Gratis sjabloon Verlofaanvraag
Een professioneel verlofaanvraagformulier conform artikel 7:634 BW. Geschikt voor vakantieverlof, bijzonder verlof en andere verlofvormen. Vul de gegevens in en download direct als PDF.
| WERKNEMER | Mark de Boer |
| FUNCTIE | Accountmanager |
| AFDELING | Verkoop |
| WERKGEVER | Handels B.V. |
| LEIDINGGEVENDE | Dhr. Visser |
| TYPE VERLOF | Vakantieverlof |
| DATUM VAN | 14 juli 2026 |
| DATUM TOT EN MET | 24 juli 2026 |
| AANTAL WERKDAGEN | 9 dag(en) |
| REDEN | Vakantie Spanje |
| DATUM AANVRAAG | 1 juni 2026 |
De werkgever behoudt het recht om het verlof te weigeren of te wijzigen indien de bedrijfsomstandigheden dit vereisen, mits tijdig gecommuniceerd aan de werknemer.
Wat is een verlofaanvraag?
Een verlofaanvraag is een formeel verzoek van een werknemer aan zijn werkgever om vrij te nemen van werk gedurende een bepaalde periode. In Nederland onderscheidt het arbeidsrecht verschillende verlofvormen: wettelijk vakantieverlof, bovenwettelijk vakantieverlof, bijzonder verlof (zoals huwelijksverlof of rouwverlof) en overige verlofvormen zoals ouderschapsverlof en zorgverlof. De verlofaanvraag is het document waarmee de werknemer zijn verlofwens kenbaar maakt en de werkgever om goedkeuring verzoekt.
Op grond van artikel 7:634 BW heeft iedere werknemer recht op minimaal vier maal de wekelijkse arbeidsduur aan vakantieverlof per jaar (wettelijk minimum). Een fulltime werknemer van 40 uur per week heeft dus recht op minimaal 20 vakantiedagen. De arbeidsovereenkomst of cao kan meer vakantiedagen bieden (bovenwettelijk verlof). Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd (1 juli van het opvolgende jaar), tenzij de werknemer redelijkerwijs niet in staat was vakantie op te nemen. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren na vijf jaar.
De werkgever stelt de tijdstippen van vakantie vast overeenkomstig de wensen van de werknemer, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Op grond van artikel 7:638 BW dient de werkgever binnen twee weken op een verlofverzoek te reageren; doet hij dit niet, dan is de vakantie vastgesteld overeenkomstig het verzoek van de werknemer. De werkgever kan een verlofverzoek weigeren als gewichtige bedrijfsbelangen dit vereisen, maar dient dit tijdig en schriftelijk te motiveren.
Wat bevat dit sjabloon
Het verlofaanvraagformulier bevat alle benodigde gegevens voor een duidelijke en formele verlofaanvraag, conform de wettelijke vereisten van artikel 7:634 en 7:638 BW.
Gegevens werknemer
Naam, personeelsnummer, functie en afdeling
Type verlof
Vakantieverlof, bijzonder verlof, compensatieverlof of andere verlofvorm
Verlofperiode
Begin- en einddatum van het gewenste verlof
Aantal verlofuren of -dagen
Berekening van het benodigde aantal uren of dagen verlof
Reden (bij bijzonder verlof)
Toelichting bij bijzonder verlof zoals huwelijk, overlijden of verhuizing
Verlofbalans
Overzicht van het resterende verlofrecht vóór en na het verzoek
Vervanging
Afspraken over vervanging van werkzaamheden tijdens afwezigheid
Datum van indiening
Datum waarop het verzoek wordt ingediend
Handtekening werknemer
Ondertekening door de werknemer als bewijs van indiening
Goedkeuring of afwijzing
Ruimte voor beslissing en handtekening van de leidinggevende of HR
Datum beslissing
Datum waarop de beslissing is genomen (wettelijk binnen 2 weken)
Motivering bij afwijzing
Schriftelijke motivering bij afwijzing van het verlofverzoek
Hoe dient u een verlofaanvraag in
Een tijdig en correct ingediende verlofaanvraag beschermt uw rechten en geeft de werkgever voldoende tijd om de planning te organiseren. Volg deze stappen.
- 1
Controleer uw verlofbalans
Raadpleeg uw verlofadministratie om te controleren hoeveel verlofuren of -dagen u nog heeft. Houd rekening met het verschil tussen wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen: wettelijke vakantiedagen vervallen op 1 juli van het jaar volgend op het jaar van opbouw als ze niet zijn opgenomen. Bovenwettelijke vakantiedagen hebben een verjaringstermijn van vijf jaar. Plan uw verlof tijdig om verval te voorkomen.
