Gratis procuratieregeling sjabloon voor BV
Een procuratie geeft een medewerker de bevoegdheid om de BV te vertegenwoordigen — binnen heldere grenzen. Met dit sjabloon leg je reikwijdte, bedragsgrenzen, uitgesloten handelingen en KvK-inschrijving vast. Klaar voor ondertekening en download als PDF.
| VENNOOTSCHAP | BlauwGrond Distributie B.V. |
| KVK-NUMMER | 52897145 |
| PROCURATIEHOUDER | M.J. de Lange |
| FUNCTIE | Operationeel Manager |
| GEBOORTEDATUM | 12 maart 1980 |
| INGANGSDATUM | 1 juni 2026 |
1.2 De procuratie treedt in werking op 1 juni 2026 en blijft van kracht totdat zij door het bestuur wordt herroepen of door uittreden van procuratiehouder van rechtswege eindigt.
1.3 Op grond van art. 3:60 e.v. BW geldt deze procuratie als volmacht in de zin van het BW; aanvullend wordt zij ingeschreven in het Handelsregister als procuratie (art. 13 Hrb 2008).
Procuratiehouder is bevoegd de vennootschap te vertegenwoordigen voor: (a) inkoop van handelsvoorraad bij vaste leveranciers tot bedragsgrens; (b) sluiten en wijzigen van klantcontracten standaard handelsvoorwaarden; (c) accorderen en uitvoeren van betalingen en bankoverboekingen; (d) ondertekenen van facturen, leveringsbonnen en correspondentie; (e) personele zaken behoudens werving/ontslag (zie clausule 3); (f) verzekeringszaken en abonnementen voor reguliere bedrijfsvoering.
2.2 Bedragsgrenzen:
- Alleen-bevoegdheid: tot € 25.000 per transactie;
- Gezamenlijke bevoegdheid (met andere bevoegde): tot € 100.000 per transactie;
- Voor bedragen boven deze grenzen: handtekening bestuur (statutair) vereist.
(a) verkoop, vestiging hypotheek of bezwaring van onroerende zaken; (b) aangaan van geldleningen of garantstellingen boven € 50.000; (c) aanstelling, ontslag of wezenlijke contractwijziging van directie of werknemers met arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd; (d) aandelentransacties, dochters oprichten of joint ventures aangaan; (e) statutenwijziging of fusie/splitsing; (f) overeenkomsten met een looptijd langer dan 36 maanden of een totale verplichting boven € 250.000.
3.2 Voor de in 3.1 genoemde handelingen is altijd handtekening van het statutair bestuur of een daartoe bevoegde algemene vergadering vereist.
3.3 Procuratiehouder is gehouden bij twijfel over reikwijdte van zijn bevoegdheden vooraf overleg te voeren met het bestuur.
4.2 Inschrijving in het Handelsregister gebeurt binnen 5 werkdagen na ondertekening; KvK-uittreksel zal de procuratie tonen onder Procuratiehouders.
4.3 Wijziging of intrekking van de procuratie wordt eveneens onverwijld in het Handelsregister verwerkt; tot inschrijving is de wijziging niet werkbaar tegen derden te goeder trouw (art. 25 Hrgw 2007).
5.2 Procuratiehouder rapporteert aan het bestuur over uitgevoerde handelingen, ten minste maandelijks of zoveel vaker als bestuurlijk afgesproken.
5.3 Bij belangenconflicten meldt procuratiehouder dit onverwijld en onthoudt zich van handelen.
- uittreden van procuratiehouder uit de vennootschap;
- schriftelijke herroeping door het bestuur;
- het verstrijken van eventueel bepaalde einddatum: Voor onbepaalde tijd; eindigt automatisch bij beëindiging dienstverband;
- overlijden of handelingsonbekwaamheid van procuratiehouder;
- faillissement of surseance van betaling van de vennootschap.
Datum: 15 mei 2026.
Wat is een procuratieregeling?
