Gratis factuurmodel ZZP sjabloon conform de Wet OB 1968
Een professionele factuur voor ZZP-ers en freelancers die voldoet aan alle verplichte elementen van de Wet op de omzetbelasting 1968. Inclusief BTW-berekening, KvK- en BTW-nummer, betalingstermijn en handelsrente — direct klaar als PDF.
1015 AA Amsterdam
1015 AA Amsterdam
1016 BS Amsterdam
| Omschrijving | Uren/Aantal | Tarief | Btw | Bedrag |
|---|---|---|---|---|
| Webontwikkeling — Frontend | 24 | 85,00 EUR | 21% | 2.040,00 EUR |
| UX/UI Design | 16 | 95,00 EUR | 21% | 1.520,00 EUR |
| Technisch advies | 8 | 110,00 EUR | 21% | 880,00 EUR |
| Subtotaal (excl. btw) | 4.440,00 EUR |
| Btw 21% | 932,40 EUR |
| Totaal te betalen | 5.372,40 EUR |
IBAN: NL91 ABNA 0417 1643 00
T.n.v.: Jan de Vries Consultancy
Wat is een factuurmodel voor ZZP-ers?
Een factuurmodel voor ZZP-ers is een gestructureerd sjabloon dat alle wettelijk verplichte gegevens bevat die een zelfstandig ondernemer op zijn facturen dient te vermelden. De verplichte factuurelementen voor BTW-ondernemers zijn vastgelegd in artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 (Wet OB 1968). Bij ontbreken van verplichte gegevens kan de Belastingdienst de aftrek van BTW door de afnemer weigeren, wat tot geschillen en extra kosten kan leiden.
Voor ZZP-ers die onder de Kleineondernemersregeling (KOR) vallen (omzet onder de 20.000 EUR per jaar) gelden vereenvoudigde factuureisen: zij hoeven geen BTW te berekenen of te vermelden maar dienen wel "BTW vrijgesteld o.g.v. art. 25 Wet OB 1968" op de factuur te vermelden. Voor BTW-plichtige ZZP-ers gelden de volledige factuureisen van artikel 35a Wet OB 1968, inclusief het BTW-tarief (21%, 9% of 0%), het BTW-bedrag en het BTW-nummer van de opdrachtnemer.
Naast de wettelijke verplichtingen is een professioneel factuurontwerp essentieel voor een goede indruk bij opdrachtgevers. Betaaltermijnen, bankgegevens (IBAN), een factuurnummer en een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten zijn sleutelelementen. Bij overschrijding van de betalingstermijn heeft de ZZP-er in een B2B-context recht op de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) en op vergoeding van buitengerechtelijke incassokosten conform het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten (WIK).
Wat omvat dit sjabloon
Het factuurmodel ZZP sjabloon van Doxuno bevat alle verplichte en professionele elementen voor een correcte ZZP-factuur conform de Wet OB 1968.
Naam en adres ZZP-er (art. 35a Wet OB)
Volledige handelsnaam en vestigingsadres van de ZZP-er
KvK-nummer
Verplicht Kamer van Koophandel registratienummer
BTW-nummer (art. 35a lid 1 sub e Wet OB)
BTW-identificatienummer of vermelding KOR-vrijstelling
Factuurnummer en -datum
Uniek oplopend factuurnummer en datum van uitreiking
Naam en adres opdrachtgever
Volledige naam en adres van de afnemer inclusief BTW-nummer
Omschrijving diensten of goederen
Duidelijke beschrijving van geleverde diensten inclusief periode
Aantal en tarief (uurtarief of stukstarief)
Aantal uren of eenheden en het gehanteerde tarief
BTW-tarief en -bedrag (art. 35a Wet OB)
Percentage (21%, 9% of 0%) en het berekende BTW-bedrag
Totaalbedrag excl. en incl. BTW
Subtotaal exclusief BTW en eindtotaal inclusief BTW
Betalingstermijn en IBAN
Betaaldatum, IBAN en BIC voor bankovermaking
Handelsrente vermelding (art. 6:119a BW)
Automatische rente bij te late betaling voor B2B-klanten
Referentienummer opdrachtgever
Inkoopordernummer of projectreferentie van de opdrachtgever
Hoe maakt u een factuur als ZZP-er
Gebruik het sjabloon van Doxuno en volg onderstaande stappen om een correcte en professionele factuur op te stellen.
- 1
Controleer uw BTW-status
Ga na of u onder de KOR (Kleineondernemersregeling) valt of BTW-plichtig bent. Bij de KOR berekent u geen BTW en vermeldt u "BTW vrijgesteld o.g.v. art. 25 Wet OB 1968". Bij BTW-plicht berekent u 21% (standaardtarief), 9% (verlaagd tarief voor bepaalde goederen en diensten) of 0% (intracommunautaire leveringen, export) over het factuurbedrag.