- 2
Kies het type verlof
Bepaal welk type verlof u aanvraagt: gewoon vakantieverlof, bijzonder verlof (bijv. voor een huwelijk, begrafenis of verhuizing), compensatieverlof voor overgewerkte uren of een andere verlofvorm. Bij bijzonder verlof dient u in veel gevallen de reden aan te geven. Controleer in uw arbeidsovereenkomst of de toepasselijke cao welke bijzonder verlofvormen zijn geregeld en hoeveel dagen daarvoor gelden.
- 3
Stel de verlofperiode vast
Vermeld de begin- en einddatum van uw gewenste verlof en bereken het aantal verlofuren of -dagen. Dien de aanvraag tijdig in: voor langere vakanties (een week of meer) is het gebruikelijk minimaal vier tot zes weken van tevoren een verzoek in te dienen. Bij korte verlofperioden zijn kortere termijnen acceptabel. Houd rekening met drukke perioden, collega-verlof en bedrijfsafspraken.
- 4
Maak afspraken over de overdracht
Zorg dat lopen werkzaamheden, urgente taken en contacten zijn overgedragen aan een collega voordat u op verlof gaat. Meld dit in de verlofaanvraag zodat de leidinggevende kan beoordelen of de planning werkbaar is. Een goede overdracht voorkomt problemen tijdens uw afwezigheid en verhoogt de kans op snelle goedkeuring van uw verzoek.
- 5
Bewaar de bevestiging van goedkeuring
Zorg dat u een schriftelijke of digitale bevestiging ontvangt van de goedkeuring van uw verlofverzoek. Bewaar deze bevestiging voor uw eigen administratie. Als de werkgever niet binnen twee weken reageert op uw verlofverzoek, is de vakantie van rechtswege vastgesteld overeenkomstig uw verzoek op grond van artikel 7:638 BW.
Juridische aandachtspunten bij verlof
Vakantierecht is een complex onderdeel van het arbeidsrecht. Kennis van de regels over opbouw, verval en bijzonder verlof beschermt de belangen van zowel werknemer als werkgever.
Dit sjabloon is uitsluitend bedoeld als informatief hulpmiddel en vormt geen juridisch advies. Raadpleeg een arbeidsrechtspecialist bij geschillen over vakantierechten of bijzonder verlof.
Getoetst door arbeidsrechtspecialisten. De inhoud van deze pagina en de clausules in het sjabloon zijn beoordeeld door in Nederland werkzame arbeidsrechtjuristen op juistheid en juridische soliditeit.
Wettelijk vakantierecht (art. 7:634 BW)
Artikel 7:634 BW kent iedere werknemer minimaal vier maal de wekelijkse arbeidsduur aan vakantieverlof toe. Voor een fulltime werknemer van 40 uur per week zijn dat 20 vakantiedagen per jaar. Bij deeltijdarbeid worden de vakantiedagen naar rato berekend. De arbeidsovereenkomst of cao kan meer vakantiedagen bieden; dit zijn de bovenwettelijke vakantiedagen. De werknemer kan zijn aanspraak op wettelijke vakantiedagen niet overdragen, afkopen of laten vervallen door een enkele overeenkomst.
Verval en verjaring van vakantiedagen
Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd (art. 7:640a BW). Dat betekent dat vakantiedagen van 2024 op 1 juli 2025 vervallen als ze niet zijn opgenomen. Een uitzondering geldt als de werknemer redelijkerwijs niet in staat was de vakantie op te nemen (bijv. door langdurige ziekte of indien de werkgever opname heeft verhinderd). Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren na vijf jaar op grond van artikel 3:307 BW.
Vaststelling verloftijdstippen (art. 7:638 BW)
Artikel 7:638 BW verplicht de werkgever de vakantietijdstippen vast te stellen overeenkomstig de wensen van de werknemer, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. De werkgever dient binnen twee weken schriftelijk te reageren op het verlofverzoek; nalaat hij dit, dan is de vakantie vastgesteld conform het verzoek van de werknemer. Bij weigering dient de werkgever de gewichtige reden te motiveren. De werknemer kan bij weigering een vordering instellen bij de rechter.
Bijzonder verlof en cao-regelingen
De wet kent geen wettelijk recht op bijzonder verlof voor specifieke persoonlijke omstandigheden, zoals huwelijk, begrafenis, geboorte of verhuizing. Bijzonder verlof is geregeld in de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek of de toepasselijke cao. De duur van het bijzonder verlof per soort gelegenheid varieert per onderneming en cao. Bij geschillen over bijzonder verlof is de cao-regeling leidend. Werknemers dienen de toepasselijke cao te raadplegen voor de precieze aanspraken.
Veelgestelde vragen over de verlofaanvraag
Klaar om uw verlofaanvraag in te dienen?
Vul de gegevens in en download direct een professioneel verlofaanvraagformulier als PDF, voor een correcte en formele verlofaanvraag conform het Nederlandse arbeidsrecht.
Free · Instant PDF · No account required