Gratis sjabloon Verzuimprotocol
Een professioneel verzuimprotocol conform de Wet verbetering poortwachter en artikel 7:629 BW. Beschrijft de procedures bij ziekte, re-integratie en loondoorbetaling. Vul de gegevens in en download direct als PDF.
| WERKGEVER | Voorbeeld B.V. |
| INGANGSDATUM PROTOCOL | 1 januari 2026 |
| ZIEKMELDING VIA | direct leidinggevende of HR-afdeling via 020-1234567 (werkdagen 08:00–09:30 uur) |
- Week 6: Probleemanalyse door bedrijfsarts; oordeel over functionele mogelijkheden;
- Week 8: Plan van aanpak re-integratie (ondertekend door beide partijen);
- Week 42: Ziekmelding bij UWV (wettelijke verplichting werkgever);
- Week 52: Eerstejaarsevaluatie en bijstelling plan van aanpak;
- Week 87: Re-integratieverslag opstellen ten behoeve van WIA-aanvraag;
- Week 104: Einde loondoorbetalingsplicht; eventueel WIA-uitkering.
| Dag / Moment | Actie werkgever | Actie werknemer |
|---|---|---|
| Dag 1 | Registreer ziekmelding; informeer HR | Meldt zich ziek vóór aanvang werkdag |
| Dag 7 | Eerste contact opnemen (spreekuur / telefonisch) | Bereikbaar zijn; herstelwens communiceren |
| Week 6 | Probleemanalyse door bedrijfsarts (Wvp-verplichting) | Medewerking verlenen aan bedrijfsarts |
| Week 8 | Plan van aanpak opstellen samen met werknemer | Meewerken aan opstellen plan van aanpak |
| Week 42 | Ziekmelding UWV (no-cure-no-pay termijn) | Actief meewerken aan re-integratie |
| Week 52 | Eerstejaarsevaluatie re-integratieverslag | Bijdragen aan evaluatie |
| Week 87 | Aanvraag WIA indienen bij UWV voorbereiden | Medewerking verlenen aan WIA-keuring |
| Week 104 | Einde loondoorbetalingsplicht (104 weken) | Overgang naar WIA indien van toepassing |
- Opschorting of verlaging van de loondoorbetaling;
- Schriftelijke waarschuwing;
- In ernstige gevallen: beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
De werknemer wordt altijd eerst schriftelijk gewaarschuwd voordat een sanctie wordt opgelegd.
Wat is een verzuimprotocol?
Een verzuimprotocol is een intern bedrijfsdocument dat de procedures vastlegt voor de melding en afhandeling van ziekteverzuim. Het protocol beschrijft: hoe en wanneer een werknemer zich ziek meldt, wie de ziekmelding ontvangt, wanneer contact wordt opgenomen met de bedrijfsarts, hoe de re-integratie wordt begeleid en wat de rechten en plichten zijn van zowel de werkgever als de werknemer tijdens ziekte. Een goed verzuimprotocol helpt zowel de werknemer als de werkgever om de verplichtingen van de Wet verbetering poortwachter na te komen.
De Wet verbetering poortwachter legt werkgever en werknemer verplichtingen op bij langdurig ziekteverzuim. De werkgever is verplicht de re-integratie actief te begeleiden, een probleemanalyse op te stellen (via de bedrijfsarts, conform artikel 13 Arbowet), een plan van aanpak op te stellen en regelmatig te evalueren. Op grond van artikel 7:629 BW is de werkgever verplicht het loon door te betalen gedurende de eerste twee jaar van ziekte (minimaal 70% van het loon, maar niet minder dan het wettelijk minimumloon in het eerste ziektejaar). Nalaat de werkgever zijn re-integratieverplichtingen, dan kan het UWV de loondoorbetalingsplicht verlengen met maximaal één jaar (het zogenaamde loonsanctie).
