Gratis sjabloon Notulen Bestuursvergadering
Een compleet notulensjabloon voor de bestuursvergadering van een BV, stichting of vereniging conform Boek 2 BW. Leg alle bestuursbesluiten en actiepunten professioneel vast en download direct als PDF.
| ONDERNEMING | Voorbeeld Groep B.V. |
| DATUM | 10 april 2026 |
| AANWEZIGEN | J.A. de Vries (voorzitter), A.B. Jansen (CFO), P. Smit (COO) |
| Agendapunt | Besluit | Stemverhouding |
|---|---|---|
| Notulen vorige vergadering | Goedgekeurd zonder wijzigingen | Unaniem |
| Financiën Q1 | Kwartaalresultaten goedgekeurd; omzet +8% tov Q1 2025 | Unaniem |
| Investering machinepark | Budget van € 120.000 goedgekeurd | Unaniem |
| Personele zaken | Aanstelling nieuwe medewerker marketing goedgekeurd | Unaniem |
| Wie | Wat | Wanneer |
|---|---|---|
| P. Smit | Aanvragen 3 offertes machinepark | 1 mei 2026 |
| A. Jansen | Updaten liquiditeitsprognose | 15 april 2026 |
| J.A. de Vries | Contractaanbod nieuwe medewerker sturen | 20 april 2026 |
Wat zijn notulen van een bestuursvergadering?
Notulen van een bestuursvergadering zijn het officiële verslag van de bijeenkomst van het bestuur van een rechtspersoon, zoals een BV, stichting of vereniging. Het bestuur is belast met het besturen van de vennootschap en het vertegenwoordigen ervan naar buiten toe (art. 2:239 en 2:240 BW voor de BV). Bestuursvergaderingen zijn het forum waar het bestuur gezamenlijk beslissingen neemt over strategie, financiën, personeel en operationele zaken. De notulen vormen het schriftelijke bewijs van die besluitvorming en zijn daarmee een essentieel onderdeel van de corporate governance van de organisatie.
Artikel 2:9 BW legt bestuurders een interne aansprakelijkheid op voor onbehoorlijk bestuur. Correcte notulen tonen aan dat besluiten weloverwogen zijn genomen en dat de bestuurders hun taken zorgvuldig hebben uitgevoerd. Bij een faillissement toetst de curator de notulen om vast te stellen of de boekhouding op orde was (art. 2:10 BW) en of jaarrekeningen tijdig waren gepubliceerd. Ontbrekende of onvolledige notulen kunnen bijdragen aan het vermoeden van onbehoorlijk bestuur (art. 2:248 BW).
Naast de juridische betekenis hebben bestuursvergadernotulen een praktisch nut: ze bevatten afgesproken actiepunten met verantwoordelijke bestuurders en termijnen, ze bieden een historisch overzicht van genomen besluiten en geven nieuwe bestuurders snel inzicht in het verleden van de organisatie. Banken en subsidieverstrekkers vragen dikwijls inzage in bestuursvergadernotulen als onderbouwing van een aanvraag.
Wat staat er in dit sjabloon
Het notulensjabloon voor de bestuursvergadering bevat alle essentiële secties voor een correcte vastlegging van het bestuurlijk handelen.
Vergaderingsinformatie
Naam organisatie, datum, tijdstip, locatie en type vergadering.
Aanwezige bestuurders
Register van aanwezige en afwezige bestuurders en eventuele adviseurs of gasten.
Opening en vaststelling agenda
Formele opening door de voorzitter en vaststelling van de vergaderagenda.
Mededelingen
Relevante mededelingen van de voorzitter of leden van het bestuur.
Behandeling financiële stukken
Bespreking van tussentijdse financiële rapportages of begrotingen.
Strategische besluiten
Vastlegging van besluiten over strategie, investeringen en beleidskeuzes.
Personele besluiten
Besluiten over aanstelling, ontslag of beloning van medewerkers of directie.
Contracten en verbintenissen
Goedkeuring van contracten die het bestuur bevoegd is te sluiten.
Risico- en compliancerapportage
Behandeling van risicosignalen, incidenten en compliance-issues.
Actiepuntenlijst
Overzicht van alle actiepunten met naam verantwoordelijke en deadline.
Datum volgende vergadering
Vastlegging van de datum en locatie van de volgende bestuursvergadering.
Ondertekening
Ondertekening door voorzitter en secretaris ter bekrachtiging van de notulen.
Hoe stelt u notulen van een bestuursvergadering op
Met het Doxuno-sjabloon legt u elke bestuursvergadering volledig en correct vast in overeenstemming met goede corporate governance.
