Gratis notulen ALV vereniging sjabloon
Bij elke algemene ledenvergadering (ALV) van een Nederlandse vereniging worden notulen opgemaakt — niet als formaliteit, maar als juridisch bewijs van rechtsgeldige besluitvorming. Met dit sjabloon leg je agenda, behandeling, besluiten en rondvraag overzichtelijk vast. Direct te downloaden als PDF.
| VERENIGING | Tennisvereniging De Beuk |
| KVK-NUMMER | 40123456 |
| DATUM VERGADERING | 15 maart 2026 |
| LOCATIE | Clubhuis De Beuk, Sportlaan 12, Hilversum |
| VOORZITTER | Hr. P.J. de Vries |
| SECRETARIS | Mw. K. Jansen |
| AANWEZIGE LEDEN | 47 van 142 leden |
Aanwezig: 47 leden van het totaal 142 stemgerechtigde leden. Het quorum conform de statuten is bereikt.
Alle besluiten zijn genomen met de in de statuten vereiste meerderheid en zijn rechtsgeldig conform art. 2:38 BW.
Deze notulen worden ter goedkeuring voorgelegd in de eerstvolgende vergadering.
Wat zijn ALV-notulen?
Notulen van de algemene ledenvergadering zijn de officiële schriftelijke vastlegging van wat er tijdens de ALV is besproken en besloten. Voor verenigingen geregeld in Boek 2 BW (art. 2:26 e.v.) zijn besluiten van de ALV de hoogste vorm van besluitvorming binnen de vereniging — boven het bestuur. De notulen leggen vast welke leden aanwezig waren, of het quorum was bereikt, welke besluiten zijn genomen en met welke meerderheid. Zonder behoorlijke notulen zijn besluiten in de praktijk moeilijk te bewijzen, wat tot problemen kan leiden bij financiers, de KvK of in juridische procedures.
Notulen zijn juridisch relevant op meerdere manieren: zij vormen primair bewijs van rechtsgeldige besluitvorming (art. 2:38 BW), zijn vereist voor inschrijving van bestuurswijzigingen bij de Kamer van Koophandel, en spelen een centrale rol bij geschillen tussen leden en bestuur. Bij statutenwijzigingen of ontbinding van de vereniging worden de notulen door de notaris opgevraagd om de gekwalificeerde meerderheid te toetsen. Ook de Belastingdienst kan notulen opvragen bij ANBI-status of fiscale geschillen.
Een goede notulist legt feiten vast — geen meningen of interpretaties. De structuur volgt de agenda: per agendapunt wat is besproken, eventuele afwijkende standpunten, en het concrete besluit met stemverhouding. Standaard worden de notulen ondertekend door voorzitter en secretaris en in de eerstvolgende ALV ter goedkeuring voorgelegd. Pas na vaststelling worden zij definitief.
Wat omvat dit sjabloon
Het Doxuno notulen-sjabloon dekt alle elementen die nodig zijn voor juridisch sluitende notulen van een ALV.
Vergaderkop
Vereniging, KvK-nummer, datum en locatie
Aanwezigheidsregistratie
Aantal aanwezige leden en quorum-toets
Voorzitter en secretaris
De ondertekenaars van de notulen
Vaststelling agenda
Eventuele wijzigingen op de oorspronkelijke agenda
Behandeling agendapunten
Per punt: bespreking, standpunten en discussie
Genomen besluiten
Concrete besluiten met stemverhouding
Bestuursverkiezingen
Aftredende en gekozen bestuursleden met termijn
Financiële verantwoording
Decharge bestuur en vaststelling jaarrekening
Begroting komend jaar
Vaststelling begroting en contributieaanpassingen
Rondvraag
Vragen van leden en antwoorden van bestuur
Volgende vergadering
Datum en locatie van eerstvolgende ALV
Ondertekening
Door voorzitter en secretaris ter authenticatie
Hoe maak je goede ALV-notulen
Volg deze stappen om notulen op te stellen die juridisch solide zijn en in de eerstvolgende vergadering snel kunnen worden vastgesteld.
- 1
Werk vanuit de oorspronkelijke agenda
De agenda is het skelet van je notulen. Per agendapunt schrijf je een korte beschrijving van de behandeling: wat is besproken, welke standpunten zijn naar voren gebracht, en wat is besloten. Houd het zakelijk en feitelijk; vermijd interpretaties. Bij belangrijke discussies kun je hoofdstandpunten weergeven, maar geen woordelijke verslaggeving (tenzij de statuten dat eisen).
