Gratis inkoopvoorwaarden sjabloon conform het Burgerlijk Wetboek
Professionele inkoopvoorwaarden voor organisaties die structureel goederen of diensten inkopen conform de artikelen 6:231–247 BW (algemene voorwaarden) en Boek 7 BW (koop). Bescherm uw inkooporganisatie met duidelijke leveringsvoorwaarden, betalingstermijnen, conformiteitsnormen en aansprakelijkheidsbeperkingen — direct als PDF.
Deze Algemene Inkoopvoorwaarden ("Voorwaarden") zijn vastgesteld door TechParts Nederland B.V., KvK 12345678, BTW NL123456789B01, gevestigd te Keizersgracht 100, 1015 AA Amsterdam, contactpersoon: A.B. van den Berg (hierna: "Koper"), versie april 2026. Deze versie is specifiek opgesteld voor: ComponentSupply GmbH, gevestigd te Industriestrasse 50, 40210 Düsseldorf, Duitsland, registratienummer HRB 12345 (hierna: "Leverancier").
Deze Voorwaarden zijn opgesteld conform BW 6:231-247 (algemene voorwaarden), BW 7:1-50 (koopovereenkomst) en de geldende jurisprudentie van de Hoge Raad inzake inkoopvoorwaarden.
In deze Voorwaarden wordt verstaan onder:
- Koper: TechParts Nederland B.V., gevestigd te Keizersgracht 100, 1015 AA Amsterdam, KvK 12345678.
- Leverancier: de natuurlijke of rechtspersoon met wie Koper een Overeenkomst sluit of aan wie Koper een Bestelling plaatst.
- Bestelling: iedere opdracht van Koper aan Leverancier tot levering van Producten of het verrichten van Diensten.
- Producten: alle goederen, materialen en zaken die onderwerp zijn van een Bestelling.
- Overeenkomst: iedere overeenkomst tussen Koper en Leverancier waarop deze Voorwaarden van toepassing zijn.
Deze Voorwaarden zijn van toepassing op alle inkopen van goederen, diensten en werkzaamheden door Koper. Door aanvaarding van een Bestelling verklaart Leverancier zich akkoord met deze Voorwaarden. De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van Leverancier wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen (art. 6:225 lid 3 BW).
Bestellingen worden schriftelijk geplaatst per e-mail, inkooporder of via het elektronisch inkoopsysteem van Koper. Mondelinge afspraken binden Koper niet, tenzij deze schriftelijk door Koper zijn bevestigd.
Leverancier bevestigt iedere Bestelling schriftelijk binnen 5 werkdagen na ontvangst. Indien Leverancier de Bestelling niet binnen deze termijn bevestigt, wordt de Bestelling geacht te zijn aanvaard.
Koper is gerechtigd een Bestelling geheel of gedeeltelijk te wijzigen of te annuleren. Leverancier heeft in geval van annulering uitsluitend recht op vergoeding van aantoonbaar reeds gemaakte kosten, mits deze redelijk en noodzakelijk waren.
De in de Bestelling vermelde prijzen zijn vast en omvatten alle kosten, waaronder maar niet beperkt tot materiaalkosten, arbeidskosten, verpakking, transport, verzekering en invoerrechten, tenzij de Bestelling uitdrukkelijk anders vermeldt.
Prijsverhogingen na plaatsing van de Bestelling worden niet aanvaard, tenzij Koper hiermee uitdrukkelijk schriftelijk heeft ingestemd. Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
Leverancier verplicht zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die hem in het kader van de Overeenkomst ter kennis komt, waaronder technische specificaties, tekeningen, recepturen, bedrijfsprocessen, klantenlijsten, prijsinformatie en commerciële strategieën.
Deze geheimhoudingsplicht geldt zowel gedurende als na beëindiging van de Overeenkomst, voor een periode van vijf (5) jaar na beëindiging. Leverancier legt deze verplichting eveneens op aan zijn medewerkers en eventuele onderaannemers.
Geen der partijen is aansprakelijk voor een tekortkoming indien deze het gevolg is van overmacht als bedoeld in art. 6:75 BW. De partij die een beroep doet op overmacht stelt de wederpartij hiervan onverwijld schriftelijk in kennis.
Indien een overmachtsituatie langer dan negentig (90) kalenderdagen voortduurt, is ieder der partijen gerechtigd de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn.
Op deze Voorwaarden en alle Overeenkomsten waarop zij van toepassing zijn, is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag (CISG) wordt uitdrukkelijk uitgesloten.
Indien enige bepaling van deze Voorwaarden nietig of vernietigbaar blijkt, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen zullen in dat geval een vervangende bepaling overeenkomen die de strekking van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benadert.