Een goed verzuimprotocol stelt ook de grenzen van het re-integratieproces vast: wanneer wordt de bedrijfsarts ingeschakeld, hoe wordt het plan van aanpak bijgesteld, wanneer wordt het tweede spoor geactiveerd (re-integratie bij een andere werkgever) en wanneer kan de arbeidsovereenkomst na twee jaar ziekte worden beëindigd via het UWV. Een helder protocol beschermt de werkgever tegen loonsancties en de werknemer tegen willekeurig verzuimbeleid.
Wat bevat dit sjabloon
Het verzuimprotocol beschrijft alle stappen in het verzuim- en re-integratieproces, van de eerste ziekmelding tot de mogelijke beëindiging na twee jaar ziekte.
Ziekmelding procedure
Hoe en wanneer de werknemer zich ziek meldt en bij wie
Eerste contactmoment
Tijdstip en wijze van eerste contact met zieke werknemer
Inschakeling bedrijfsarts
Tijdstip van verwijzing naar bedrijfsarts conform art. 13 Arbowet
Probleemanalyse en plan van aanpak
Verplichte analyse na zes weken ziekte conform Wet poortwachter
Re-integratiedoelen eerste spoor
Terugkeer naar eigen of aangepaste functie bij dezelfde werkgever
Re-integratie tweede spoor
Activering van re-integratie bij een andere werkgever na één jaar
Loondoorbetalingsregeling
Hoogte en duur van loondoorbetaling conform art. 7:629 BW
Sancties bij niet-medewerking
Loonopschorting bij weigering re-integratie door werknemer
Privacy en medische informatie
Bescherming van medische gegevens conform AVG
Evaluatiemomenten
Periodieke evaluatie van het plan van aanpak (elke zes weken)
WIA-aanvraag na twee jaar
Procedure voor aanvraag WIA-uitkering bij aanhoudende arbeidsongeschiktheid
Beëindiging arbeidsovereenkomst na twee jaar
UWV-route voor ontslag na twee jaar ziekte conform art. 7:671a BW
Hoe stelt u een verzuimprotocol op
Een goed verzuimprotocol beschrijft alle stappen helder en is voor alle werknemers begrijpelijk. Volg deze stappen voor een compleet en werkbaar protocol.
- 1
Beschrijf de ziekmelding en het eerste contact
Stel duidelijk vast hoe een werknemer zich ziek meldt: vóór welk tijdstip, bij wie (leidinggevende, HR of een gecentraliseerd verzuimmeldpunt) en via welk kanaal (telefoon, app of e-mail). Beschrijf wanneer de werkgever het eerste contactmoment plant: in de regel binnen een à twee weken na de ziekmelding voor een informeel check-in gesprek, tenzij de bedrijfsarts eerder contact adviseert.
- 2
Stel de betrokkenheid van de bedrijfsarts vast
Beschrijf wanneer de werknemer wordt doorverwezen naar de bedrijfsarts: uiterlijk na zes weken ziekte voor de verplichte probleemanalyse conform de Wet verbetering poortwachter. Geef aan hoe de afspraken met de bedrijfsarts worden gemaakt en wie de kosten draagt. Leg vast dat de bedrijfsarts de privacyregels van de AVG in acht neemt en dat medische gegevens uitsluitend door de bedrijfsarts worden doorgegeven, niet door de werkgever.
- 3
Beschrijf de re-integratieplannen en evaluatie
Stel vast hoe het plan van aanpak wordt opgesteld na de probleemanalyse van de bedrijfsarts en wanneer het plan wordt geëvalueerd (elke zes weken is het minimum). Beschrijf de stappen voor re-integratie in de eigen functie (eerste spoor) en wanneer het tweede spoor (externe re-integratie) wordt geactiveerd: in de regel na één jaar ziekte als terugkeer naar de eigen werkgever niet waarschijnlijk is.
- 4
Leg de loondoorbetalingsregeling vast
Beschrijf de hoogte van de loondoorbetaling tijdens ziekte: minimaal 70% in het eerste en tweede ziektejaar, maar niet minder dan het wettelijk minimumloon. De arbeidsovereenkomst of cao kan een hogere loondoorbetaling vastleggen (bijv. 100% in het eerste jaar). Vermeld ook de voorwaarden voor loonopschorting bij weigering van medewerking aan re-integratie door de werknemer.
