Gratis sjabloon Verzuimprotocol

Dit verzuimprotocol is van toepassing op alle werknemers van Voorbeeld B.V., KvK 12345678 en beschrijft de procedures bij (dreigend) ziekteverzuim. Het protocol is opgesteld conform de Wet verbetering poortwachter (Wvp) — geactualiseerd per 2026, met o.a. de 24-uurs contactverplichting en versnelde probleemanalyse.

Wettelijk kader: art. 7:629 BW (loondoorbetaling bij ziekte, 104 weken), art. 7:660a BW (re-integratieverplichtingen werknemer), art. 7:629a BW (deskundigenoordeel UWV) en AVG art. 9 (bijzondere persoonsgegevens — gezondheid).

Dit protocol is met instemming van de ondernemingsraad tot stand gekomen overeenkomstig art. 27 lid 1 sub d WOR.

Het protocol is van kracht met ingang van 1 januari 2026.

1. De werknemer meldt zich ziek vóór aanvang van de werkdag, uiterlijk om 09:00 uur via direct leidinggevende of HR-afdeling via 030-1234567.
2. Toegestane meldwijze: telefonisch of via de verzuim-app binnen de hierboven genoemde tijd.
3. De werknemer dient gedurende de gehele verzuimperiode bereikbaar te blijven tijdens werkuren en het verpleegadres door te geven indien dit afwijkt van het woonadres.
4. Privacy: de werknemer is niet verplicht de aard van de ziekte te vermelden (AVG art. 9). De werkgever vraagt uitsluitend functionele informatie: vermoedelijke duur, bereikbaarheid en eventuele aanpassing van werkzaamheden.

Werkgever en werknemer zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor tijdige re-integratie:

• Dag 1: Ziekmelding ontvangen — werkgever meldt direct bij arbodienst (sinds 2026: 24-uurs contactverplichting).
• Week 1-6: Versnelde probleemanalyse door bedrijfsarts (sinds 2026: niet meer pas in week 6 wachten).
• Week 6: Probleemanalyse definitief afgerond door bedrijfsarts; oordeel functionele mogelijkheden.
• Week 8: Plan van aanpak opgesteld en door beide partijen ondertekend.
• Week 42: Ziekmelding bij UWV (wettelijke verplichting werkgever — boete bij te late melding).
• Week 52: Eerstejaarsevaluatie en bijstelling plan van aanpak.
• Week 87: Re-integratieverslag opstellen ten behoeve van WIA-aanvraag bij UWV.
• Week 93: UWV beoordeelt of werkgever en werknemer voldoende re-integratie-inspanning hebben geleverd.
• Week 104: Einde wettelijke loondoorbetalingsplicht; overgang naar WIA-uitkering, tenzij UWV een loonsanctie oplegt (verlenging tot 156 weken).

1. Conform art. 7:629 BW heeft de werknemer recht op loondoorbetaling gedurende maximaal 104 weken (2 jaar).
2. Wettelijk minimum: 70% van het loon in beide ziektejaren. Veel cao's bepalen 100% in jaar 1, 70% in jaar 2, soms aangevuld tot 100%.
3. Bij een door UWV opgelegde loonsanctie (onvoldoende re-integratie-inspanning) kan de loondoorbetalingsplicht met maximaal 52 weken worden verlengd (tot week 156).
4. De eerste twee ziektedagen kunnen worden aangemerkt als wachtdagen indien dit in de cao of arbeidsovereenkomst is opgenomen (max. 2 wachtdagen per ziekteperiode, art. 7:629 lid 9 BW).

1. Werknemer (art. 7:660a BW):
   • Meewerken aan opstellen, evalueren en bijstellen van plan van aanpak;
   • Verschijnen op spreekuren van de bedrijfsarts en UWV;
   • Accepteren van passende arbeid binnen of buiten de eigen functie (1e spoor);
   • Meewerken aan 2e spoor re-integratie (bij andere werkgever) indien 1e spoor niet realistisch is.
2. Werkgever:
   • Tijdig melden bij arbodienst (sinds 2026: binnen 24 uur);
   • Plan van aanpak opstellen en evalueren met werknemer;
   • Passende arbeid aanbieden binnen de organisatie (1e spoor);
   • 2e spoor faciliteren met externe re-integratiepartner indien nodig.