Wijzigingen van deze Voorwaarden zijn slechts geldig indien schriftelijk door Koper vastgesteld. Koper behoudt zich het recht voor deze Voorwaarden te wijzigen. Gewijzigde Voorwaarden gelden voor alle na de wijzigingsdatum geplaatste Bestellingen. Deze Voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 12345678.
Leveringsconditie: DAP (Incoterms 2020), afleveradres: Magazijn Noord, Havenweg 22, 1013 BG Amsterdam.
Leveringstermijnen zijn fatale termijnen in de zin van art. 6:83 sub a BW. Bij overschrijding van de leveringstermijn is Leverancier van rechtswege in verzuim, zonder dat een nadere ingebrekestelling is vereist.
Inspectie en afkeuring: Koper is gerechtigd de Producten bij ontvangst of binnen 10 werkdagen na ontvangst te inspecteren. Producten die niet voldoen aan de overeengekomen specificaties kunnen door Koper worden afgekeurd. Bij afkeuring heeft Koper de keuze tussen: (a) retourzending op kosten van Leverancier met volledige creditering, (b) vervangende levering binnen een redelijke termijn, of (c) herstel door Leverancier op diens kosten.
Leverancier garandeert dat de Producten:
- Voldoen aan de in de Bestelling vermelde specificaties en eventuele bijlagen;
- Vrij zijn van gebreken in ontwerp, materiaal en vakmanschap;
- Geschikt zijn voor het door Koper kenbaar gemaakte doel;
- Voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving, normen en standaarden.
Leverancier dient te beschikken over een geldige ISO 9001-certificering en deze gedurende de looptijd van de Overeenkomst in stand te houden. De garantietermijn bedraagt 24 maanden na levering of, indien later, na ingebruikname door Koper.
Betaling geschiedt binnen 30 dagen na ontvangst van een correcte en volledige factuur. Facturen dienen te voldoen aan de wettelijke vereisten (art. 35a Wet OB) en het Bestellingsnummer te vermelden.
Koper is gerechtigd de betaling op te schorten indien de geleverde Producten niet voldoen aan de Overeenkomst of indien Leverancier enige andere verplichting niet nakomt. Koper is te allen tijde gerechtigd vorderingen op Leverancier te verrekenen met bedragen die Koper aan Leverancier verschuldigd is (art. 6:127 BW).
Koper erkent een eigendomsvoorbehoud van Leverancier op de geleverde Producten tot het moment van volledige betaling (art. 3:92 BW). Koper is evenwel gerechtigd de Producten in het kader van zijn normale bedrijfsuitoefening te verwerken of door te verkopen.
Leverancier is aansprakelijk voor alle schade die Koper lijdt als gevolg van een tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst, een onrechtmatige daad of enige andere rechtsgrond. Leverancier vrijwaart Koper tegen alle aanspraken van derden die verband houden met de geleverde Producten, waaronder claims wegens productaansprakelijkheid en inbreuk op intellectuele eigendomsrechten.
Alle intellectuele eigendomsrechten die voortvloeien uit of verband houden met de uitvoering van de Overeenkomst komen toe aan Koper. Leverancier garandeert dat de Producten geen inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten van derden.
Alle geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam.
Aanvullende bepalingen: Leverancier verplicht zich tot naleving van de gedragscode van Koper inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen.
Wat zijn inkoopvoorwaarden?
Inkoopvoorwaarden (ook wel inkoopcondities) zijn algemene voorwaarden die de inkopende organisatie hanteert bij de aankoop van goederen of diensten van leveranciers. Anders dan verkoopvoorwaarden (die de verkopende partij beschermen) zijn inkoopvoorwaarden erop gericht de rechten van de koper te versterken: de inkopende partij bepaalt de leveringsnormen, betalingstermijnen, conformiteitseisen en aansprakelijkheidsverdelingen die voor haar van belang zijn. Inkoopvoorwaarden zijn juridisch gezien algemene voorwaarden in de zin van artikel 6:231 BW en moeten tijdig voor of bij het sluiten van de overeenkomst ter hand worden gesteld om afdwingbaar te zijn.
Bij het gebruik van inkoopvoorwaarden doet zich regelmatig de "battle of the forms" voor: als de leverancier bij zijn offerte of opdrachtbevestiging verwijst naar zijn eigen verkoopvoorwaarden, en de inkopende organisatie bij zijn bestelling verwijst naar zijn inkoopvoorwaarden, kan een conflict tussen twee sets van voorwaarden ontstaan. Artikel 6:225 lid 3 BW bepaalt dat in dat geval de tweede verwijzing vernietigd kan worden als de tweede partij uitdrukkelijk de toepasselijkheid van de eerste set heeft afgewezen. Zorg in uw inkoopvoorwaarden voor een expliciete verklaring van toepasselijkheid en een uitdrukkelijke afwijzing van de voorwaarden van de leverancier.
