Gratis sjabloon Notulen AVA (Aandeelhoudersvergadering)

De Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA) is het hoogste besluitvormende orgaan van een besloten vennootschap (BV) en een naamloze vennootschap (NV). Op grond van artikel 2:230 BW heeft de AVA alle bevoegdheden die niet door wet of statuten aan het bestuur of een ander orgaan zijn opgedragen. Besluiten die de AVA neemt, variëren van de vaststelling van de jaarrekening (art. 2:210 BW) tot het verlenen van décharge aan het bestuur en het besluiten over winstuitkering (art. 2:216 BW). De notulen van de AVA vormen het officiële schriftelijke bewijs van die besluitvorming.

Een goed gedocumenteerde AVA is van groot belang voor de rechtspersoon. Banken, accountants, notarissen en potentiële investeerders verlangen dikwijls inzage in de AVA-notulen. Als een besluit later wordt betwist, zijn de notulen het primaire bewijsstuk om aan te tonen dat het besluit rechtsgeldig tot stand is gekomen. Besluiten die genomen zijn zonder correcte oproeping (art. 2:231 BW), zonder aanwezigheid van het vereiste quorum of zonder de voorgeschreven meerderheid, zijn vernietigbaar op grond van artikel 2:15 BW.

Voor een flex-BV (na inwerkingtreding van de Wet vereenvoudiging en flexibilisering BV-recht in 2012, art. 2:178a e.v. BW) bieden de statuten veel vrijheid in de inrichting van besluitvorming. Zo kunnen besluiten ook buiten vergadering worden genomen (art. 2:238 BW) als alle aandeelhouders daarmee instemmen. Ook bij besluitvorming buiten vergadering moeten de besluiten schriftelijk worden vastgelegd, en de AVA-notulen of het besluitenregister geldt als bewijs van die vastlegging.