Indien geen perspectief 1e spoor: 2e spoor traject via gecertificeerd re-integratiebureau, uiterlijk week 52. Budget tot EUR 7.500 per werknemer.

1. Een zieke werknemer bouwt volledig vakantierechten op tijdens ziekte (art. 7:635 BW).
2. Reeds vastgestelde vakantie wordt in beginsel niet als verzuim aangemerkt; de werknemer is dan op vakantie en niet ziek.
3. Vakantie tijdens ziekte vereist instemming van de bedrijfsarts (mag niet schadelijk zijn voor herstel of re-integratie).
4. Verlofuren tijdens ziekte worden alleen afgeboekt indien werknemer en werkgever dit gezamenlijk overeenkomen (art. 7:638 lid 8 BW).

Bij niet-naleving van de verzuimverplichtingen door de werknemer kan de werkgever de volgende maatregelen treffen, oplopend in zwaarte (art. 7:629 lid 3 BW):

1. Eerste overtreding: schriftelijke waarschuwing met verbeterperiode.
2. Herhaalde overtreding: opschorting loondoorbetaling voor de duur van de overtreding (art. 7:629 lid 6 BW).
3. Ernstig of structureel: stopzetting loondoorbetaling (art. 7:629 lid 3 BW).
4. Zeer ernstig: beëindiging arbeidsovereenkomst via kantonrechter (ontbinding wegens verwijtbaar handelen).

De werknemer wordt altijd eerst schriftelijk gewaarschuwd voordat een sanctie wordt opgelegd, met een redelijke termijn om de overtreding te herstellen. Sancties op grond van AVG-uitvragen die de werkgever niet mag stellen, zijn nietig.

1. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens (AVG art. 9) en mogen uitsluitend door bedrijfsarts en arbodienst worden verwerkt.
2. De werkgever mag niet vragen naar:
   • aard of oorzaak van de ziekte;
   • diagnose, medicatie of behandeling;
   • medische voorgeschiedenis.
3. De werkgever mag wel vragen naar:
   • vermoedelijke duur van het verzuim;
   • bereikbaarheid en verpleegadres;
   • functionele mogelijkheden (welke werkzaamheden wel/niet);
   • of het verzuim arbeidsgerelateerd is (voor arbo-actie).
4. Verzuimadministratie wordt maximaal 2 jaar na uitdiensttreding bewaard (Autoriteit Persoonsgegevens). Medische dossiers bij bedrijfsarts: 20 jaar.
5. Schending van AVG-eisen kan leiden tot boetes van de Autoriteit Persoonsgegevens tot EUR 20 miljoen of 4% wereldwijde jaaromzet.

1. Bij verschil van mening tussen werkgever, werknemer of bedrijfsarts kan een deskundigenoordeel bij UWV worden aangevraagd over:
   • arbeidsongeschiktheid van de werknemer;
   • geschiktheid voor aangeboden passend werk;
   • voldoende re-integratie-inspanning werkgever/werknemer.
2. Kosten: EUR 100 voor werknemer / EUR 400 voor werkgever (tarieven UWV 2026).
3. Doorlooptijd: gemiddeld 4-6 weken.
4. Het deskundigenoordeel is niet bindend, maar weegt zwaar bij rechterlijke procedures of beoordeling door UWV (week 93).

1. Klachten over de uitvoering van dit verzuimprotocol worden in eerste instantie voorgelegd aan de direct leidinggevende; bij geen oplossing aan de HR-afdeling.
2. Klachten over de bedrijfsarts kunnen worden ingediend bij:
   • de bedrijfsarts zelf (eerste lijn);
   • de arbodienst (interne klachtenroute);
   • het Regionaal Tuchtcollege voor de Gezondheidszorg (zware schending);
   • NVAB (Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde).
3. Onafhankelijke geschilbeslechting: aanvraag deskundigenoordeel UWV (art. 7:629a BW) of vertrouwenspersoon van de arbodienst.

1. Dit protocol treedt in werking op 1 januari 2026 en blijft van kracht totdat het schriftelijk wordt herzien.
2. Wijzigingen vereisen instemming van de ondernemingsraad (art. 27 lid 1 sub d WOR).
3. Het protocol wordt aan alle werknemers verstrekt en is daarnaast beschikbaar via het personeelshandboek / intranet.