Inkoopvoorwaarden zijn bijzonder relevant voor inkooporganisaties, industriële bedrijven, retailers en overheidsinstanties die structureel grote hoeveelheden goederen of diensten inkopen. De inkoopvoorwaarden regelen doorgaans: de bestelprocedure, de verpakkings- en leveringseisen, de conformiteitsnorm en het klacht- en reclamatietermijn (art. 7:23 BW), de garantiebepalingen (art. 7:17–7:21 BW), de aansprakelijkheidsregeling, het eigendomsvoorbehoud in omgekeerde richting (waarbij de inkoper eigendom verkrijgt bij levering, niet bij betaling), intellectuele-eigendomsafspraken voor op maat gemaakte producten en de auditrechten van de inkoper.
Wat omvat dit sjabloon
Het inkoopvoorwaarden sjabloon van Doxuno beschermt uw inkopende organisatie met alle essentiële clausules voor een professionele en juridisch correcte inkoopdocumentatie.
Toepasselijkheid en afwijzing leveranciersvoorwaarden
Expliciete toepasselijkheidsverklaring en uitsluiting van tegenstrijdige voorwaarden
Bestelprocedure en orderbevestiging
Vereisten voor geldige bestellingen en bindende orderbevestiging
Leveringscondities en leveringstermijnen
Leveringsadres, Incoterms, leveringstermijn en gevolgen van te late levering
Conformiteitsnorm en specificaties (art. 7:17 BW)
Verplichting tot levering conform overeengekomen specificaties en wettelijke normen
Kwaliteitscontrole en acceptatieprocedure
Recht op keuring, acceptatietermijn en afkeuringsprocedure
Reclamatietermijn (art. 7:23 BW)
Klachttermijn bij zichtbare en verborgen gebreken
Garantie en herstel- of vervangingsverplichting
Garantietermijn, herstelrecht leverancier en vervanging bij herhaald gebrek
Betalingstermijn en facturatieregels
Betalingstermijn (doorgaans 30 of 60 dagen), factuurvereisten en goedkeuringsproces
Aansprakelijkheid en vrijwaring
Aansprakelijkheid leverancier voor schade door non-conformiteit of vertraging
Intellectueel eigendom bij maatwerk
Overdracht of licentie van IE-rechten voor op maat gemaakte producten
Auditrecht en inspectierecht
Recht van inkoper om productieprocessen en leverancier te auditeren
Opschorting, ontbinding en risicoovergang
Recht op ontbinding bij wanprestatie en bepaling risicoovergangmoment
Hoe stelt u inkoopvoorwaarden op
Gebruik het sjabloon van Doxuno en volg onderstaande stappen om inkoopvoorwaarden op te stellen die uw inkopende organisatie effectief beschermen.
- 1
Zorg voor tijdige en aantoonbare terhandstelling (art. 6:233 sub b BW)
Inkoopvoorwaarden zijn alleen afdwingbaar als ze voor of bij het sluiten van de overeenkomst aan de leverancier ter hand zijn gesteld. Stuur de voorwaarden mee met elke aanvraag, bestelling of raamovereenkomst. Neem in uw standaard inkoopbrief of bestelbriefhoofd een verwijzing op naar uw inkoopvoorwaarden en archiveer bewijs van de verstrekking. Voor elektronische bestellingen: link naar de voorwaarden en laat de leverancier deze actief accepteren.
- 2
Sluit leveranciersvoorwaarden uitdrukkelijk uit
Neem in uw inkoopvoorwaarden een expliciete bepaling op dat de voorwaarden van de leverancier niet van toepassing zijn, ook niet als de leverancier hier in zijn bevestiging naar verwijst. Om de "battle of the forms" te winnen (art. 6:225 lid 3 BW), dient uw afwijzing van leveranciersvoorwaarden uitdrukkelijk te zijn. Stuur bij aanvaarding van een offerte altijd een eigen orderbevestiging met een herhaling van deze afwijzing.
- 3
Definieer de conformiteitsnorm nauwkeurig (art. 7:17 BW)
Omschrijf zo precies mogelijk aan welke eisen het te leveren goed of de te verlenen dienst moet voldoen: technische specificaties, kwaliteitsnormen (ISO, EN), wettelijke eisen, monsterovereenkomst of goedgekeurd prototype. Hoe specifieker de conformiteitsnorm, hoe eenvoudiger het is om bij een gebrek aansprakelijkheid van de leverancier vast te stellen. Verwijs bij voorkeur naar bijlagen met specificaties die deel uitmaken van de overeenkomst.
- 4
Stel realistische en correcte betalingstermijnen in
Bepaal de betalingstermijn in uw inkoopvoorwaarden (doorgaans 30, 45 of 60 dagen na ontvangst van een correcte factuur). Let op de regels van de Wet betalingstermijnen handelstransacties: tussen grote ondernemingen mag de betalingstermijn contractueel worden verlengd tot maximaal 60 dagen; voor betalingen aan MKB-leveranciers geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen (art. 6:119b BW). Stel ook factuureisen vast: welke informatie moet de factuur van de leverancier bevatten om geldig te zijn.
