Gratis sjabloon Verzoek Aanpassing Werkplek (thuiswerken)
Een professioneel verzoekformulier voor aanpassing van de arbeidsplaats conform artikel 2a Wet flexibel werken (Wfw). Dien een formeel verzoek in om structureel thuis of elders te werken. Download direct als PDF.
| WERKNEMER | Kevin Smits |
| FUNCTIE | Data-analist |
| AFDELING | Business Intelligence |
| WERKGEVER | Data Solutions N.V. |
| LEIDINGGEVENDE | Mw. van Dijk |
| IN DIENST SINDS | 1 maart 2023 |
| HUIDIGE WERKPLEK | Kantoor Amsterdam (5 dagen per week) |
| GEWENSTE WERKPLEK | Hybride: thuis en kantoor |
| GEWENSTE THUISWERKDAGEN | 3 dagen thuis (ma/di/do), 2 dagen kantoor (wo/vr) |
| GEWENSTE INGANGSDATUM | 1 augustus 2026 |
| DATUM AANVRAAG | 1 juni 2026 |
Het verzoek dient minimaal twee maanden voor de beoogde ingangsdatum schriftelijk te worden ingediend. De werkgever dient uiterlijk één maand voor de gewenste ingangsdatum schriftelijk te beslissen en een eventuele afwijzing te motiveren op grond van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Beslist de werkgever niet tijdig, dan wordt de arbeidsplaats op de door de werknemer gewenste wijze aangepast (art. 3 lid 9 Wfw).
Wat is een verzoek om aanpassing van de werkplek?
Een verzoek om aanpassing van de werkplek is een formeel verzoek van een werknemer aan zijn werkgever om de arbeidsplaats geheel of gedeeltelijk te wijzigen, bijvoorbeeld door structureel thuis of op een andere locatie te werken. Artikel 2a van de Wet flexibel werken (Wfw) geeft werknemers met een dienstverband van ten minste 26 weken het recht een verzoek in te dienen voor aanpassing van de arbeidsplaats. Anders dan bij aanpassing van de arbeidsduur of arbeidstijden is de werkgever bij aanpassing van de arbeidsplaats niet gebonden aan een wettelijke inwilligingsplicht: hij moet het verzoek serieus overwegen en bespreekbaar stellen, maar mag het weigeren op redelijke gronden.
Het recht op aanpassing van de arbeidsplaats is ingevoerd met de Wet flexibel werken in 2022, mede als reactie op de versnelde invoering van thuiswerken na de coronapandemie. De werkgever dient het verzoek schriftelijk en gemotiveerd te overwegen. In de praktijk is een constructief gesprek over de mogelijkheden van thuiswerken of een andere werkplek de aangewezen weg. Werknemers die hun verzoek goed onderbouwen en aansluiten bij de operationele behoeften van de organisatie vergroten de kans op een positief besluit aanzienlijk.
Een verzoek tot aanpassing van de werkplek kan ook worden gecombineerd met een verzoek tot aanpassing van de arbeidsduur of werktijden. Werknemers die een integrale flexibele werkregeling wensen, kunnen meerdere aanpassingen tegelijkertijd aanvragen. De werkgever beslist per aanvraag afzonderlijk. Bij structureel thuiswerken dienen ook afspraken te worden gemaakt over de thuiswerkvergoeding, de arbo-inrichting van de thuiswerkplek en de gegevensbeveiliging, conform de vereisten van de Arbowet en de AVG.
Wat bevat dit sjabloon
Het verzoekformulier voor aanpassing van de werkplek bevat alle onderdelen voor een formele, goed onderbouwde aanvraag conform artikel 2a Wfw.
Gegevens werknemer en werkgever
Naam, functie, afdeling en dienstverbandgegevens
Huidige werkplek
Huidige locatie van de arbeidsplaats conform de arbeidsovereenkomst
Gewenste nieuwe werkplek
Adres of type van de nieuwe gewenste werkplek (thuis, satellietkantoor)
Frequentie
Aantal dagen per week op de nieuwe werkplek
Gewenste ingangsdatum
Datum waarop de nieuwe werkplek ingaat
Toelichting en motivering
Onderbouwing van het verzoek en de persoonlijke of zakelijke reden
Voorgestelde bereikbaarheidsafspraken
Tijdstippen en kanalen voor bereikbaarheid op de nieuwe werkplek
Arbo-inrichting thuiswerkplek
Verklaring dat de thuiswerkplek voldoet aan ergonomische eisen
Gegevensbeveiligingsafspraken
Toezegging tot veilig werken met bedrijfsgegevens conform AVG
Datum van indiening
Datum van indiening; minimaal twee maanden voor ingangsdatum aanbevolen
Handtekening werknemer
Ondertekening als bewijs van formele indiening
Reactieruimte werkgever
Ruimte voor beslissing en motivering van de werkgever
Hoe dient u een verzoek om aanpassing werkplek in
Een goed onderbouwd verzoek vergroot de kans op goedkeuring. Volg deze stappen voor een formele en overtuigende aanvraag.
- 1
Controleer uw recht op aanpassing
Controleer of u ten minste 26 weken bij uw werkgever in dienst bent om gebruik te kunnen maken van het recht op aanpassing van de arbeidsplaats conform artikel 2a Wfw. Controleer ook of uw arbeidsovereenkomst of cao bepalingen bevat over thuiswerken. Sommige cao's hebben aanvullende afspraken over de voorwaarden en procedures voor aanpassing van de werkplek.
