Gratis sjabloon functioneringsgesprek formulier
Voer een constructief en gestructureerd functioneringsgesprek op basis van een professioneel formulier conform goed werkgeverschap (art. 7:611 BW). Bespreek het wederzijdse functioneren, identificeer knelpunten en stel gezamenlijk verbeterdoelen vast. Download direct als PDF.
| WERKNEMER | A.M. van Dam |
| LEIDINGGEVENDE | M. Visser |
| AFDELING | Marketing and Communicatie |
| DATUM GESPREK | 12 februari 2026 |
| Onderwerp | Toelichting werknemer | Toelichting werkgever |
|---|---|---|
| Werkdruk en prioriteiten | Werkdruk is gestegen door vijf gelijktijdige projecten; planning is moeilijk | Er wordt onderzocht of projectondersteuning kan worden ingezet |
| Professionele ontwikkeling | Wil graag training in social media strategie volgen | Leidinggevende ondersteunt dit voornemen; budget wordt aangevraagd |
| Samenwerking team | Gaat over het algemeen goed; wel knelpunten in overdracht bij vakantie | Betere werkafspraken bij verlof worden gemaakt |
| Afspraak | Deadline | Verantwoordelijke |
|---|---|---|
| Projectplanning bijwerken en delen met team | 1 maart 2026 | A.M. van Dam |
| Aanvragen budget social media training | 15 februari 2026 | M. Visser |
| Opstellen protocol vakantieoverdracht | 1 april 2026 | Team gezamenlijk |
Wat is een functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek is een periodiek, doorgaans jaarlijks, tweezijdig gesprek tussen werkgever (of leidinggevende) en werknemer, gericht op het bespreken van het onderlinge functioneren, de samenwerking en de werkomstandigheden. Anders dan het beoordelingsgesprek — dat eenzijdig van aard is en gericht op prestatieoordelen met mogelijke salarissanties — is het functioneringsgesprek een open dialoog: beiden partijen spreken over hun ervaringen, knelpunten en wensen. Het heeft geen direct disciplinair of salariskarakter.
Hoewel de wet geen expliciete verplichting tot functioneringsgesprekken kent, vloeit de verplichting voort uit goed werkgeverschap (art. 7:611 BW) en de zorgplicht die de wetgever en rechter van werkgevers verwachten. Werkgevers die structureel geen functioneringsgesprekken houden, lopen risico bij ontslagprocedures wegens disfunctioneren (d-grond), omdat zij dan moeilijk kunnen aantonen dat zij de werknemer tijdig feedback hebben gegeven en kansen hebben geboden tot verbetering.
Het functioneringsgesprekformulier dient als gespreksagenda en vastleggingsinstrument. Een goed formulier omvat vragen over werkinhoud, samenwerking, persoonlijke ontwikkeling, werkomstandigheden en de toekomstvisie van de werknemer. Door de uitkomsten schriftelijk vast te leggen en beide partijen te laten ondertekenen, beschikken werkgever en werknemer over een gedocumenteerde basis voor opvolging en eventueel toekomstige beoordelingen.
Wat bevat dit sjabloon
Het Doxuno-formulier voor het functioneringsgesprek biedt een complete gespreksstructuur voor een open en productief tweezijdig gesprek.
Identificatiegegevens
Naam, functie, afdeling en datum van het gesprek
Terugblik vorige afspraken
Status van actiepunten uit het vorige functioneringsgesprek
Werkinhoud en taakinvulling
Hoe ervaart de werknemer zijn huidige taken en verantwoordelijkheden
Samenwerking en communicatie
Hoe verloopt de samenwerking binnen het team en met de leidinggevende
Werkomstandigheden
Werkbelasting, werkplek, middelen en arbeidsomstandigheden
Persoonlijke ontwikkeling
Ambities, opleidingswensen en loopbaanperspectief
Knelpunten en verbeterpunten
Obstakels die de werknemer en werkgever ervaren
Afspraken en actiepunten
Concrete afspraken met verantwoordelijke en deadline
Perspectief komende periode
Doelen en verwachtingen voor de volgende periode
Reactie werknemer
Ruimte voor aanvullingen en reactie van de werknemer
Handtekeningen beide partijen
Bevestiging van het gevoerde gesprek door beiden
Archiveringsinstructie
Opslaan in personeelsdossier conform AVG-bewaartermijnen
Hoe maakt u een functioneringsgesprekformulier
Een goed functioneringsgesprek vereist voorbereiding van beide partijen. Volg deze stappen voor een effectief gesprek.