- 2
Registreer aanwezigheid en quorum
Vermeld het aantal aanwezige leden en het totaal stemgerechtigde leden, en stel vast of het quorum conform de statuten is bereikt. Zonder quorum kunnen geen rechtsgeldige besluiten worden genomen — dit moet uitdrukkelijk in de notulen worden vastgelegd. Bij digitale of hybride vergaderingen registreer je ook de wijze van deelname.
- 3
Leg besluiten precies vast
Voor elk besluit: de exacte formulering van het besluit, de stemverhouding (vóór, tegen, onthoudingen) en de vaststelling dat het besluit is aangenomen of verworpen. Bij gekwalificeerde meerderheid (statutenwijziging, ontbinding) is het percentage cruciaal — vermeld concreet "89% vóór, 11% tegen — aangenomen met de vereiste 2/3 meerderheid".
- 4
Verwerk bestuurswijzigingen voor de KvK
Bij verkiezing of aftreden van bestuursleden vermeld je naam, functie, ingangsdatum en termijn. Deze informatie heb je nodig voor de wijzigingsmelding bij de KvK (formulier 11 voor verenigingen). Voeg eventueel een verklaring toe dat de gekozen bestuurder de benoeming aanvaardt.
- 5
Laat notulen ondertekenen en verspreiden
Voorzitter en secretaris ondertekenen de notulen ter authenticatie. Verspreid de concept-notulen onder de leden binnen 4 weken na de vergadering ter voorbereiding van de volgende ALV. In de eerstvolgende vergadering worden de notulen ter goedkeuring voorgelegd; eventuele correcties worden opgenomen voordat ze definitief worden vastgesteld.
Juridische aandachtspunten
Notulen zijn niet alleen administratie — ze hebben juridische bewijskracht.
Dit sjabloon is informatief en vervangt geen juridisch advies bij complexe situaties (statutenwijziging, ontbinding, royementen, geschillen). Raadpleeg bij twijfel een notaris of advocaat verenigingsrecht.
Beoordeeld door juridische professionals. De clausules en structuur van dit sjabloon zijn beoordeeld door in Nederland praktiserende juristen verenigingsrecht.
Bewijswaarde notulen (art. 2:38 BW)
Behoorlijk vastgestelde en ondertekende notulen vormen het primaire bewijs van besluiten van de ALV. Bij geschillen over geldigheid van besluiten (bijv. royement van een lid, kostenverdeling, statutenwijziging) wordt eerst naar de notulen gekeken. Ontbreken notulen of zijn ze onvolledig, dan moet de vereniging het besluit op andere wijze bewijzen — een aanzienlijk lastiger pad.
Quorum en stemverhouding
De statuten van de vereniging bepalen het quorum (minimaal aantal aanwezige leden om geldig te kunnen vergaderen) en de vereiste meerderheid voor verschillende besluiten. Statutenwijziging en ontbinding vereisen vrijwel altijd een gekwalificeerde meerderheid (2/3 of meer). Notulen moeten expliciet vastleggen dat aan deze eisen is voldaan; zo niet, dan zijn de besluiten vernietigbaar (art. 2:15 BW).
Inschrijving bij KvK (Hrgw 2007)
Bestuurswijzigingen moeten binnen 1 week worden gemeld bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (art. 19 Hrgw 2007). De notulen vormen het brondocument bij de aanmelding. Bij ANBI-verenigingen moet ook de Belastingdienst worden geïnformeerd. Late melding kan leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid voor handelingen in de tussenliggende periode.
Bewaartermijn
Notulen behoren tot de boekhouding van de vereniging en vallen onder de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar (art. 52 AWR), respectievelijk 10 jaar voor onroerend goed gerelateerde stukken. Bij ANBI-verenigingen geldt een verzwaarde administratieplicht. Bewaar notulen in een veilige (digitale) locatie; een goede praktijk is een verenigingsarchief op een gedeelde drive met versiebeheer.
Veelgestelde vragen
Klaar om je notulen op te stellen?
Vul de gegevens van je vereniging en de vergadering in en download direct een professioneel notulen-document. Klaar om aan voorzitter en secretaris voor te leggen.
Free · Instant PDF · No account required