Een procuratie is een specifieke vorm van vertegenwoordigingsbevoegdheid binnen een BV: het bestuur (statutair vertegenwoordigingsbevoegd op grond van art. 2:240 BW) geeft een medewerker de bevoegdheid om de vennootschap in bepaalde aangelegenheden te vertegenwoordigen. In het Burgerlijk Wetboek is procuratie geen aparte rechtsfiguur; het is een toepassing van de algemene volmachtsregels (art. 3:60 e.v. BW). Wat procuratie bijzonder maakt, is dat zij wordt ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel — waardoor derden direct kunnen vaststellen dat de medewerker bevoegd is.
In de praktijk wordt procuratie vooral gebruikt voor middelmanagement en operationele rollen waarbij de procuratiehouder dagelijks contracten sluit, betalingen verricht of inkopen doet. Denk aan een operationeel manager die voorraad bestelt, een HR-manager die arbeidsovereenkomsten ondertekent, of een controller die bankoverboekingen autoriseert. Zonder formele procuratie kan een derde zich te goeder trouw beroepen op de schijn van bevoegdheid (art. 3:61 lid 2 BW), wat tot ongewenste verbintenissen kan leiden.
Een goede procuratieregeling bevat altijd duidelijke grenzen: welke handelingen vallen er wel onder, welke niet, en tot welk bedrag is de procuratiehouder bevoegd? Daarnaast wordt onderscheid gemaakt tussen alleen-bevoegdheid (de procuratiehouder mag zelfstandig handelen) en gezamenlijke bevoegdheid (handelen mag alleen samen met een andere bevoegde, vaak een bestuurder of medeprocuratiehouder). Voor handelingen die de gestelde grenzen overschrijden, is altijd statutair bestuurdersmedewerking vereist.
Wat omvat dit sjabloon
Het Doxuno procuratieregeling-sjabloon dekt alle onderdelen die nodig zijn om de bevoegdheid juridisch en praktisch sluitend te regelen.
Vennootschapsidentificatie
Naam BV en KvK-nummer voor inschrijving
Procuratiehouder
Naam, functie, geboortedatum voor identificatie KvK
Ingangs- en einddatum
Wanneer wordt de bevoegdheid effectief en eindigt zij
Reikwijdte handelingen
Concrete categorieën handelingen die onder procuratie vallen
Bedragsgrens alleen-bevoegd
Maximum waarvoor zelfstandig getekend mag worden
Bedragsgrens gezamenlijk
Maximum samen met een andere bevoegde
Uitgesloten handelingen
Wat valt expliciet niet onder de procuratie
Inschrijving Handelsregister
Termijn en procedure conform art. 19 Hrgw 2007
Verplichtingen procuratiehouder
Zorgplicht, rapportage en belangenconflicten
Einde procuratie
Herroeping, uittreden, overlijden, faillissement
Aanvaarding
Schriftelijke aanvaarding bevoegdheden door procuratiehouder
Ondertekening bestuur
Door statutair bestuurder namens de BV
Hoe stel je een procuratieregeling op
Een goede procuratieregeling begint met een heldere afbakening. Volg deze stappen.
- 1
Bepaal de reikwijdte
Som concreet op welke categorieën handelingen onder de procuratie vallen: bijvoorbeeld inkoop bij vaste leveranciers, klantcontracten op basis van standaard handelsvoorwaarden, betalingsopdrachten, factuurafhandeling, personele zaken (binnen grenzen), verzekeringen. Wees specifiek — vage termen als "alle dagelijkse zaken" leiden tot interpretatieverschillen.
- 2
Stel bedragsgrenzen in
Twee niveaus zijn gebruikelijk: alleen-bevoegdheid (procuratiehouder mag zelfstandig tekenen) en gezamenlijke bevoegdheid (samen met een andere bevoegde). Een typische combinatie: tot € 25.000 alleen, tot € 100.000 gezamenlijk, daarboven statutair bestuur. Stem de grenzen af op het risicoprofiel van de organisatie en de functie van de procuratiehouder.