- 2
Bereid uw verzoek goed voor
Onderbouw uw verzoek concreet: welke werkplek wenst u, op hoeveel dagen per week en waarom? Laat zien hoe u de bereikbaarheid en samenwerking met collega's borgt op de nieuwe werkplek. Een goed voorbereid verzoek dat inspeelt op de operationele behoeften van de organisatie heeft een grotere kans van slagen dan een verzoek zonder motivering.
- 3
Bespreek het verzoek met uw leidinggevende
Kondig uw verzoek aan in een gesprek met uw leidinggevende vóór de formele indiening. Een informeel vooroverleg geeft u de mogelijkheid eventuele bezwaren van tevoren te inventariseren en aan te pakken. Na het vooroverleg dient u het verzoek formeel schriftelijk in via het verzoekformulier, zodat u een bewijsstuk heeft van de datum van indiening.
- 4
Dien het verzoek tijdig in
Dien het verzoek minimaal twee maanden vóór de gewenste ingangsdatum in. Artikel 2a Wfw schrijft geen strikte indieningstermijn voor bij aanpassing van de arbeidsplaats, maar een tijdige indiening geeft de werkgever de gelegenheid een weloverwogen beslissing te nemen. Bewaar een kopie van het ingediende verzoek en zorg voor een ontvangstbevestiging.
- 5
Sla de beslissing op en maak praktische afspraken
Na goedkeuring maakt u met uw werkgever praktische afspraken over de thuiswerkvergoeding, de beschikbaarheid van apparatuur, de arbo-inrichting van de thuiswerkplek en de gegevensbeveiliging. Leg alle afspraken schriftelijk vast als addendum bij uw arbeidsovereenkomst of als afzonderlijke thuiswerkregeling. Bewaar het schriftelijke akkoord van de werkgever.
Juridische aandachtspunten bij aanpassing van de werkplek
Het recht op aanpassing van de arbeidsplaats kent andere regels dan het recht op aanpassing van de arbeidsduur. Kennis van de verschillen is essentieel.
Dit sjabloon is uitsluitend bedoeld als informatief hulpmiddel en vormt geen juridisch advies. Raadpleeg een arbeidsrechtadvocaat bij een geschil over weigering van uw verzoek of bij complexe situaties zoals thuiswerken vanuit het buitenland.
Getoetst door arbeidsrechtspecialisten. De inhoud van deze pagina en de clausules in het sjabloon zijn beoordeeld door in Nederland werkzame arbeidsrechtjuristen op juistheid en actualiteit.
Recht op aanpassing arbeidsplaats (art. 2a Wfw)
Artikel 2a Wfw geeft werknemers met een dienstverband van ten minste 26 weken het recht een verzoek in te dienen voor aanpassing van de arbeidsplaats. Anders dan bij aanpassing van de arbeidsduur (art. 2 Wfw) kent artikel 2a Wfw geen wettelijke inwilligingsplicht: de werkgever moet het verzoek bespreekbaar stellen en serieus overwegen, maar mag het weigeren op redelijke gronden. De werkgever is niet verplicht de weigering te baseren op zwaarwegende bedrijfsbelangen; een redelijke grond volstaat.
Arbowet-verplichtingen voor de thuiswerkplek
De werkgever is op grond van artikel 3 Arbowet verplicht een arbobeleid te voeren dat ook de thuiswerkplek omvat. Dit betekent dat de thuiswerkplek moet voldoen aan ergonomische eisen (goede stoel, bureau, scherm) en dat de werkgever de thuiswerker moet informeren over arbo-richtlijnen. De thuiswerkplek dient te worden opgenomen in de RI&E van het bedrijf. Bij een arbeidsongeval thuis is de werkgever in beginsel aansprakelijk als hij zijn arbo-verplichtingen niet is nagekomen.
Thuiswerkvergoeding en belastingregels
Werkgevers kunnen een onbelaste thuiswerkvergoeding verstrekken van maximaal 2,35 EUR per thuiswerkdag (belastingvrij bedrag 2024, jaarlijks geïndexeerd op grond van de Wet op de loonbelasting 1964). Op dezelfde dag dat een werknemer thuiswerkt, kan geen reiskostenvergoeding worden uitbetaald. De thuiswerkvergoeding kan worden opgenomen in de vaste beloning of als dagvergoeding worden uitbetaald. Overleg met uw salarisadministrateur over de fiscale verwerking.
AVG en beveiliging van persoonsgegevens bij thuiswerken
Thuiswerken brengt extra risico's mee voor de beveiliging van persoonsgegevens. De werkgever is als verwerkingsverantwoordelijke verplicht passende technische maatregelen te treffen (art. 32 AVG). Werknemers dienen een beveiligde VPN-verbinding te gebruiken, geen gevoelige gegevens op te slaan op privé-apparatuur en schermen te vergrendelen bij afwezigheid. Een datalek door onveilig thuiswerken dient binnen 72 uur te worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 33 AVG). Neem beveiligingsafspraken op in de thuiswerkregeling.
Veelgestelde vragen over het verzoek aanpassing werkplek
Klaar om uw verzoek om aanpassing werkplek in te dienen?
Vul de gegevens in en download direct een professioneel verzoekformulier als PDF, conform artikel 2a Wet flexibel werken.
Free · Instant PDF · No account required