Gratis sjabloon VOG-aanvraag Bedrijf
Een professioneel sjabloon voor de aanvraag van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor organisaties en werkgevers conform de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens. Leg het screeningsdoel en de functie-eisen vast en download direct als PDF.
| NAAM ORGANISATIE | Kinderopvang de Bloem B.V. |
| KVK-NUMMER | 12345678 |
| ADRES | Bloemenstraat 5, 3011 BD Rotterdam |
| CONTACTPERSOON | Mw. Pietersen |
| FUNCTIE CONTACTPERSOON | HR-manager |
| E-MAIL CONTACTPERSOON | hr@debloemkinderopvang.nl |
| NAAM MEDEWERKER | Anna de Vries |
| GEBOORTEDATUM | 12 februari 1995 |
| BSN | 987****** |
| FUNCTIE / ROL | Pedagogisch medewerker |
| SCREENINGSPROFIEL | POL020 - Zorg en Welzijn |
| DATUM AANVRAAG | 24 april 2026 |
Wat is een VOG-aanvraag voor bedrijven?
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring van de Dienst Justis (Ministerie van Justitie en Veiligheid) waaruit blijkt dat het justitiële verleden van een persoon geen bezwaar vormt voor de functie waarvoor hij of zij wordt gescreend. Voor organisaties en werkgevers is de VOG-aanvraag voor bedrijven het instrument waarmee zij werknemers, vrijwilligers, stagiairs of zelfstandigen screenen op relevante strafbare feiten. De wettelijke basis voor de VOG is de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg), in het bijzonder de artikelen 28 tot en met 39. Dienst Justis beoordeelt de aanvraag op basis van het screeningsprofiel dat de organisatie opgeeft.
De VOG-aanvraag voor bedrijven werkt als volgt: de organisatie (werkgever, opdrachtgever of instantie) vraagt de VOG aan via het eHerkenning-portaal van Dienst Justis of via de papieren aanvraag bij de gemeente. Bij de aanvraag geeft de organisatie het screeningsdoel op — het doel bepaalt welk screeningsprofiel Justis toepast (financieel, zedelijk, geweld, e.d.). De aanvrager (de medewerker) vult zijn persoonsgegevens in en geeft toestemming voor de screening. Dienst Justis raadpleegt het Justitieel Documentatiesysteem (JDS) en beslist binnen vier weken. De VOG-aanvraag voor bedrijven is niet hetzelfde als de VOG die een individuele burger aanvraagt — de organisatieaanvraag gaat via een zakelijk account.
Veel sectoren hanteren een VOG-verplichting als standaardprocedure bij werving: de kinderopvang is wettelijk verplicht een VOG te verlangen van alle medewerkers (Wet kinderopvang), de zorgsector vraagt VOG's voor zorgprofessionals die werken met kwetsbare patiënten, en de financiële sector screent medewerkers met toegang tot klantgeld. Naast de wettelijke verplichtingen hanteren steeds meer organisaties vrijwillig een VOG-beleid als onderdeel van hun integriteitsbeleid. Het Doxuno-sjabloon helpt werkgevers de aanvraagprocedure te documenteren en de bewaartermijn van VOG-gegevens te regelen conform de AVG.
Wat staat er in dit sjabloon
Het VOG-aanvraagsjabloon voor bedrijven van Doxuno dekt het aanvraagformulier, de procedure en de beleidsregels voor de organisatie.
Organisatiegegevens aanvrager
Naam, KvK-nummer en contactgegevens van de organisatie die de VOG aanvraagt.
Gegevens van de te screenen persoon
Naam, geboortedatum en burgerservicenummer (BSN) van de medewerker of vrijwilliger.
Functieomschrijving
De functie of rol waarvoor de VOG wordt aangevraagd en de bijbehorende verantwoordelijkheden.
Screeningsdoel en -profiel
Het doel van de screening (financieel, zedelijk, geweld, vertrouwensfuncties) conform de Justis-screeningsprofielen.