- 3
Definieer uitgesloten handelingen
Bepaalde transacties zijn vrijwel altijd uitgesloten van procuratie: aankoop/verkoop van onroerende zaken, het aangaan van langdurige verplichtingen, garantstellingen, ontslag van directie, statutenwijziging, fusies en splitsingen. Maak deze lijst expliciet — wat niet expliciet onder procuratie valt, valt er buiten, maar een opsomming van grensgevallen voorkomt discussie.
- 4
Schrijf in bij de KvK
Procuratie heeft pas volledige werking tegen derden te goeder trouw vanaf inschrijving in het Handelsregister (art. 19 jo. 25 Hrgw 2007). Schrijf binnen 1 week na ondertekening in via formulier 13 of online via mijn.kvk.nl. De procuratie verschijnt dan op het KvK-uittreksel en kan door derden worden geverifieerd.
- 5
Onderteken en aanvaard
Het document wordt ondertekend door een statutair bestuurder (namens de BV) en door de procuratiehouder (aanvaarding van de bevoegdheden). Bewaar het origineel in de bedrijfsadministratie en geef een kopie aan de procuratiehouder. Bij herroeping of wijziging volgt eveneens schriftelijke vastlegging en wijziging in het Handelsregister.
Juridische aandachtspunten
Procuratie heeft directe gevolgen voor de aansprakelijkheid van de BV en haar medewerkers.
Dit sjabloon is informatief en vervangt geen advies bij complexe situaties (procuratie binnen een holdingstructuur, bevoegdheid in concernverband, internationale aspecten). Raadpleeg een advocaat ondernemingsrecht voor maatwerk.
Beoordeeld door juridische professionals. De clausules en structuur van dit sjabloon zijn beoordeeld door in Nederland praktiserende juristen ondernemingsrecht.
Vertegenwoordigingsbevoegdheid (art. 2:240 BW)
Het bestuur van een BV is statutair de aangewezen vertegenwoordiger (art. 2:240 BW). De bestuurder kan deze bevoegdheid delegeren via volmacht (art. 3:60 BW) of, voor een BV ingeschreven in het Handelsregister, via procuratie. De wettelijke uitgangspositie is dat alleen het bestuur bevoegd is; alle delegaties moeten expliciet worden vastgelegd.
Inschrijving Handelsregister (Hrgw 2007)
Procuraties worden ingeschreven in het Handelsregister (art. 19 Hrgw 2007). Tot inschrijving heeft de procuratie geen werking tegen derden te goeder trouw (art. 25 Hrgw 2007) — die mogen vertrouwen op de bestuurssamenstelling zoals in het Handelsregister vermeld. Een procuratie die niet is ingeschreven, werkt dus alleen intern; voor extern gebruik is registratie essentieel.
Aansprakelijkheid procuratiehouder
Procuratiehouder is in beginsel niet persoonlijk aansprakelijk voor handelingen die binnen zijn procuratie vallen. Aansprakelijkheid kan ontstaan bij: (a) handelen buiten de procuratie (art. 3:71 BW); (b) handelen in strijd met de zorg van een goed bestuurder; (c) belangenconflict zonder melding. Een goede regeling verlangt rapportage en transparantie over uitgevoerde handelingen.
Schijn van bevoegdheid (art. 3:61 lid 2 BW)
Zelfs als de procuratie ontbreekt of is overschreden, kan een derde te goeder trouw zich beroepen op een verklaring of gedraging van de vertegenwoordigde waaruit hij redelijkerwijs mocht begrijpen dat een toereikende volmacht was verleend. Daarom is een duidelijke registratie in het Handelsregister én transparante interne procuratieregels niet alleen juridisch handig maar ook risicobeperkend.
Veelgestelde vragen
Klaar om procuratie te verlenen?
Vul de gegevens van je BV en de procuratiehouder in, definieer reikwijdte en grenzen, en download direct een procuratieregeling klaar voor ondertekening en KvK-inschrijving.
Free · Instant PDF · No account required