Gratis aandelenregister sjabloon voor Nederlandse BV
Het aandelenregister is een wettelijk verplicht register dat elke BV conform artikel 2:194 BW moet bijhouden. Leg alle aandeelhouders, aandelenklassen en overdrachten accuraat vast met dit professionele sjabloon en download het direct als PDF.
| NAAM BV | Voorbeeld Holding B.V. |
| KVK-NUMMER | 12345678 |
| MAATSCHAPPELIJK KAPITAAL | € 18.000 (180 aandelen à € 100 nominaal) |
| GEPLAATST EN GESTORT KAPITAAL | € 18.000 (180 aandelen, volledig gestort) |
| Aandeelhouder | Adres | Aandeelnummer(s) | Datum verkrijging | Blokkeringsregeling |
|---|---|---|---|---|
| J.A. de Vries | Herengracht 300, 1016 CE Amsterdam | 1–100 | 1 januari 2020 | Goedkeuringsregeling |
| A.B. Jansen | Keizersgracht 200, 1016 DX Amsterdam | 101–180 | 1 januari 2020 | Goedkeuringsregeling |
| Datum overdracht | Van (vervreemder) | Aan (verkrijger) | Aandelen | Akte/notaris |
|---|---|---|---|---|
| 15 maart 2023 | Initieel (oprichting) | J.A. de Vries | aandelen 1–100 | Notaris De Groot, Amsterdam |
| 15 maart 2023 | Initieel (oprichting) | A.B. Jansen | aandelen 101–180 | Notaris De Groot, Amsterdam |
Wat is een aandelenregister?
Het aandelenregister is een intern register van een besloten vennootschap (BV) waarin alle geplaatste aandelen en hun houders worden bijgehouden. Artikel 2:194 BW verplicht het bestuur van iedere BV om een nauwkeurig aandelenregister bij te houden. Dit register is geen openbaar document — het blijft binnen de vennootschap — maar heeft grote juridische betekenis: alleen de in het register ingeschreven aandeelhouder geldt ten opzichte van de vennootschap als rechthebbende en is bevoegd stemrecht uit te oefenen.
Het aandelenregister bevat per aandeelhouder de naam en het adres, het aantal en de soort aandelen, het op de aandelen gestorte bedrag en de datum van verkrijging. Bij de invoering van de flex-BV in 2012 (art. 2:178a BW) is ook de mogelijkheid van meerdere aandelenklassen met verschillende rechten uitgebreid, waardoor een correct bijgehouden register nog belangrijker werd. Bij overdracht van aandelen — die voor BV's verplicht via een notariële akte plaatsvindt (art. 2:196 BW) — wordt de nieuwe aandeelhouder ingeschreven en verkrijgt hij pas dan zijn rechten tegenover de vennootschap.
Een up-to-date aandelenregister is niet alleen een wettelijke verplichting maar ook een praktische noodzaak. Banken en investeerders verlangen het register bij due diligence, notarissen raadplegen het bij aandelentransacties en bij geschillen over stemrecht of dividenduitkering is het de primaire bewijsbron. Een onvolledig of onjuist register kan leiden tot aansprakelijkheid van het bestuur op grond van artikel 2:9 BW en tot ongeldige besluitvorming.
Wat omvat dit sjabloon
Het aandelenregister sjabloon van Doxuno bevat alle wettelijk vereiste kolommen en rubrieken conform artikel 2:194 BW voor een volledige en correcte registratie.
Vennootschapsgegevens
Naam, KvK-nummer en statutaire zetel van de BV
Aandeelhoudersnaam en adres
Volledige naam en woonadres of vestigingsadres per aandeelhouder
Aandelennummer
Unieke nummering van alle geplaatste aandelen conform de statuten
Aandelenklasse
Gewone aandelen, preferente aandelen of aandelen met afwijkende rechten
Nominale waarde
Nominale waarde per aandeel zoals bepaald in de statuten
Gestort bedrag
Het op elk aandeel gestorte kapitaal (geheel of gedeeltelijk)
Datum van verkrijging
Datum waarop de aandeelhouder de aandelen heeft verkregen
Pandrecht / vruchtgebruik
Registratie van gevestigd pandrecht of vruchtgebruik op aandelen
Overdrachtsgeschiedenis
Chronologisch overzicht van alle eerdere overdrachten per aandelenreeks
Certificaathouders
Registratie van certificaathouders indien aandelen zijn gecertificeerd
Datum bijwerking
Datum van de meest recente bijwerking en naam verantwoordelijk bestuurder
Handtekening bestuur
Ondertekening door het bestuur als bewijs van correctheid van het register
Hoe stelt u een aandelenregister op
Volg onderstaande stappen om een volledig en wettelijk correct aandelenregister aan te maken met het sjabloon van Doxuno.
- 1
Verzamel de oprichtingsdocumenten
Raadpleeg de notariële oprichtingsakte van uw BV voor de naam, het KvK-nummer en de initiële aandelenstructuur. De oprichtingsakte vermeldt welke aandeelhouders bij oprichting hoeveel aandelen hebben verkregen en het nominale bedrag per aandeel. Gebruik deze gegevens als beginpunt van uw register.