- 1
Bereid het gesprek voor
Stuur de werknemer minstens één week van tevoren het formulier toe, zodat hij zich kan voorbereiden. Nodig de werknemer uit zijn eigen ervaringen en verbeterpunten te noteren. Als leidinggevende bereidt u eveneens uw observaties voor op basis van concrete situaties en gedragingen, niet op basis van algemene indrukken.
- 2
Voer het gesprek in een veilige omgeving
Houd het gesprek op een rustige locatie zonder onderbrekingen. Leg aan het begin uit dat het om een open tweerichtingsdialoog gaat: beide partijen hebben de gelegenheid hun ervaringen te delen zonder angst voor directe negatieve gevolgen. Start met positieve observaties voordat knelpunten worden besproken.
- 3
Leg knelpunten en verbeterpunten vast
Noteer de besproken knelpunten specifiek en objectief. Gebruik concrete voorbeelden en vermijd vage generaliseringen. Zowel de werknemer als de werkgever kunnen knelpunten inbrengen: het gesprek is tweerichtingsverkeer. Zoek samen naar oplossingen in plaats van alleen problemen te signaleren.
- 4
Maak concrete afspraken met deadlines
Formuleer voor elk actiepunt een concrete, meetbare afspraak met een duidelijke deadline en een verantwoordelijke partij. Vage afspraken als "verbeteren van de communicatie" zijn niet meetbaar; specificeer liever: "wekelijks vijftien minuten overleg op maandagochtend met leidinggevende".
- 5
Laat het formulier ondertekenen en archiveer het
Beide partijen ondertekenen het formulier ter bevestiging van het gevoerde gesprek. De ondertekening betekent niet per definitie akkoord met de inhoud; de werknemer heeft de mogelijkheid een eigen reactie toe te voegen. Stuur de werknemer een kopie en bewaar het origineel in het personeelsdossier.
Juridische aandachtspunten in Nederland
Een functioneringsgesprek is meer dan een HR-instrument — het heeft juridische consequenties bij disfunctioneringsontslag en AVG-compliance. Hieronder de kritische aspecten.
Dit sjabloon is uitsluitend bedoeld als informatief hulpmiddel en vormt geen juridisch advies. Raadpleeg een arbeidsrechtspecialist bij dreigende ontslagprocedures of bij conflicten over functioneringsdossiers.
Juridisch getoetst. Dit sjabloon is beoordeeld door arbeidsrechtjuristen en HR-professionals in Nederland op juridische correctheid.
Goed werkgeverschap — art. 7:611 BW
Artikel 7:611 BW verplicht werkgevers zich als goed werkgever te gedragen, hetgeen onder meer omvat: de werknemer regelmatig informeren over zijn functioneren, hem kansen bieden tot verbetering en hem de ondersteuning bieden die redelijkerwijs van de werkgever verwacht mag worden. Rechters oordelen regelmatig dat werkgevers die jarenlang geen functioneringsgesprekken hebben gehouden, niet kunnen aantonen dat zij aan hun informatie- en begeleidingsplicht hebben voldaan.
Disfunctioneringsontslag — art. 7:669 lid 3 sub d BW
Voor ontslag wegens disfunctioneren (d-grond) moet de werkgever een dossier overleggen waaruit blijkt dat: (1) de werknemer tijdig op zijn tekortkoming is gewezen, (2) de werkgever hem een verbeterplan heeft aangeboden, (3) de werkgever hem voldoende begeleiding heeft geboden, en (4) de werknemer na een redelijke termijn niet of onvoldoende heeft verbeterd. Functioneringsgesprekken en de daarin vastgelegde afspraken zijn primair bewijs in deze procedure. Zonder gedocumenteerde gesprekken wordt de d-grond doorgaans afgewezen.
Privacy en AVG bij functioneringsverslagen
Functioneringsverslagen bevatten persoonsgegevens en vallen onder de AVG. De gegevens mogen alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld (personeelsontwikkeling) en niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Informeer de werknemer in de privacyverklaring over de bewaartermijn. Gegevens over gezondheid of andere bijzondere categorieën mogen in beginsel niet in een functioneringsverslag worden opgenomen (art. 9 AVG).
Instemmingsrecht ondernemingsraad — art. 27 WOR
De ondernemingsraad (OR) heeft instemmingsrecht bij de invoering of wijziging van beoordelingssystemen (art. 27 lid 1 sub g WOR). Een functioneringsgesprekformulier dat onderdeel is van een formeel HR-cyclus valt onder dit instemmingsrecht. Voer een nieuw formulier pas in na verkregen instemming van de OR, om vernietiging van het systeem te voorkomen.
Veelgestelde vragen
Voer een professioneel functioneringsgesprek
Vul het formulier in en download direct een compleet functioneringsgesprekformulier als PDF. Gratis, zonder account vereist voor de standaardversie.
Free · Instant PDF · No account required