- 5
Regel IE-rechten bij maatwerkproducten of -diensten
Als de leverancier goederen of diensten op maat voor u ontwikkelt (maatwerksoftware, productontwikkeling, merkspecifiek design), leg dan uitdrukkelijk vast dat het intellectueel eigendom van het resultaat aan u als inkoper toekomt of dat u in ieder geval een exclusieve licentie verkrijgt. Zonder contractuele bepaling liggen de IE-rechten op het maatwerk bij de maker (de leverancier), ook als u het volledige ontwikkelbudget hebt betaald.
Juridische aandachtspunten in Nederland
Inkoopvoorwaarden raken aan het recht op algemene voorwaarden, het kooprecht en het aansprakelijkheidsrecht. Hieronder de meest kritieke aandachtspunten.
Dit sjabloon is uitsluitend bedoeld ter informatie en vormt geen juridisch advies. Voor inkoopvoorwaarden met significante aansprakelijkheden of internationale leveranciers raadpleegt u een advocaat contractenrecht of inkooprecht.
Beoordeeld door juridische professionals. De clausules van dit sjabloon zijn beoordeeld door in Nederland praktiserende juristen handelsrecht op conformiteit met Boek 6 en 7 BW.
Battle of the forms (art. 6:225 BW)
Artikel 6:225 lid 3 BW bepaalt dat als bij aanbod én aanvaarding wordt verwezen naar verschillende algemene voorwaarden, de tweede verwijzing wordt vernietigd tenzij de tweede partij uitdrukkelijk de toepasselijkheid van de eerste set afwijst. Om uw inkoopvoorwaarden te doen prevaleren boven de verkoopvoorwaarden van uw leverancier, dient uw eerste contact (offerteaanvraag, bestelling) een uitdrukkelijke afwijzing van de leveranciersvoorwaarden te bevatten. Een algemene "tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen"-clausule is hiervoor onvoldoende; de afwijzing moet specifiek zijn.
Klachttermijn en verval van recht (art. 7:23 BW)
Artikel 7:23 BW verplicht de koper om binnen bekwame tijd na ontdekking van een gebrek te klagen. Bij niet tijdig klagen verliest de koper zijn aanspraken. "Bekwame tijd" is in de jurisprudentie voor consumenten op twee maanden gesteld; voor professionele kopers kan een kortere termijn worden gehanteerd. In uw inkoopvoorwaarden kunt u de klachttermijn contractueel uitbreiden (bijv. "klachten worden ontvangen tot 30 dagen na levering voor zichtbare gebreken en tot 24 maanden na levering voor verborgen gebreken"). Een langere klachttermijn beschermt uw inkopende organisatie bij gebreken die zich pas later manifesteren.
Wettelijke betalingstermijnen handelstransacties (art. 6:119b BW)
Artikel 6:119b BW implementeert de EU-richtlijn betalingsachterstanden. Bij handelstransacties (B2B) geldt een standaard betalingstermijn van 30 dagen. Overheden zijn verplicht binnen 30 dagen te betalen. Voor transacties tussen twee ondernemingen kan de termijn contractueel worden verlengd tot maximaal 60 dagen, mits dit niet als klaarblijkelijk onbillijk wordt aangemerkt. Bij overschrijding van de betalingstermijn is wettelijke handelsrente verschuldigd en zijn buitengerechtelijke incassokosten opeisbaar — ook als uw inkoopvoorwaarden dit niet vermelden.
Aansprakelijkheidsbeperkingen in inkoopvoorwaarden
Als inkopende partij wilt u de aansprakelijkheid van de leverancier zo ruim mogelijk houden. Beding dat de leverancier aansprakelijk is voor alle directe en indirecte schade die voortvloeit uit non-conformiteit, te late levering of productaansprakelijkheid. Vrijwaringsclausules waarbij de leverancier u vrijwaart voor aanspraken van derden (bijv. productaansprakelijkheidsclaims van uw klanten als gevolg van een defect onderdeel) zijn bijzonder waardevol voor productiebedrijven. Zorg dat de aansprakelijkheidsbeperking in de inkoopvoorwaarden contractueel voorrang heeft boven eventuele aansprakelijkheidsbeperkingen in de verkoopvoorwaarden van de leverancier.
Veelgestelde vragen
Klaar om uw inkoopvoorwaarden op te stellen?
Vul de gegevens van uw organisatie in en download professionele inkoopvoorwaarden conform het Burgerlijk Wetboek in enkele minuten. Gratis, zonder account vereist voor de standaardversie.
Free · Instant PDF · No account required