Toestemmingsverklaring betrokkene
Schriftelijke toestemming van de te screenen persoon voor de VOG-aanvraag conform de AVG.
Verklaring bewaartermijn
Afspraken over hoe lang de organisatie de VOG bewaart en wie er toegang toe heeft.
Beleid bij weigering of intrekking
Procedure als Justis de VOG weigert of als een medewerker bezwaar maakt.
Periodieke herscreening
Of en wanneer de VOG wordt hernieuwd (jaarlijks, bij functiewijziging, bij incidenten).
Vrijwilligers en zzp'ers
Aanvraagprocedure voor vrijwilligers (gratis VOG) en zelfstandige opdrachtnemers.
Sectorspecifieke wettelijke vereisten
Verwijzing naar sectorale wetgeving die VOG-aanvraag verplicht stelt (kinderopvang, zorg, onderwijs).
Verantwoordelijke functionaris
Naam van de HR-functionaris of manager die verantwoordelijk is voor de VOG-procedure.
Archivering en AVG-compliance
Hoe de VOG-documentatie wordt bewaard conform de AVG en het organisatiebeleid.
Hoe vraagt een organisatie een VOG aan
Met het Doxuno-sjabloon documenteert u de VOG-aanvraagprocedure en bewaart u de vereiste gegevens conform de Wjsg en de AVG.
- 1
Stel het screeningsdoel en -profiel vast
Bepaal voor welke functie de VOG wordt aangevraagd en welk screeningsprofiel van toepassing is. Dienst Justis hanteert verschillende screeningsprofielen: financieel (toegang tot geld of goederen), zedelijk (werken met minderjarigen of kwetsbare personen), geweld, informatietechnologie en leidinggevend of toezichthoudend. Kies het profiel dat aansluit bij de risico's van de functie en documenteer de keuze in het aanvraagformulier.
- 2
Vraag toestemming aan de betrokkene
De te screenen persoon dient schriftelijk toestemming te geven voor de VOG-aanvraag. Leg dit vast in het sjabloon. Informeer de betrokkene conform de AVG (art. 13 of 14 AVG) over het doel van de verwerking (VOG-screening), de grondslag (toestemming of gerechtvaardigd belang) en de bewaartermijn van de VOG-gegevens. Bewaar de toestemmingsverklaring in het personeelsdossier.
- 3
Dien de aanvraag in via eHerkenning of gemeente
Organisaties met een eHerkenning-account (niveau 2+) kunnen de VOG digitaal aanvragen via het portaal van Dienst Justis. De digitale aanvraag heeft als voordeel dat Justis de uitslag direct naar de aanvrager stuurt en de doorlooptijd doorgaans korter is (4 weken bij digitaal, tot 8 weken bij papier). Organisaties zonder eHerkenning kunnen een papieren aanvraag indienen bij de gemeente. Stichtingen en non-profits die vrijwilligers screenen kunnen gebruik maken van de gratis VOG voor vrijwilligers via Justis.
- 4
Verwerk de uitslag en documenteer het beleid
Bij een positieve uitslag (geen bezwaar) bewaart de organisatie de VOG in het personeelsdossier. Leg de bewaartermijn vast: Justis adviseert de VOG te bewaren gedurende de looptijd van de arbeidsrelatie en maximaal twee jaar daarna. Stel vast welke functionarissen toegang hebben tot de VOG-gegevens. Leg in het personeelsbeleid vast wat er gebeurt bij een negatieve uitslag: is de functie nog beschikbaar? Wordt de kandidaat in de gelegenheid gesteld bezwaar te maken bij Justis?
- 5
Stel een periodiek herscreeningsbeleid in en download
Bepaal of de VOG periodiek wordt vernieuwd (bijv. jaarlijks voor functies met hoog risico, of bij functiewijziging). In sommige sectoren is periodieke herscreening wettelijk verplicht. Documenteer het beleid in het HR-handboek en zorg dat het consistent wordt toegepast op alle medewerkers, vrijwilligers en zzp'ers die relevant zijn voor de screening. Download het sjabloon als PDF voor het personeelsdossier.