- 2
Vul alle verplichte elementen in
Zorg dat iedere factuur bevat: uw volledige naam, vestigingsadres, KvK-nummer en BTW-nummer; de factuurdatum en het unieke factuurnummer; de naam en het adres van uw opdrachtgever; een gedetailleerde omschrijving van de geleverde diensten of goederen; het BTW-tarief en het BTW-bedrag; en het totaalbedrag inclusief BTW. Bij een intracommunautaire transactie ook het BTW-nummer van de EU-opdrachtgever.
- 3
Stel een duidelijke betalingstermijn in
Vermeld de uiterste betaaldatum op de factuur (doorgaans 14 of 30 dagen na factuurdatum). Voeg uw IBAN en eventueel BIC toe. Overweeg voor B2B-opdrachtgevers te vermelden dat bij niet-tijdige betaling de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) verschuldigd is en dat incassokosten conform het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten in rekening worden gebracht.
- 4
Wijs een uniek factuurnummer toe
Gebruik een consequente nummering zoals "F-2024-001", "F-2024-002" enzovoort. Het factuurnummer moet uniek zijn en per boekjaar of aaneensluitend oplopend zijn. Een logische nummering is niet alleen een wettelijke eis maar ook essentieel voor uw boekhoudkundige administratie en voor het beantwoorden van vragen van de Belastingdienst.
- 5
Bewaar een kopie en verstuur de factuur
Bewaar een kopie van iedere verstuurde factuur in uw administratie gedurende zeven jaar (art. 52 AWR). Verstuur de factuur bij voorkeur als PDF per e-mail en verzoek de opdrachtgever om een ontvangstbevestiging. Bij geschillen over betaling heeft u bewijs van de verzending nodig. Overweeg boekhoudpakketten zoals MoneyBird, Exact of Twinfield voor automatische nummering en bewaarfuncties.
Juridische aandachtspunten in Nederland
Factuurfouten kunnen leiden tot BTW-naheffingen en geschillen met opdrachtgevers. Hieronder de meest kritieke aandachtspunten voor ZZP-ers.
Dit sjabloon is uitsluitend bedoeld ter informatie en vormt geen fiscaal of juridisch advies. Voor specifieke BTW-vragen of grensoverschrijdende transacties raadpleegt u een belastingadviseur of accountant.
Beoordeeld door juridische professionals. De factuurelementen in dit sjabloon zijn beoordeeld door in Nederland praktiserende fiscalisten op conformiteit met de Wet OB 1968.
Verplichte factuurelementen (art. 35a Wet OB 1968)
Artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968 somt de verplichte factuurelementen op voor BTW-ondernemers. De meest kritieke elementen die regelmatig ontbreken zijn: het BTW-nummer van zowel de leverancier als de afnemer bij B2B-transacties, het BTW-tarief per post (niet alleen het totaal), de datum van de levering of dienst (als die afwijkt van de factuurdatum) en het unieke factuurnummer. Een ontbrekend factuurelement kan ertoe leiden dat de afnemer de BTW niet mag terugvorderen.
Handelsrente en incassokosten (art. 6:119a BW en WIK)
Bij B2B-transacties waarbij de betalingstermijn van 30 dagen (of de contractueel overeengekomen termijn) verstrijkt zonder betaling, is de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) van rechtswege verschuldigd. Deze rente ligt aanzienlijk hoger dan de gewone wettelijke rente. Naast rente kunt u na een schriftelijke aanmaning ook buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen conform het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten: minimaal 40 EUR, oplopend via staffelpercentages. Vermeld dit in uw factuur om discussies te voorkomen.
KOR en facturatie (art. 25 Wet OB 1968)
Ondernemers die gebruikmaken van de Kleineondernemersregeling (KOR) mogen geen BTW in rekening brengen en hoeven geen BTW-aangifte te doen. Op hun facturen dienen zij te vermelden "Niet BTW-belast o.g.v. art. 25 Wet OB 1968". KOR-deelnemers kunnen ook geen BTW terugvorderen op zakelijke inkopen. Bij het overschrijden van de 20.000 EUR omzetdrempel middenin een jaar, dient de KOR te worden beëindigd en overgegaan te worden op gewone BTW-facturatie.
Intracommunautaire leveringen en diensten
Bij dienstverlening aan BTW-ondernemers in andere EU-landen geldt de verleggingsregeling (reverse charge): de BTW wordt verlegd naar de afnemer en u vermeldt "BTW verlegd" of "VAT shifted" op de factuur, gevolgd door het BTW-nummer van de afnemer. U rekent dan geen Nederlandse BTW. Bij leveringen van goederen aan EU-ondernemers gelden aanvullende regels. Voor diensten aan EU-consumenten (B2C) gelden de OSS-regels (One Stop Shop) voor de BTW-aangifte.
Veelgestelde vragen
Klaar om uw factuur op te stellen?
Vul uw ZZP-gegevens in en download een professionele, correcte factuur conform de Wet OB 1968 in enkele minuten. Gratis, zonder account vereist voor de standaardversie.
Free · Instant PDF · No account required