeur gemachtigde medewerker. Vermeld de naam en functie van de ondertekenaar en de datum van ondertekening. Gebruik uitsluitend een verklaring die niet ouder is dan de geldigheidsperiode die de ontvanger (bank, verhuurder) hanteert — doorgaans drie maanden. Download de PDF en lever hem in bij de aanvrager.
Juridische aandachtspunten bij de werkgeversverklaring
Een werkgeversverklaring heeft juridische gevolgen voor zowel de werkgever die de verklaring afgeeft als de werknemer over wie de verklaring gaat.
Dit sjabloon is uitsluitend bedoeld ter informatie en vormt geen juridisch of financieel advies. Raadpleeg een arbeidsrechtadvocaat of HR-adviseur bij complexe arbeidsrechtelijke situaties, nul-uren contracten of bij geschillen over de inhoud van de werkgeversverklaring.
Getoetst door juridische professionals. De inhoud van deze pagina en de clausules in het sjabloon zijn beoordeeld door in Nederland werkzame juristen voor gebruik in standaard werkgever-werknemer-hypotheekverstrekker-relaties.
Aansprakelijkheid werkgever voor onjuiste verklaring
De werkgever die een onjuiste werkgeversverklaring afgeeft, kan aansprakelijk zijn jegens de partij die op de verklaring heeft vertrouwd (hypotheekverstrekker, verhuurder) op grond van artikel 6:162 BW (onrechtmatige daad) als er sprake is van schuld of opzet. Bij frauduleuze verklaringen — waarbij de werkgever bewust onjuiste gegevens verstrekt om de werknemer te helpen een hypotheek te krijgen waarvoor hij eigenlijk niet kwalificeert — kan sprake zijn van hypotheekfraude, wat strafrechtelijk wordt vervolgd. De werknemer die de werkgever verzoekt onjuiste gegevens te verstrekken, kan eveneens strafrechtelijk aansprakelijk zijn voor valsheid in geschrifte (art. 225 Sr).
AVG en de verwerking van BSN in de werkgeversverklaring
Het burgerservicenummer (BSN) is een bijzonder persoonsgegeven dat op grond van artikel 46 UAVG (Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming) alleen mag worden verwerkt als daarvoor een wettelijke basis bestaat of als de betrokkene uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven. Hypotheekverstrekkers zijn op grond van de Wft gerechtigd het BSN te verwerken voor identiteitsverificatie. Werkgevers dienen het BSN van werknemers slechts te vermelden in verklaringen waar dit door de ontvanger verplicht is gesteld — vermeld het BSN niet standaard op alle verklaringen. Leg de verwerking van BSN vast in het verwerkingsregister (art. 30 AVG).
Tijdelijke contracten en NHG-normen
Werknemers met een tijdelijk contract kunnen in aanmerking komen voor een hypotheek met Nationale Hypotheek Garantie (NHG) als de werkgeversverklaring een intentieverklaring bevat dat het tijdelijke contract wordt omgezet naar een vast contract. De NHG-normen (jaarlijks vastgesteld door de Stichting WEW) stellen specifieke eisen aan de opmaak en inhoud van de werkgeversverklaring. Afwijking van het NHG-model kan leiden tot weigering van de NHG-garantie. Controleer altijd de meest recente NHG Voorwaarden en Normen op de website van het WEW voor de actuele vereisten.
Geheimhoudingsplicht en inzagerecht werknemer
De werkgeversverklaring bevat persoonsgegevens van de werknemer, met name het salaris en het BSN. De werkgever dient deze informatie vertrouwelijk te behandelen en alleen te verstrekken aan de partij waarvoor de werknemer de verklaring heeft aangevraagd. Op grond van artikel 15 AVG heeft de werknemer het recht een kopie te ontvangen van alle persoonsgegevens die de werkgever over hem verwerkt, inclusief de afgegeven werkgeversverklaringen. Bewaar de afgegeven verklaringen in het personeelsdossier gedurende de looptijd van de arbeidsrelatie en maximaal twee jaar daarna, consistent met de bewaartermijnen in het privacybeleid van de organisatie.
Veelgestelde vragen
Klaar om uw werkgeversverklaring op te stellen?
Vul de gegevens van uw organisatie en de werknemer in en download in enkele minuten een complete werkgeversverklaring als PDF.
Free · Instant PDF · No account required