Juridische aandachtspunten bij VOG-aanvragen
VOG-screening raakt aan meerdere rechtsgebieden: privacy, arbeidsrecht en sectorale wetgeving. Een deugdelijk beleid voorkomt geschillen.
Dit sjabloon is uitsluitend bedoeld ter informatie en vormt geen juridisch advies. Raadpleeg een arbeidsrechtadvocaat of privacyspecialist bij geschillen over het niet verlenen van een VOG of bij sectorale verplichtingen.
Getoetst door juridische professionals. De inhoud van deze pagina is beoordeeld door in Nederland werkzame juristen voor gebruik als procesinstrument bij VOG-aanvragen door werkgevers.
Wettelijke basis: Wjsg en de beoordeling door Justis
De VOG is geregeld in de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg), in het bijzonder de artikelen 28 tot en met 39. Dienst Justis beoordeelt de aanvraag op basis van twee criteria: het subjectieve criterium (de relevantie van de veroordelingen voor de gevraagde functie) en het objectieve criterium (de ernst van de gepleegde strafbare feiten). Het screeningsprofiel dat de aanvragende organisatie opgeeft, bepaalt welke strafbare feiten worden getoetst. Strafbare feiten die zijn opgenomen in het Justitieel Documentatiesysteem (JDS) maar buiten de screeningsperiode vallen of niet relevant zijn voor de functie, worden buiten beschouwing gelaten bij de beoordeling.
AVG en de verwerking van VOG-gegevens
De VOG bevat informatie over het justitiële verleden van een persoon — dit zijn bijzondere persoonsgegevens (strafrechtelijke gegevens, art. 10 AVG juncto art. 33 UAVG). Verwerking van deze gegevens is alleen toegestaan als de organisatie over een wettelijke grondslag beschikt: toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG) of gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). De organisatie dient de verwerking van VOG-gegevens te documenteren in het verwerkingsregister (art. 30 AVG) en betrokkenen te informeren conform artikel 13 of 14 AVG. De bewaartermijn van VOG-gegevens dient proportioneel te zijn aan het verwerkingsdoel.
Weigering van de VOG: rechtsmiddelen en gevolgen voor de arbeidsrelatie
Als Justis een VOG weigert, kan de betrokkene binnen zes weken bezwaar maken bij Justis en vervolgens beroep instellen bij de rechtbank. De weigering van een VOG geeft de werkgever in beginsel de mogelijkheid de arbeidsovereenkomst niet aan te gaan of de werknemer te ontslaan, maar dit is niet automatisch gerechtvaardigd. De werkgever dient te beoordelen of de reden voor weigering daadwerkelijk relevant is voor de uitgeoefende functie. Een ontslag op grond van een geweigerde VOG dient te voldoen aan de ontslagregels van Titel 10 Boek 7 BW; een te verstrekkend ontslag kan worden teruggedraaid door de rechter.
Sectorale verplichtingen tot VOG-screening
In de kinderopvangsector geldt op grond van de Wet kinderopvang een absolute verplichting voor houders van kinderopvangvoorzieningen om een VOG te verlangen van alle medewerkers die met kinderen werken, en om deze te vernieuwen bij de jaarlijkse VOG-controle. In de zorg schrijft de Wet BIG voor dat beroepsbeoefenaren hun geschiktheid moeten kunnen aantonen; een VOG-vereiste kan onderdeel zijn van de aanstellingsprocedure. In het onderwijs verplicht de Wet op het primair onderwijs (WPO) een VOG voor leraren en ander onderwijspersoneel. Organisaties in deze sectoren riskeren sancties (bijv. sluiting door de GGD in de kinderopvang) als zij de VOG-verplichting niet naleven.
Veelgestelde vragen
Klaar om uw VOG-aanvraag voor te bereiden?
Vul de gegevens van uw organisatie en de te screenen medewerker in en download in enkele minuten een complete VOG-aanvraag als PDF.
Free · Instant PDF · No account required