- 1
Vul de vergaderingsbasisgegevens in
Geef de naam van de rechtspersoon, het KvK-nummer, de datum en locatie op. Noteer welke bestuurders aanwezig zijn en wie afwezig is (met of zonder kennisgeving). Vermeld de naam van de voorzitter en de notulist.
- 2
Verwerk de agendapunten
Noteer elk agendapunt met een beknopte samenvatting van de bespreking en, indien van toepassing, het genomen besluit. Gebruik duidelijke taal: "Het bestuur besluit unaniem..." of "Het voorstel wordt aangehouden tot..."
- 3
Leg besluiten en stemmingsuitslagen vast
Bij formele besluiten vermeldt u het aantal stemmen voor, tegen en onthouding. Bestuurders met een tegenstrijdig belang (art. 2:16 BW) dienen zich te onthouden van beraadslaging en stemming over de betrokken zaak.
- 4
Stel de actiepuntenlijst op
Noteer aan het einde van de notulen alle openstaande actiepunten in een overzichtstabel: omschrijving van de actie, naam van de verantwoordelijke bestuurder en de afgesproken deadline.
- 5
Laat ondertekenen en download
Stuur de conceptnotulen binnen twee weken na de vergadering ter goedkeuring aan de andere bestuurders. Na goedkeuring ondertekenen voorzitter en secretaris het document. Download daarna de definitieve PDF en archiveer in het bestuursdossier.
Juridische aandachtspunten bij bestuursvergadernotulen
Bestuursvergadernotulen zijn niet slechts een administratieve formaliteit; ze spelen een cruciale rol bij aansprakelijkheidsvragen en bij toezicht door interne en externe stakeholders.
Dit sjabloon is uitsluitend bedoeld ter informatie en vormt geen juridisch advies. Raadpleeg een advocaat bij complexe bestuursaansprakelijkheidsvragen of bij reorg- of faillissementsscenario's.
Getoetst door juridische professionals. De inhoud van deze pagina en de clausules in het sjabloon zijn beoordeeld door in Nederland werkzame juristen voor gebruik in standaard bestuurspraktijk.
Bestuurdersaansprakelijkheid en de rol van notulen
Artikel 2:9 BW bepaalt dat elke bestuurder tegenover de rechtspersoon gehouden is tot een behoorlijke vervulling van zijn taak. Bij een aansprakelijkheidsclaim door de rechtspersoon (interne aansprakelijkheid) zijn notulen het primaire bewijs dat besluiten zorgvuldig zijn voorbereid en genomen. Een bestuurder die tijdens een vergadering bezwaar heeft gemaakt en dit in de notulen heeft laten vastleggen, kan dit tegenwerpen als de rechtspersoon hem aansprakelijk stelt. Ontbreken de notulen geheel, dan wordt een bestuurder eerder aansprakelijk geacht.
Tegenstrijdig belang en deelneming aan besluitvorming
Artikel 2:16 BW bepaalt dat een bestuurder niet deelneemt aan beraadslaging en besluitvorming over aangelegenheden waarbij hij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is aan het belang van de rechtspersoon. Als alle bestuurders een tegenstrijdig belang hebben, neemt de raad van commissarissen het besluit; bij een one-tier board neemt de AVA het besluit. De notulen moeten vermelden welke bestuurder zich om welke reden heeft onthouden.
Bewaartermijn van bestuursvergadernotulen
De wet schrijft geen specifieke bewaartermijn voor bestuursvergadernotulen voor, maar op grond van artikel 2:10 BW is het bestuur verplicht de administratie van de rechtspersoon zodanig te voeren en te bewaren dat de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon te allen tijde kenbaar zijn. In de praktijk worden notulen minimaal zeven jaar bewaard in lijn met de fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR). Notulen die betrekking hebben op besluiten van structurele aard (statutenwijziging, grote investeringen) worden idealiter permanent bewaard.
Boekhoudkundige verplichtingen en notulen
Artikel 2:10 BW verplicht het bestuur tot het voeren van een deugdelijke administratie. Notulen zijn een onderdeel van die administratie. Bij onjuist of onvolledig boekhouden wordt in een faillissement op grond van artikel 2:248 BW vermoed dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement, tenzij het bestuur het tegendeel bewijst. Correcte notulen vormen daarmee een bewijs dat de administratie op orde was en dat het bestuur zijn verantwoordelijkheden serieus nam.
Veelgestelde vragen
Klaar om uw bestuursvergadernotulen op te stellen?
Vul de vergadergegevens in en download in enkele minuten complete, ondertekeningsklare notulen als PDF.
Free · Instant PDF · No account required