- 5
Stel de privacy- en communicatieregels vast
Beschrijf hoe de privacy van de zieke werknemer wordt beschermd. De werkgever mag alleen weten dat de werknemer ziek is en wat de verwachte duur is; medische diagnoses zijn uitsluitend bestemd voor de bedrijfsarts. Stel een protocol op voor de communicatie met het team over de afwezigheid van een collega, zonder de medische reden te onthullen, conform artikel 9 AVG (bijzondere categorieën persoonsgegevens).
Juridische aandachtspunten bij ziekteverzuim en re-integratie
De Wet verbetering poortwachter en de loondoorbetalingsverplichtingen van artikel 7:629 BW stellen strenge eisen aan werkgevers. Niet-naleving leidt tot loonsancties en aansprakelijkheidsrisico's.
Dit sjabloon is uitsluitend bedoeld als informatief hulpmiddel en vormt geen juridisch advies. Raadpleeg een arbeidsrechtadvocaat of arbodienst bij complexe re-integratietrajecten of dreigende loonsancties.
Getoetst door arbeidsrechtspecialisten. De inhoud van deze pagina en het sjabloon zijn beoordeeld door in Nederland werkzame arbeidsrechtjuristen en Arbo-deskundigen op juistheid en actualiteit.
Loondoorbetalingsplicht bij ziekte (art. 7:629 BW)
Artikel 7:629 BW verplicht de werkgever het loon door te betalen gedurende de eerste 104 weken (twee jaar) van ziekte. De minimale loondoorbetaling bedraagt 70% van het loon in het eerste en tweede ziektejaar, maar niet minder dan het wettelijk minimumloon in het eerste ziektejaar. De arbeidsovereenkomst of cao kan een hogere loondoorbetaling voorschrijven. De werkgever kan de loondoorbetaling opschorten als de werknemer zonder deugdelijke grond weigert mee te werken aan de re-integratie (art. 7:629 lid 3 BW).
Wet verbetering poortwachter — verplichtingen werkgever
De Wet verbetering poortwachter legt werkgever en werknemer verplichtingen op om ziekteverzuim zo snel mogelijk te beëindigen. Verplichte stappen zijn: een probleemanalyse door de bedrijfsarts na uiterlijk zes weken, een plan van aanpak na acht weken, periodieke evaluaties elke zes weken en een re-integratieverslag na twee jaar voor de WIA-aanvraag. Nalaat de werkgever tijdig te handelen, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen: verlenging van de loondoorbetalingsplicht met maximaal één jaar.
Privacy van medische informatie (AVG)
Medische gegevens vallen op grond van artikel 9 AVG onder de bijzondere categorieën persoonsgegevens die extra bescherming genieten. De werkgever mag alleen weten dát een werknemer ziek is en wat de verwachte duur van de afwezigheid is. Diagnoses en medische informatie zijn uitsluitend bestemd voor de bedrijfsarts. Verwerking van medische gegevens door de werkgever is in beginsel verboden, tenzij er een wettelijke grondslag is. Schending van dit verbod kan leiden tot een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens op grond van artikel 83 AVG.
Ontslag na twee jaar ziekte (art. 7:671a BW)
Na twee jaar ziekte kan de werkgever het UWV verzoeken om toestemming voor ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid op grond van artikel 7:671a BW jo. artikel 7:669 lid 3 sub b BW. Voorwaarden zijn: twee jaar ononderbroken ziekte, volledig naleven van de re-integratieverplichtingen en geen herstel te verwachten binnen 26 weken. Bij een toegekende UWV-toestemming gelden de gebruikelijke opzegtermijnen en is de transitievergoeding verschuldigd. Bij de WIA-aanvraag is een volledig re-integratieverslag vereist.
Veelgestelde vragen over het verzuimprotocol
Klaar om uw verzuimprotocol op te stellen?
Vul de gegevens in en download direct een professioneel verzuimprotocol als PDF, conform de Wet verbetering poortwachter en artikel 7:629 BW.
Free · Instant PDF · No account required