- 2
Registreer alle aandeelhouders met hun gegevens
Voer per aandeelhouder de volledige naam, het woonadres of vestigingsadres, het KvK-nummer (voor rechtspersonen) of BSN (voor natuurlijke personen, alleen intern) en het aantal en soort aandelen in. Controleer of de gegevens overeenkomen met de statuten en de notariële akten van eventuele eerdere overdrachten.
- 3
Registreer pandrechten en vruchtgebruik
Indien er een pandrecht (art. 3:237 BW) of vruchtgebruik is gevestigd op aandelen, dient dit in het register te worden aangetekend met vermelding van de pandhouder of vruchtgebruiker, de datum van vestiging en eventuele bijzondere stemrechtafspraken. Een pandrecht op aandelen met stemrecht heeft gevolgen voor de besluitvorming in de AVA.
- 4
Verwerk overdrachten tijdig
Bij iedere aandelenoverdracht dient de vennootschap het register bij te werken nadat de notariële akte is gepasseerd (art. 2:196 BW). Vermeld de datum van de overdracht, de naam van de verkoper en de koper en het aandelennummer. De nieuwe aandeelhouder verkrijgt zijn rechten tegenover de vennootschap pas na inschrijving in het register.
- 5
Laat ondertekenen en bewaar veilig
Laat het register ondertekenen door een bestuurder als verantwoordelijke voor de juistheid. Bewaar het register op een veilige locatie binnen de vennootschapsadministratie. Maak bij iedere wijziging een gedateerde versie aan zodat de historische aandelenstructuur altijd reconstrueerbaar is voor due diligence of juridische procedures.
Juridische aandachtspunten in Nederland
Het aandelenregister heeft vergaande juridische gevolgen. Hieronder de belangrijkste wettelijke vereisten en risico's bij onjuiste bijhouding.
Dit sjabloon is uitsluitend bedoeld ter informatie en vormt geen juridisch advies. Bij complexe aandelenstructuren, pandrechten of geschillen over aandeelhouderschap raadpleegt u een notaris of advocaat ondernemingsrecht.
Beoordeeld door juridische professionals. De clausules en structuur van dit sjabloon zijn beoordeeld door in Nederland praktiserende juristen ondernemingsrecht.
Wettelijke verplichting (art. 2:194 BW)
Artikel 2:194 BW verplicht het bestuur van iedere BV om een aandelenregister bij te houden. Het register dient de naam en het adres van elke aandeelhouder te bevatten, het aantal en soort aandelen, het op elk aandeel gestorte bedrag en de datum van verkrijging. Indien de vennootschap certifikaten van aandelen uitgeeft, moeten ook de houders van die certifikaten worden ingeschreven. Het niet bijhouden of een onjuist bijgehouden register kan leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid op grond van art. 2:9 BW wegens onbehoorlijk bestuur.
Overdracht en levering van aandelen (art. 2:196 BW)
De overdracht van aandelen in een BV vereist een notariële leveringsakte (art. 2:196 BW). De nieuwe aandeelhouder wordt pas jegens de vennootschap als aandeelhouder erkend nadat hij in het aandelenregister is ingeschreven. Overdrachten die buiten het register om gaan, zijn niet-tegenwerpbaar aan de vennootschap. Voor economische eigendomsoverdrachten — waarbij de juridische eigendom achterblijft bij de overdragende partij — bestaan aparte contractuele afspraken, maar ook deze dienen in de vennootschapsadministratie te worden vastgelegd.
Pandrecht op aandelen (art. 3:237 BW)
Een pandrecht op aandelen kan worden gevestigd door middel van een pandakte en aanzegging aan de vennootschap (vuistpand) of door registratie (stil pandrecht, art. 3:237 BW). Het pandrecht dient in het aandelenregister te worden aangetekend. Bij een vuistpand gaat het stemrecht standaard over op de pandhouder tenzij anders is afgesproken. Bij stille verpanding blijft het stemrecht bij de aandeelhouder. Onjuiste of ontbrekende registratie van pandrechten kan leiden tot geschillen over stemrecht en aansprakelijkheid.
Inzagerecht en geheimhouding
Het aandelenregister is een intern document van de vennootschap en niet openbaar. Aandeelhouders hebben op grond van art. 2:194 lid 2 BW recht op inzage in de op hun eigen naam staande gegevens. Het bestuur is niet verplicht het volledige register aan alle aandeelhouders te tonen, tenzij de statuten of een aandeelhoudersovereenkomst daartoe verplicht. Bij een due diligence-onderzoek wordt het register doorgaans gedeeld met de (potentiële) koper, maar is vertrouwelijkheid contractueel te beschermen via een geheimhoudingsovereenkomst.
Veelgestelde vragen
Klaar om uw aandelenregister op te stellen?
Vul de gegevens van uw aandeelhouders in en download een volledig, wettelijk conform aandelenregister voor uw BV in enkele minuten. Gratis, zonder account vereist voor de standaardversie.
Free · Instant PDF · No account required